Accounts in applicaties
SuccessFactors HubSpot koppeling: commerciële medewerkers uit Employee Central als HubSpot-gebruikers
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en HubSpot krijgt een nieuwe medewerker in een sales-, marketing- of servicefunctie in Employee Central automatisch een HubSpot-gebruiker, met rechtenset, team en de tijdzone uit zijn functiegegevens. Bij verlof blijft de gebruiker bestaan met een afwezigheid, en bij uitdiensttreding verdwijnt de HubSpot-toegang op de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in meerdere landen in SAP SuccessFactors beheren en commerciële teams met HubSpot laten werken, vragen HubSpot-gebruikers vaak per land aan via een ticket. Rechten en teams lopen dan achter op Employee Central, afspraakpagina's tonen de verkeerde tijdzone, en gebruikers van vertrekkers blijven een betaalde seat bezetten.
- We wijzen samen de functiecodes en afdelingen in Employee Central aan die een HubSpot-gebruiker krijgen, met de rechtenset per functiecode.
- KoppelHet leest de gewijzigde functiegegevens en vraagt bij een nieuwe medewerker de stand op zoals die op de startdatum geldt.
- Op de startdatum maakt KoppelHet de HubSpot-gebruiker aan met rechtenset, seat, team en tijdzone.
- Een functiewijziging of verlof past de gebruiker aan op de ingangsdatum.
- Bij uitdiensttreding krijgt de manager vooraf een overdrachtslijst, en na de laatste werkdag verwijdert KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en HubSpot
- In de functiegegevens van Employee Central staat een tijdzone per medewerker. HubSpot gebruikt de tijdzone van de gebruiker voor afspraakpagina's en weigert werktijden zonder tijdzone. KoppelHet neemt de tijdzone over uit SuccessFactors, zodat een verkoper in Singapore geen Europese tijden aanbiedt.
- SuccessFactors kent naast de functiecode een lokale functietitel. KoppelHet koppelt rechtenset en seat aan de functiecode, die in elk land hetzelfde is, en zet de lokale titel alleen als functietitel in het HubSpot-profiel.
- Een medewerker met verlof blijft in Employee Central in dienst, met een andere dienstverbandstatus. KoppelHet verwijdert de HubSpot-gebruiker dan niet, maar zet de verlofperiode als afwezigheid in HubSpot, zodat leads niet blijven liggen en de klanten na terugkomst nog op naam staan.
- Een nieuwe medewerker staat vaak weken voor de startdatum in Employee Central, en standaard toont SuccessFactors de gegevens van vandaag. KoppelHet vraagt de functiegegevens op per startdatum en maakt de HubSpot-gebruiker pas op die dag aan, zodat er geen seat betaald wordt voor iemand die nog niet werkt.
- Een tijdelijke uitzending naar een ander land is in SuccessFactors een extra dienstverband. KoppelHet herkent dezelfde persoon en past team en tijdzone van de bestaande HubSpot-gebruiker aan, in plaats van een tweede gebruiker met een tweede seat te maken.
- HubSpot kan via de API een gebruiker alleen verwijderen. KoppelHet stuurt daarom vóór de laatste werkdag de manager uit SuccessFactors een lijst met klanten en deals van de vertrekker, zodat die zijn verdeeld voordat de gebruiker verdwijnt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle medewerkers uit SuccessFactors naar HubSpot?
Nee. Alleen de functiecodes en afdelingen die we samen aanwijzen. De rest krijgt geen gebruiker en kost dus geen seat.
Kan dit ook via SCIM vanuit Okta of Entra ID?
HubSpot ondersteunt SCIM bij Professional- en Enterprise-accounts met single sign-on. Teams, en seats bij seat-gebaseerde prijzen, regelt SCIM niet; die kan KoppelHet uit SuccessFactors aanvullen.
Wat moeten we in SuccessFactors regelen?
Een API-gebruiker met OAuth en alleen leesrechten op de persoons- en functiegegevens die de koppeling gebruikt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API met OAuth 2.0, met lastModifiedDateTime op EmpJob en asOfDate op de startdatum; velden onder meer job_code, local_job_title, department, timezone, emplStatus en manager_id uit Job Information, PerEmail (alleen het zakelijke type) en lastDateWorked. Global assignments hebben assignmentClass GA.
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09: aanmaken met sendWelcomeEmail, PUT met roleId, primaryTeamId en seatNames, DELETE), de Teams API en de Users API (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
person_id_external | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Vaste sleutel |
first_name en last_name | firstName en lastName | |
Zakelijk e-mailadres (PerEmail) | email | |
job_code | roleId en seatNames | Via een tabel per functiecode |
local_job_title | hs_job_title | |
department | primaryTeamId | |
timezone (Job Information) | hs_standard_time_zone | |
emplStatus (verlof) | hs_out_of_office_hours | |
manager_id | Ontvanger van de overdrachtslijst | |
lastDateWorked | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central