HR naar ITSM
SAP SuccessFactors Ivanti koppeling: employees uit Employee Central en serviceverzoeken voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit Employee Central als employee in Ivanti, met afdeling, locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een aanname of vertrek een serviceverzoek in uit jullie Ivanti-sjabloon. Ook een aanname met een startdatum ver vooruit staat zo op tijd bij IT, omdat KoppelHet SuccessFactors bewust ook op toekomstige datums uitleest.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en Ivanti als servicedesk krijgen nieuwe medewerkers vaak pas in Ivanti als ze al begonnen zijn. Een serviceverzoek voor laptop en accounts kan pas worden ingediend als de employee bestaat, dus IT hoort het te laat of via een mail van de manager.
- HR legt een aanname vast in Employee Central, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet leest Employee Central met een datumbereik tot ver in de toekomst en ziet de aanname direct.
- De nieuwe medewerker komt als employee in Ivanti, met afdeling, locatie en leidinggevende.
- KoppelHet dient het onboardingverzoek in namens die employee, met de tijdzone van zijn werklocatie.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek; na de einddatum gaat de employee op inactief.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Ivanti
- SuccessFactors geeft via OData standaard alleen de stand van vandaag terug. Een aanname met een startdatum volgende maand blijft dan onzichtbaar. KoppelHet vraagt Employee Central op met een datumbereik tot ver in de toekomst, zodat de employee in Ivanti staat voordat het onboardingverzoek wordt ingediend.
- Een serviceverzoek in Ivanti vraagt het interne nummer van een bestaande employee en diens locatie, en weigert het verzoek als een verplicht veld ontbreekt. KoppelHet schrijft daarom altijd eerst de employee en dient pas daarna het verzoek in.
- Ivanti vraagt bij elk verzoek de afwijking van UTC in minuten. KoppelHet bepaalt die uit de SuccessFactors-locatie van de medewerker, zodat een startdatum in Singapore of São Paulo niet een dag verschuift.
- Na een herindiensttreding toont SuccessFactors alleen de laatste beëindiging. KoppelHet houdt zelf bij welke Ivanti-employee bij welke persoon hoort, en zet een terugkerende collega weer op actief in plaats van een tweede employee aan te maken.
- Komt een nieuwe medewerker niet opdagen, dan legt HR een beëindiging vast waarbij SuccessFactors de bijbehorende functieregel niet meelevert. KoppelHet leest de functieregel dan apart, zet een notitie op het openstaande onboardingverzoek en zet de employee op inactief.
- Ivanti geeft per opvraging hoogstens honderd records terug. Bij de eerste vergelijking van alle SuccessFactors-medewerkers met de employees in Ivanti werkt KoppelHet in blokken van honderd, en daarna alleen met wijzigingen.
- SAP stopt met aanmelden op de SuccessFactors-API's met gebruikersnaam en wachtwoord. KoppelHet leest Employee Central met OAuth en alleen leesrechten; de vaste API-sleutel van Ivanti beperken we tot het IP-adres van het KoppelHet-platform.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we SAP Integration Suite nodig?
Nee. KoppelHet leest Employee Central rechtstreeks via OData. Een bestaand integratieplatform blijft zoals het is.
Wat als een startdatum verschuift?
Dan ziet KoppelHet de gewijzigde functieregel en zet een notitie met de nieuwe datum op het openstaande verzoek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob met fromDate en toDate voor toekomstige regels; EmpEmploymentTermination met jobInfoNav voor de event reason, of EmpJob direct bij een no-show.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees (POST, PATCH op de RecID; $top maximaal 100). Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId, strCustomerLocation, localOffset en parameters; alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht. REST API-key in een eigen key group, beperkt op IP-adres.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Personeelsnummer van de employee | Eén employee per persoon, ook bij meerdere dienstverbanden |
PerPersonal (voornaam, achternaam) | Voornaam en achternaam | |
PerEmail (zakelijk) | Primair e-mailadres | |
EmpJob.jobTitle | Functie | |
EmpJob.department (FODepartment) | Afdeling | |
EmpJob.location (FOLocation) | Locatie en localOffset | Afwijking van UTC in minuten per verzoek |
EmpJob.managerId | Leidinggevende | |
EmpJob.eventReason | Keuze van het sjabloon | Via jullie eigen event reasons |
- Ivanti – Create a Service Request
- Ivanti – Get Business Object by Number of Records
- Ivanti – Using REST API Key
- Ivanti Neurons – connectoren
- SAP KBA 2920680 – OData: alle historische en toekomstige records
- SAP KBA 3153070 – EmpEmploymentTermination na herindiensttreding
- SAP KBA 3339090 – No-show en jobInfoNav
- SAP – Planned retirement of HTTP Basic Authentication
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central