HR naar ITSM
SuccessFactors koppelen met Jira Service Management: portaalklanten, Assets en onboardingverzoeken vanuit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Jira Service Management staat elke medewerker uit Employee Central als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet bij een aanname, overplaatsing of beëindiging een verzoek aan van het juiste request type, namens die medewerker. Na de laatste werkdag trekt de koppeling de portaaltoegang in, en ziet IT in Assets welke hardware terug moet.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central voor HR en Jira Service Management met Assets voor IT melden nieuwe collega's vaak per formulier aan. Na een reorganisatie kloppen de organisaties in het portaal niet meer met SuccessFactors.
- KoppelHet leest in Employee Central de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, voor de Nederlandse bedrijven.
- Een nieuwe medewerker wordt klant in het portaal en lid van de organisatie van zijn afdeling.
- In Assets komt een medewerkerobject met locatie, afdeling, manager en startdatum.
- Een overplaatsing verplaatst de klant op de ingangsdatum naar de organisatie van de nieuwe afdeling.
- Na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Jira Service Management
- Een EmpJob-regel voor een aanname met een startDate over zes weken staat al in wat KoppelHet ophaalt. De klant bestaat dan al, en het onboardingverzoek volgt vier weken voor die startDate namens hem.
- De manager uit managerId komt in het verzoek als manager-veld. Heeft het request type een goedkeuring door de manager, dan komt die zo bij de juiste persoon uit.
- Een overplaatsing naar een bedrijf in een ander land is voor deze servicedesk een vertrek. Er komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang, en is het andere land ook aangesloten, dan daar een onboardingverzoek.
- Employee Central bewaart jobgegevens als historie met ingangsdata. KoppelHet neemt de regel die vandaag geldt, zodat een overplaatsing per volgende maand de klant nog niet te vroeg naar een andere organisatie verhuist.
- Afdelingen in SuccessFactors krijgen bij een reorganisatie vaak een nieuwe naam, maar houden hun code. KoppelHet bewaart die code als eigenschap bij de organisatie in Jira Service Management, zodat een hernoemde afdeling haar leden en verzoeken houdt.
- SuccessFactors heeft een nummer per persoon en per dienstverband. In Assets gebruikt KoppelHet het persoonsnummer, zodat een medewerker met een tweede dienstverband geen tweede object krijgt en zijn laptop houdt.
- De manager staat in SuccessFactors als gebruikersnummer, niet als persoonsnummer. KoppelHet zoekt de bijbehorende persoon op, zodat de managerverwijzing in Assets naar het juiste object wijst.
- Employee Central bevat bedrijven in alle landen van het concern. Alleen de Nederlandse bedrijven gaan naar deze servicedesk, zodat het portaal geen klanten krijgt die er nooit iets zullen vragen.
- Jira Service Management maakt een klant normaal pas aan bij de eerste mail of het eerste bezoek aan het portaal. KoppelHet maakt nieuwe medewerkers vooraf aan, zodat IT al vóór de eerste werkdag een laptop aan het medewerkerobject kan koppelen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard maakt KoppelHet vier weken voor de startDate een verzoek van jullie request type voor onboarding aan, namens de nieuwe medewerker, en een week voor de laatste werkdag een offboardingverzoek. Een overplaatsing levert een wijzigingsverzoek op.
Wat gebeurt er bij een reorganisatie?
Afdelingen met een nieuwe naam blijven dezelfde organisatie in Jira Service Management, omdat KoppelHet de SuccessFactors-code gebruikt. Nieuwe afdelingen worden nieuwe organisaties.
Ziet de koppeling salarissen in SuccessFactors?
Nee. De koppeling leest alleen persoons-, job- en organisatiegegevens, met een API-gebruiker zonder toegang tot beloning.
Wat gebeurt er met de hardware van een vertrekker?
Het medewerkerobject in Assets staat op uit dienst, met laptop, telefoon en pas eraan. IT ziet zo wat er terug moet.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API op lastModifiedDateTime, met OAuth en alleen leesrechten. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob (effective-dated met startDate en seqNumber; department, location, costCenter, company, managerId als userId), plus FODepartment en FOLocation.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, organization met users en properties (PUT organization/{organizationId}/property/{propertyKey}). Assets via de import source-API met de scope import:import-configuration:cmdb.
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Assets: medewerkernummer (sleutel) | |
Voornaam en achternaam (PerPersonal) | Klant: displayName | |
Zakelijk e-mailadres (PerEmail) | Klant: email | |
department (EmpJob) | Organisatie, met de SuccessFactors-code als eigenschap | |
location (EmpJob) | Assets: locatie | |
costCenter (EmpJob) | Assets: kostenplaats | |
managerId (EmpJob) | Assets: manager (verwijzing) | |
company (EmpJob) | Assets: bedrijf | |
Startdatum en einddatum dienstverband | Assets: start, einde en status | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | requestTypeId | Request type voor onboarding, wijziging of offboarding |
Klant die de koppeling aanmaakte | raiseOnBehalfOf (accountId) | Het verzoek staat op naam van de medewerker |
startDate van de EmpJob-regel | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag | |
Functie en leidinggevende | requestFieldValues: functie en manager | |
Afdeling of locatie | Servicedesk en queue van het request type |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central