HR naar ITSM
SAP SuccessFactors ManageEngine ServiceDesk Plus koppeling: aanvragers, goedkeurders en requests uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit Employee Central als gebruiker in ServiceDesk Plus, met afdeling, functie en leidinggevende, en mag elke SuccessFactors-manager serviceverzoeken van zijn team goedkeuren. Een aanname of vertrek maakt een request uit jullie sjabloon, met de startdatum of laatste werkdag als deadline.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en ServiceDesk Plus houden aanvragers vaak bij via een import of via Active Directory. Wie een serviceverzoek mag goedkeuren, wordt met de hand ingesteld, dus na een reorganisatie blijven verzoeken hangen bij een manager die geen team meer heeft.
- HR legt een aanname vast in Employee Central, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet maakt eerst de leidinggevende aan als die nog geen gebruiker is, en daarna de nieuwe medewerker.
- Een request uit het onboardingsjabloon gaat naar de juiste groep, met de startdatum als deadline.
- Wordt iemand in SuccessFactors manager, dan krijgt hij in ServiceDesk Plus het recht om serviceverzoeken goed te keuren.
- Een beëindiging geeft een offboardingrequest met een taak om de gebruiker in ServiceDesk Plus uit te zetten.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en ManageEngine ServiceDesk Plus
- ManageEngine heeft een SuccessFactors-koppeling in ADManager Plus, voor Active Directory, maar niet in ServiceDesk Plus. KoppelHet levert de Employee Central-gegevens rechtstreeks via de v3-API van ServiceDesk Plus.
- Het personeelsnummer van een gebruiker moet in ServiceDesk Plus uniek zijn. KoppelHet gebruikt het SuccessFactors-persoonsnummer, niet het gebruikersnummer, zodat iemand met een tweede dienstverband in een ander land één aanvrager blijft.
- De status van een gebruiker is in de API van ServiceDesk Plus alleen te lezen. Na een beëindiging in SuccessFactors krijgt het offboardingrequest daarom een taak om de gebruiker uit te zetten, in plaats van dat de koppeling het stil probeert.
- In SuccessFactors staat bij elke functieregel wie de manager is. KoppelHet zet het goedkeurrecht voor serviceverzoeken op iedereen die in Employee Central minstens één medewerker heeft, en haalt het weg als het team leeg is.
- SuccessFactors levert datums via OData v2 als milliseconden sinds 1970, en ServiceDesk Plus verwacht de deadline van een request ook in milliseconden. KoppelHet zet de startdatum om naar het begin van de werkdag in de tijdzone van de servicedesk, zodat de deadline niet de avond ervoor valt.
- Komt een nieuwe medewerker niet opdagen, dan levert SuccessFactors bij die beëindiging geen functieregel mee. KoppelHet leest de functieregel apart en sluit het onboardingrequest met een notitie, zodat er geen laptop klaarligt voor iemand die niet komt.
- ServiceDesk Plus Cloud draait in meerdere datacenters met elk een eigen adres. KoppelHet gebruikt het adres dat bij het token hoort, zodat gegevens uit een Europese SuccessFactors-omgeving in het EU-datacenter blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met ServiceDesk Plus Cloud én on-premise?
Ja. De v3-API is gelijk; alleen de aanmelding verschilt. Cloud gebruikt OAuth via Zoho, on-premise een technician key.
We gebruiken ADManager Plus al met SuccessFactors. Is dit dan nodig?
ADManager Plus regelt accounts in Active Directory. Aanvragers, goedkeurders en requests in ServiceDesk Plus komen daar niet uit; daarvoor is deze koppeling.
Hebben we SAP Integration Suite nodig?
Nee. KoppelHet leest rechtstreeks uit de OData API van SuccessFactors.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob met fromDate en toDate, EmpEmploymentTermination met jobInfoNav, of EmpJob direct bij een no-show.
- ServiceDesk Plus via de v3-API (/api/v3/users en /api/v3/requests). Gebruikersvelden employee_id (uniek), first_name, last_name, email_id, login_name, jobtitle, department, reporting_to en service_request_approver; status is alleen-lezen. Cloud met OAuth 2.0 via Zoho Accounts en de basis-URL uit api_domain; requests met input_data, template en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employee_id | Uniek in ServiceDesk Plus |
PerPersonal (voornaam, achternaam) | first_name en last_name | |
PerEmail (zakelijk) | email_id en login_name | |
EmpJob.jobTitle | jobtitle | |
EmpJob.department (FODepartment) | department | |
EmpJob.managerId | reporting_to | Verwijst naar een bestaande gebruiker |
Is manager van iemand in EmpJob | service_request_approver | |
EmpJob.startDate bij een aanname | due_by_time van het request | In milliseconden sinds 1970 |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central