Verlof, verzuim en uren
SuccessFactors Quinyx koppeling: medewerkers, contracturen en goedgekeurd verlof uit Employee Central in de planning
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Quinyx komen medewerkers uit Employee Central automatisch in Quinyx, in de juiste vestiging, met contracturen en een agreement, zodat de planning hen direct kan inroosteren. Goedgekeurd verlof uit SuccessFactors Time Off staat als afwezigheid in het rooster, en het verlofsaldo is zichtbaar in de Quinyx-app.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die SuccessFactors Employee Central voor HR en Time Off gebruiken en ploegenroosters in Quinyx maken, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Quinyx en kijken voor verlof in SuccessFactors. Wordt verlof achteraf ingetrokken, dan blijft het gat in het rooster staan.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Employee Central, met locatie, standaarduren en ingangsdatum.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Quinyx, in de unit die bij de locatie hoort, met een rol en een agreement.
- Een leidinggevende keurt verlof goed in SuccessFactors. KoppelHet zet het als afwezigheid in het rooster van Quinyx.
- Wordt verlof geannuleerd, dan verwijdert KoppelHet de afwezigheid en krijgt de medewerker zijn oorspronkelijke diensten terug.
- Het saldo van de tijdrekeningen gaat naar Quinyx, en bij vertrek zet KoppelHet de laatste werkdag.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Quinyx
- De goedkeuringsstatussen van verlof liggen in SuccessFactors vast en zijn niet uit te breiden. KoppelHet zet alleen goedgekeurd verlof in Quinyx; aangevraagd verlof blijft in SuccessFactors, zodat de planner geen gat ziet dat later niet doorgaat.
- Wordt verlof in SuccessFactors geannuleerd, dan verwijdert KoppelHet de afwezigheid in Quinyx en vraagt daarbij de oorspronkelijke diensten terug te zetten. Zonder die keuze weigert Quinyx het verwijderen van een afwezigheid waarvoor diensten zijn vrijgegeven.
- Een verlofaanvraag van een week kan in SuccessFactors maar drie werkdagen tellen, afhankelijk van het werkschema. KoppelHet leest de verlofdagen per werkdag uit de verlofkalender van de medewerker, zodat Quinyx alleen de dagen vrijmaakt waarop iemand had moeten werken.
- Wordt verlof in SuccessFactors met terugwerkende kracht goedgekeurd over een periode die in Quinyx al naar payroll is overgezet, dan weigert Quinyx de afwezigheid. KoppelHet meldt dat aan de planner in plaats van het verlof stil te laten vallen.
- Employee Central kan een medewerker meerdere dienstverbanden geven, bijvoorbeeld bij een tijdelijke uitzending naar een ander land. Quinyx draait vaak alleen voor de Nederlandse locaties. KoppelHet stuurt alleen dienstverbanden van de rechtspersonen die in Quinyx worden gepland.
- Een functiewijziging in Employee Central die volgende maand ingaat, krijgt in Quinyx een nieuwe rol met die startdatum. Quinyx activeert de rol zelf op die dag, dus de planning kan de medewerker vooruit al op de nieuwe plek inroosteren.
- Verlofsaldi staan in SuccessFactors op tijdrekeningen per verlofsoort. KoppelHet zet het saldo van elke rekening op een eigen tracker in Quinyx, zodat de app hetzelfde saldo toont als SuccessFactors.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Quinyx zelf geen koppeling met SuccessFactors?
Quinyx noemt integratiediensten voor SAP SuccessFactors voor medewerkergegevens, uren en verlofsaldi en spreekt de aanpak per klant af. KoppelHet past als SuccessFactors ook andere systemen voedt en jullie één plek voor logging en beheer willen.
Gaan gewerkte uren terug naar SuccessFactors?
Niet in deze koppeling. De uren gaan meestal naar de lokale salarisverwerking. Een urenstroom naar SuccessFactors kan later als uitbreiding.
Wat als een tijdsoort in SuccessFactors geen afwezigheidstype in Quinyx heeft?
Dan blijft het verlof staan als melding in het platform. De planning wijst een afwezigheidstype toe, waarna KoppelHet het verlof alsnog boekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors wordt gelezen via de OData API v2 (OAuth 2.0 met SAML bearer assertion) op lastModifiedDateTime. Entiteiten PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment, EmpJob (location, standardHours, fte, company) en EmpEmploymentTermination. Verlof uit EmployeeTime (approvalStatus) met $expand=timeCalendar voor de dagen per werkdag; saldi uit EmpTimeAccountBalance.
- Naar Quinyx schrijven we medewerkers via de Employees API v3 en rollen via /hr/v3/role-assignments (startDate in de toekomst toegestaan). Afwezigheid via de v2 Absences API; verwijderen met reassignBackShifts, anders volgt DELETE_LEAVE_SHIFT_EXISTS. Een overgezette periode geeft SALARY_PERIOD_LOCKED.
- Agreements via wsdlUpdateAgreementsV2 en saldi via wsdlUpdateTimeTrackers in de Quinyx SOAP API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
userId / personIdExternal | badgeNumber | Vaste sleutel in Quinyx |
PerPersonal firstName, lastName | personalInformation.firstName, lastName | |
PerEmail (zakelijk) | email | |
EmpJob location | employment.homeGroupId | Via een tabel van locaties naar Quinyx-units |
EmpJob standardHours en fte | fullEmploymentHrs en employment rate (agreement) | |
EmpJob startDate (effectief) | Agreement fromDate en role-assignment startDate | |
EmployeeTime (approvalStatus APPROVED) | Absence | Per tijdsoort een afwezigheidstype in Quinyx |
EmpTimeAccountBalance | Time tracker | |
EmpEmploymentTermination endDate | leaveDate |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central