Accounts in applicaties
SuccessFactors Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers uit Employee Central, ook bij uitzending en overplaatsing
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of servicemedewerker in Employee Central automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol, manager, taal en tijdzone, klaar op de startdatum. Een uitzending of overplaatsing naar een ander land werkt de bestaande gebruiker bij, en na de laatste werkdag wordt die gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Wie SAP SuccessFactors Employee Central voor HR en één Salesforce-omgeving voor alle salesteams gebruikt, maakt bij een uitzending of overplaatsing vaak een nieuwe Salesforce-gebruiker aan. Klanten en kansen blijven dan bij de oude gebruiker achter.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in Employee Central, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet leest de gegevens zoals ze op de startdatum gelden en bepaalt of er een Salesforce-gebruiker nodig is.
- De gebruiker wordt aangemaakt met het zakelijke e-mailadres, profiel, rol, manager, taal en tijdzone.
- Bij een uitzending of overplaatsing past KoppelHet rol, bedrijf, taal en tijdzone aan in dezelfde gebruiker.
- Na de laatste werkdag van het laatste dienstverband wordt de gebruiker gedeactiveerd.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Salesforce
- SuccessFactors bewaart per gebruiker een tijdzone en een standaardtaal in dezelfde soort codes als Salesforce, zoals Europe/Amsterdam en nl_NL. Ze gaan daardoor bijna één op één over. Alleen een taal die in Salesforce niet als gebruikerstaal aanstaat, vervangt KoppelHet door een afgesproken standaard.
- Een uitzending maakt in SuccessFactors een extra dienstverband aan. Een tweede Salesforce-gebruiker zou een extra licentie kosten en de klanten bij de oude gebruiker laten. KoppelHet herkent de uitzending en werkt de bestaande gebruiker bij met de rol en tijdzone van het gastland.
- Een overplaatsing naar een bedrijf in een ander land is in SuccessFactors een nieuwe functieregel. Omdat de Salesforce-omgeving alle landen bedient, blijft de gebruiker actief en wijzigen alleen bedrijf, rol, taal en tijdzone, met de ingangsdatum uit SuccessFactors.
- Voor een nieuwe medewerker met een startdatum in de toekomst toont SuccessFactors standaard de gegevens van vandaag. KoppelHet vraagt ze op zoals ze op de startdatum gelden, zodat de gebruiker met het juiste salesteam als rol klaarstaat.
- SuccessFactors kent meerdere e-mailadressen per persoon, en bij een nieuwe medewerker is vaak alleen het privéadres gevuld. Salesforce neemt een gewijzigd e-mailadres pas na bevestiging over. KoppelHet gebruikt daarom alleen het zakelijke type en maakt de gebruiker pas aan als dat er is.
- Heeft iemand tijdens een uitzending twee dienstverbanden tegelijk, dan deactiveert KoppelHet de Salesforce-gebruiker pas als het laatste eindigt. Het einde van alleen de uitzending verandert de rol en tijdzone terug naar het thuisland.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan SAP dit niet zelf via Cloud Identity Services?
SAP Identity Provisioning leest SuccessFactors en voorziet vooral SAP-systemen en enkele andere doelen. Salesforce als doel hebben we daar niet gevonden. Gebruiken jullie al een identity provider die Salesforce bedient, dan kan die schakel blijven.
Wat gebeurt er met de klanten van een uitgezonden accountmanager?
Die blijven bij dezelfde gebruiker. Of ze naar een collega in het thuisland gaan, beslist de salesorganisatie in Salesforce; de koppeling verandert geen eigenaarschap.
Welke rechten krijgt de koppeling in SuccessFactors?
Alleen lezen op persoon, dienstverband, functie, e-mail en gebruikersinstellingen. Compensatie en betaalgegevens vallen erbuiten.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API met OAuth 2.0 (SAP faseert Basic Authentication uit), op lastModifiedDateTime per entiteit (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob, PerEmail, User) en met asOfDate op de startdatum. Global assignments hebben assignmentClass GA.
- De User-entiteit heeft timeZone (alleen tijdzones die SuccessFactors ondersteunt) en defaultLocale (standaard en_US als niets is opgegeven).
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Bij vertrek IsActive = false, of UserLogin.IsFrozen = true als deactiveren wordt geweigerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | EmployeeNumber | |
PerPersonal.preferredName of firstName | FirstName | |
PerPersonal.lastName | LastName | |
PerEmail (zakelijk type) | Email, Username en FederationIdentifier | |
Naam (ingekort) | Alias | |
EmpJob.jobTitle | Title | |
EmpJob.department en jobCode | ProfileId, permission sets en UserRoleId | Via een vertaaltabel |
EmpJob.company | CompanyName | |
User.timeZone en User.defaultLocale | TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | |
EmpJob.managerId | ManagerId | |
EmpEmployment.endDate en lastDateWorked | IsActive |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central