Leren en certificaten
SAP SuccessFactors StudyTube koppeling: Employee Central als bron voor de academy, ook voor pre-hires
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en StudyTube krijgt elke medewerker automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn afdeling, met zijn manager als teammanager en de functienaam in zijn eigen taal. Nieuwe medewerkers staan er al vóór hun eerste werkdag in, zodat de onboarding in StudyTube op tijd begint.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die SAP SuccessFactors Employee Central voor HR gebruiken en StudyTube voor veiligheids- en kwaliteitstrainingen in plaats van de leermodule van SuccessFactors, werken gebruikers vaak bij met een maandelijkse export. Nieuwe medewerkers zitten dan de eerste weken zonder account, en na een overplaatsing staan mensen in StudyTube nog bij hun oude afdeling.
- HR legt een hire vast in Employee Central of rondt die af in Onboarding.
- KoppelHet leest de nieuwe medewerker met de gegevens die op de startdatum gelden, en zet het account een afgesproken aantal dagen eerder klaar.
- De teams in StudyTube volgen bedrijf, divisie en afdeling uit SuccessFactors, van boven naar beneden.
- De manager uit Employee Central wordt teammanager en ziet de voortgang van zijn team.
- Na de laatste werkdag verdwijnt het account, tenzij de persoon nog een ander actief dienstverband heeft.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en StudyTube
- Bij een rehire of een overstap van inhuur naar vast dienstverband krijgt een medewerker in SuccessFactors een nieuw dienstverband met een andere gebruikers-ID, terwijl het persoonsnummer gelijk blijft. KoppelHet gebruikt het persoonsnummer als sleutel, zodat iemand zijn StudyTube-historie houdt.
- Een medewerker op een global assignment of met twee gelijktijdige functies heeft in SuccessFactors meer dan één dienstverband. StudyTube krijgt één account, in het team van het dienstverband dat jullie als leidend aanwijzen.
- Nieuwe medewerkers uit de Onboarding-module van SuccessFactors staan al als pre-hire klaar voordat ze in dienst zijn. KoppelHet leest ze met de gegevens van hun startdatum, zodat de verplichte veiligheidstraining al voor de eerste dag openstaat.
- SuccessFactors kan een functie- of positienaam in meerdere talen bewaren. Een collega in Polen ziet in StudyTube zijn functie in het Pools en opent de academy in de taal van zijn land, voor zover StudyTube die taal ondersteunt.
- De organisatie in SuccessFactors bestaat uit bedrijf, divisie en afdeling. StudyTube wil een bovenliggend team al hebben voordat een onderliggend team kan bestaan, dus KoppelHet maakt de teams per niveau aan, met maximaal vijfhonderd per keer.
- POST /users in StudyTube maakt een gebruiker aan, werkt hem bij of heractiveert hem op uid. Komt een oud-medewerker met hetzelfde persoonsnummer uit SuccessFactors terug, dan wordt zijn eerdere account weer actief in plaats van dat er een tweede ontstaat. Bij verwijderen na de laatste werkdag laat KoppelHet skip_backup uit, zodat StudyTube een back-up houdt.
- Bij teamlidmaatschap houdt StudyTube een medewerker standaard in zijn bestaande teams, want keep_existing_teams staat op true. Krijgt iemand in SuccessFactors een nieuwe afdeling, dan zet KoppelHet die waarde op false, zodat hij alleen nog in het team van de nieuwe afdeling staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan behaalde certificaten terug naar SuccessFactors?
Niet in de eerste versie. Waar certificaten in Employee Central horen, verschilt per inrichting. Terugschrijven kan later als uitbreiding, als we samen het juiste onderdeel hebben gekozen.
Gebruiken jullie de SuccessFactors-leermodule ernaast?
Dat hoeft niet. Deze koppeling is juist bedoeld voor organisaties die Employee Central gebruiken en StudyTube als academy kiezen.
Wat moet ons SAP-team regelen?
Een API-gebruiker met alleen leesrechten op de benodigde entiteiten en een OAuth-client. Basic authentication gebruiken we niet, omdat SAP die uitfaseert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), met lastModifiedDateTime per entiteit (PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment, EmpJob) en asOfDate op de startdatum voor pre-hires. Global assignments hebben assignmentClass GA, gelijktijdige functies twee records met assignmentClass ST; het aantal actieve dienstverbanden staat in de beëindigingsgegevens van de persoon.
- Positienamen per taal staan als externalName met een locale-achtervoegsel, zoals externalName_fr_FR. Pre-hires uit Onboarding 2.0 hebben de status active_external_suite.
- Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2: POST /users op uid (personIdExternal) met language uit de StudyTube-lijst (onder meer nl, en, fr, de en pl), en academy-teams/bulk/upsert met maximaal 500 teams per aanroep, ouders eerst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | uid | Blijft gelijk bij rehire en conversie; de userId kan dan wisselen |
PerPersonal firstName / preferredName | first_name | |
PerPersonal lastName | last_name | |
PerEmail (zakelijk) | email | |
Positie of functie, naam in de taal van de medewerker | company_role | |
EmpJob company, division, department | Team (external_id, name, parent) | |
EmpJob managerId | Teammanager | Omgezet naar de personIdExternal van de manager |
EmpJob costCenter | cost_centre | |
Land van het bedrijf | language | |
Aantal actieve dienstverbanden en laatste werkdag | Verwijderen na de laatste werkdag |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central