HR naar ITSM
SAP SuccessFactors SysAid koppeling: eindgebruikers uit Employee Central en een serviceverzoek bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en SysAid staat elke medewerker uit Employee Central als eindgebruiker in SysAid, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een aanname of vertrek een serviceverzoek uit jullie SysAid-sjabloon. Vertrekkers worden uitgeschakeld, niet verwijderd, zodat hun tickets en assets aan dezelfde gebruiker blijven hangen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en SysAid als servicedesk zetten nieuwe medewerkers vaak met de hand in SysAid, of wachten tot ze via Active Directory binnenkomen. Een serviceverzoek voor laptop en accounts kan dan pas worden gemaakt als de collega er al is, en de streefdatum klopt niet met de startdatum in SuccessFactors.
- Bij de start koppelen we de afdelingen en locaties uit SuccessFactors aan de bestaande lijsten in SysAid, en kiezen we per gebeurtenis een sjabloon.
- HR legt een aanname vast in Employee Central; KoppelHet ziet die dankzij een datumbereik tot ver vooruit direct.
- Eerst komt de leidinggevende in SysAid als die er nog niet is, daarna de nieuwe medewerker, zonder wachtwoordmail.
- KoppelHet maakt het onboardingverzoek uit het sjabloon, met de startdatum als streefdatum.
- Bij een beëindiging volgt een offboardingverzoek; na de einddatum schakelt KoppelHet de eindgebruiker uit.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en SysAid
- SysAid heeft bij een eindgebruiker geen veld voor een nummer uit een ander systeem. KoppelHet bewaart zelf welk SysAid-ID bij welk SuccessFactors-persoonsnummer hoort. Een tweede dienstverband of een nieuw mailadres na een naamswijziging levert zo geen tweede eindgebruiker op.
- Afdeling en locatie zijn in SysAid nummers uit een lijst die de beheerder bijhoudt, en de API-documentatie noemt geen manier om ze aan te maken. Komt er in SuccessFactors een nieuwe afdeling of locatie bij, dan krijgt de SysAid-beheerder een melding voordat de eerste medewerker daar wordt geschreven.
- Via OData toont SuccessFactors standaard de stand van vandaag, waardoor een aanname per volgende maand onzichtbaar blijft. KoppelHet leest met een datumbereik tot ver vooruit en maakt de eindgebruiker dan al aan. De wachtwoordmail van SysAid zetten we uit, zodat een nieuwe collega die niet krijgt voordat hij een werkadres heeft.
- In SuccessFactors staat de leidinggevende met zijn gebruikersnummer, in SysAid verwijst de manager naar het ID van een bestaande eindgebruiker. KoppelHet zoekt de manager eerst op en maakt hem aan als hij nog ontbreekt, zodat een manager die tegelijk met zijn team begint niet leeg blijft.
- Een uitgeschakelde gebruiker staat volgens SysAid nog in het systeem, maar heeft geen toegang meer. KoppelHet schakelt vertrekkers uit na de einddatum. Komt iemand terug, dan toont SuccessFactors alleen de laatste beëindiging; KoppelHet zet dezelfde eindgebruiker dan weer aan.
- Een serviceverzoek in SysAid kan uit een sjabloon komen en een streefdatum krijgen. KoppelHet kiest het sjabloon op basis van de event reason in Employee Central, zodat een aanname, een overplaatsing en een vertrek elk een eigen verzoek met de juiste taken geven.
- SAP stopt met aanmelden op de SuccessFactors-API's met gebruikersnaam en wachtwoord, dus KoppelHet leest Employee Central met OAuth. Aan de SysAid-kant werkt KoppelHet met een eigen application key, gemaakt met een SysAid-account en niet met SSO-gegevens.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als we gebruikers al uit Active Directory in SysAid laden?
Dan zoekt KoppelHet bij de eerste ronde de bestaande eindgebruikers op gebruikersnaam en vult die aan, in plaats van nieuwe aan te maken.
Krijgen externe medewerkers ook een verzoek?
Alleen als jullie dat willen. Standaard nemen we medewerkers uit Employee Central mee; externen kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerPersonal, PerEmail, User, EmpEmployment en EmpJob met fromDate en toDate voor toekomstige regels; FODepartment en FOLocation; EmpEmploymentTermination voor beëindigingen.
- SysAid via de REST API op https://{account}.sysaidit.com/connect/v1. POST /end-users met userName en firstName (verplicht, firstName en lastName maximaal 64 tekens), userEmail, jobTitle, departmentId, locationId, managerId en isDisabled, met de queryparameter sendPasswordNotification op false. Serviceverzoeken via POST /service-records met type request, templateId, requestUser en dueDate. Authenticatie met client credentials uit een application key.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Koppeltabel in KoppelHet | SysAid heeft geen veld voor een extern nummer |
User.username of zakelijk e-mailadres | userName | |
PerPersonal (voornaam, achternaam) | firstName en lastName | Maximaal 64 tekens |
PerEmail (zakelijk) | userEmail | |
EmpJob.jobTitle | jobTitle | |
EmpJob.department (FODepartment) | departmentId | Via een tabel naar een bestaande afdeling |
EmpJob.location (FOLocation) | locationId | |
EmpJob.managerId | managerId |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central