HR naar ERP
SAP SuccessFactors Unit4 koppeling: medewerkers uit Employee Central in Unit4 ERP, met afdeling en kostenplaats op de ingangsdatum
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Unit4 ERP wordt elke medewerker van de bedrijven die in Unit4 boeken automatisch een medewerker in het bijbehorende Unit4-bedrijf, met afdeling en kostenplaats als relaties vanaf de ingangsdatum uit Employee Central. Een beëindiging in SuccessFactors beëindigt de medewerker in Unit4 zonder hem te verwijderen, zodat uren en projecten bij dezelfde persoon blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheren en financiën, projecten en tijdschrijven in Unit4 ERP draaien, zetten nieuwe medewerkers vaak vanuit een lijst met de hand in Unit4. Een wijziging van afdeling of kostenplaats die in Employee Central per de eerste van de maand ingaat, komt pas later in Unit4, zodat uren een tijd op de oude kostenplaats landen.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding, functiewijziging of beëindiging vast.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op, alleen voor de bedrijven die in Unit4 bestaan.
- Unit4 controleert een nieuwe medewerker eerst zonder op te slaan; daarna maakt Unit4 hem aan in het bijbehorende bedrijf.
- Afdeling en kostenplaats gaan als relaties met de ingangsdatum uit Employee Central naar Unit4.
- Na een beëindiging zet KoppelHet de medewerker in Unit4 op beëindigd, op de einddatum.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Unit4 ERP
- Functiegegevens in Employee Central hebben een ingangsdatum, en Unit4 bewaart relaties van een medewerker met een datum vanaf en tot. KoppelHet zet afdeling en kostenplaats met die datums in Unit4. De datum tot vult KoppelHet met de dag voor de volgende wijziging, zodat er geen overlap of gat in de relaties ontstaat.
- Employee Central kan op één dag meerdere wijzigingen hebben, onderscheiden met een volgnummer. Unit4 kent per relatie één regel per periode. KoppelHet gebruikt per dag alleen de laatste wijziging, zodat een correctie op dezelfde dag de eerdere kostenplaats vervangt.
- Unit4 neemt nieuwe medewerkers in één aanroep alleen aan als ze bij hetzelfde bedrijf horen, met maximaal 200 per keer. Bij de eerste vulling vanuit SuccessFactors groepeert KoppelHet de medewerkers daarom per bedrijf en in blokken, zodat één fout bedrijf niet de hele lading tegenhoudt.
- Corrigeert HR in Employee Central een startdatum naar later, dan laat Unit4 de begindatum van het dienstverband niet later zetten. KoppelHet verwijdert het dienstverband en zet het opnieuw neer met de juiste datum, en controleert dat eerst zonder op te slaan.
- Het personeelsnummer uit SuccessFactors is de sleutel in Unit4, met de automatische nummering van Unit4 uit. Een oud-medewerker die met hetzelfde nummer terugkomt, krijgt in Unit4 een nieuw dienstverband bij zijn bestaande medewerker, en Unit4 weigert een tweede medewerker met dat nummer.
- In Employee Central staan afdeling en kostenplaats los van elkaar op de functiegegevens. In Unit4 zijn het allebei relaties van de medewerker. KoppelHet stuurt ze als twee relaties met elk hun eigen ingangsdatum, zodat een kostenplaatswissel zonder afdelingswissel ook in Unit4 alleen de kostenplaats raakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Unit4 de bron zijn voor kostenplaatsen in SuccessFactors?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie gaan alleen medewerkers en hun relaties van SuccessFactors naar Unit4.
Gaat salaris mee naar Unit4?
Nee. Voor tijdschrijven en projecten is salaris niet nodig; kostprijzen per uur beheert finance in Unit4.
Werkt de koppeling nog na het einde van basic authentication bij SuccessFactors?
Ja. KoppelHet meldt zich aan met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion, op lastModifiedDateTime en gefilterd op company. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment, EmpJob (company, department, costCenter, startDate, seqNumber) en EmpEmploymentTermination.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate en POST /v1/employees/batch (maximaal 200, één companyId; anders 403), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues en employments, DELETE /v1/employees/{personId} zet de status op Terminate. Dubbel personId geeft 409; bij een actieve workflow volgt 202.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | personId | Vaste sleutel; automatische nummering in Unit4 uit |
EmpJob company | companyId | Vaste tabel per bedrijf |
PerPersonal (firstName, lastName) | nameInformation | |
PerEmail (zakelijk) | contactPoints (e-mail) | |
EmpEmployment startDate en EmpEmploymentTermination endDate | employments (startDate, endDate) | |
EmpJob department (met startDate) | relatedValues (afdeling, dateFrom, dateTo) | |
EmpJob costCenter (met startDate) | relatedValues (kostenplaats, dateFrom, dateTo) | Welke relationId hangt af van de Unit4-inrichting |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central