vPVerlof, verzuim en uren
SAP SuccessFactors vPlan koppeling: medewerkers als resource met werkdagen, goedgekeurd verlof als afwijking
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en vPlan komen medewerkers uit Employee Central als resource in vPlan, met hun werkuren per weekdag en hun start- en einddatum, en staat verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd als afwijking in hun rooster. De planner ziet zo wie er beschikbaar is zonder in SuccessFactors te kijken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die SuccessFactors als HR-systeem gebruiken en projecten, monteurs of productie in vPlan plannen, zetten nieuwe collega's en hun werkdagen met de hand in vPlan. Verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd, ziet de planner pas als iemand er niet is.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde personen, dienstverbanden en jobregels uit SuccessFactors, ook regels met een latere ingangsdatum.
- Alleen medewerkers van de afgesproken bedrijven en locaties komen als resource in vPlan, met de SuccessFactors-gebruiker als externe referentie.
- De weekuren en werkdagen uit de jobinformatie bepalen de uren per weekdag van de resource.
- Goedgekeurd verlof gaat als afwijking van het type leave naar vPlan; afgewezen of ingetrokken verlof haalt KoppelHet weer weg.
- Bij een uitdiensttreding krijgt de resource een einddatum.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en vPlan
- In SuccessFactors staan de standaard weekuren en het aantal werkdagen per week in de jobinformatie, en SAP geeft een waarschuwing als die niet passen bij het werkrooster van de medewerker. vPlan wil de uren per weekdag. KoppelHet verdeelt de weekuren over de werkdagen uit de jobinformatie, zodat iemand met 32 uur op vier dagen op vrijdag nul uur heeft.
- Een vPlan-resource kan zijn rooster zelf beheren of het rooster aan een koppeling laten. KoppelHet zet die keuze op de koppeling, zodat de planner de werkdagen niet per ongeluk overschrijft en een urenwijziging in SuccessFactors altijd doorkomt.
- Een gewone vraag aan SuccessFactors geeft van een effective-dated entiteit alleen de regel die vandaag geldt; toekomstige regels komen pas mee met een datumbereik. KoppelHet vraagt dat bereik op, zodat een nieuwe collega al als resource in vPlan staat als de planner weken vooruit plant.
- Verlof in SuccessFactors heeft een goedkeuringsstatus, en ook een eerder goedgekeurde aanvraag kan later worden afgewezen of ingetrokken. vPlan kent verlof als afwijking met een eigen externe referentie. KoppelHet geeft elke afwijking de code van de verlofaanvraag mee, zodat een ingetrokken aanvraag precies die afwijking weghaalt.
- Een verlofafwijking in vPlan neemt minuten per dag, en kan niet-werkdagen overslaan. Een halve dag verlof in SuccessFactors wordt zo een afwijking met de helft van de uren van die dag, en een week vakantie telt alleen de werkdagen van de medewerker.
- Een externe referentie moet in vPlan uniek zijn, ook ten opzichte van gearchiveerde resources. Het SuccessFactors-userId blijft gelijk als iemand terugkomt. KoppelHet haalt een teruggekeerde collega daarom uit het archief en geeft hem een nieuwe startdatum, in plaats van een tweede resource te maken.
- SuccessFactors bevat vaak alle landen van een groep, vPlan alleen de afdelingen die er plannen. KoppelHet filtert op bedrijf en locatie uit de jobinformatie, zodat kantoorpersoneel en buitenlandse collega's niet als resource op het planbord komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de planner waarom iemand afwezig is?
Alleen dat het verlof is en hoeveel uur. Het soort verlof en de reden blijven in SuccessFactors.
Gaan geplande uren uit vPlan terug naar SuccessFactors?
Nee. Uren uit vPlan naar SuccessFactors of naar de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), op lastModifiedDateTime. PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob (company, location, standaard weekuren en werkdagen per week) en EmpEmploymentTermination, met fromDate en toDate voor toekomstige regels. Verlof uit EmployeeTime (approvalStatus, timeType, startDate, endDate).
- vPlan via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1). POST /resource (type employee, name, start_date, end_date, workdays met sleutels 1 tot 7 en uren 0 tot 24, integration_schedule true); external_ref uniek per objecttype, dubbel geeft 422. Verlof via POST /resource/{resource_id}/schedule_deviation/ (type leave, start_date, end_date, time_per_day in minuten, skip_non_workday, external_ref).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
userId | external_ref | Uniek, ook naast gearchiveerde resources |
PerPersonal firstName + lastName | name | |
EmpEmployment startDate | start_date | |
Standard Weekly Hours en Working Days per Week (EmpJob) | workdays (uren per weekdag 1-7) | |
EmpEmploymentTermination endDate | end_date | |
EmployeeTime met approvalStatus APPROVED | schedule_deviation type leave (start_date, end_date, time_per_day) | |
EmployeeTime REJECTED of CANCELLED | Afwijking verwijderen | |
EmployeeTime externalCode | external_ref van de afwijking |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central