X4HR naar ITSM
SAP SuccessFactors Xurrent koppeling: personen, organisaties en sites uit Employee Central in Xurrent (4me)
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Xurrent (voorheen 4me) staat elke medewerker uit Employee Central als persoon in Xurrent, met organisatie, site, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een aanname, functiewissel of beëindiging een verzoek uit jullie Xurrent-sjabloon. Elke persoon draagt het SuccessFactors-persoonsnummer als bronsleutel, zodat een nieuw werkadres nooit een tweede persoon oplevert.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central als HR-bron en Xurrent als servicemanagementplatform laden personen vaak met een periodieke import. Tussen twee imports ontbreken nieuwe collega's, en een gewijzigd werkadres levert soms een tweede persoon op, omdat Xurrent het adres als sleutel gebruikt.
- HR legt een aanname vast in Employee Central.
- KoppelHet zorgt dat bedrijf, afdeling en werklocatie als organisatie en site in Xurrent staan.
- De medewerker komt als persoon in Xurrent, met het persoonsnummer als bronsleutel.
- Uit het onboardingsjabloon ontstaat een verzoek voor de nieuwe collega, ingediend namens de leidinggevende.
- Bij een beëindiging volgt een offboardingverzoek; pas als dat is afgerond, wordt de persoon uitgeschakeld.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Xurrent (4me)
- Xurrent gebruikt het werkadres als unieke sleutel en inlognaam. Wijzigt het adres in SuccessFactors, dan zoekt KoppelHet de persoon op het persoonsnummer in de bronsleutel en past alleen het adres aan.
- De bronsleutel in Xurrent mag alleen een gebruiker met de rol Account Administrator zetten. De koppelgebruiker krijgt die rol, en verder alleen wat nodig is om verzoeken te maken; in SuccessFactors leest hij alleen.
- Xurrent bewaart de taal van een persoon in hooguit vijf tekens. SuccessFactors levert een code als nl_NL; KoppelHet zet die om naar de schrijfwijze van Xurrent, zodat meldingen en het portaal in de taal van de medewerker verschijnen.
- Een functietitel mag in Xurrent hooguit 80 tekens hebben. Is een titel in SuccessFactors langer, dan kort KoppelHet hem niet zonder meer in, maar meldt hem aan HR, zodat er geen afgebroken titels in de servicedesk komen.
- Na een herindiensttreding laat SuccessFactors alleen de laatste beëindiging zien. Omdat Xurrent het werkadres maar één keer toestaat, schakelt KoppelHet de bestaande persoon weer in, in plaats van een nieuwe aan te maken.
- Xurrent staat niet toe dat nieuwe records aan een uitgeschakelde persoon worden gehangen. Na een beëindiging in Employee Central blijft de persoon daarom actief tot het offboardingverzoek dicht is; pas dan zet KoppelHet het vinkje disabled.
- Archiveren of verwijderen van een persoon vraagt in Xurrent de rol Account of Directory Administrator. KoppelHet doet geen van beide; uitschakelen is genoeg en de historie blijft compleet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen medewerkers uit alle landen in Xurrent?
Alleen de bedrijven die bij jullie Xurrent-omgeving horen. Leidinggevenden van buiten komen erin als persoon, zonder verzoeken.
Wat als een startdatum verschuift?
Dan past KoppelHet de gewenste datum op het openstaande verzoek aan en zet er een notitie bij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerEmail, User (defaultLocale), EmpEmployment, EmpJob met fromDate en toDate voor toekomstige regels, EmpEmploymentTermination, FOCompany, FODepartment en FOLocation.
- Xurrent via de REST API met een OAuth-token en de header X-Xurrent-Account. /people met primary_email (verplicht, maximaal 128, uniek), employeeID, job_title (maximaal 80), organization, site, manager, locale (maximaal 5), disabled, source en sourceID; /organizations en /sites; verzoeken via POST /requests met requested_for, requested_by en template. Rate limiting per gebruiker met 429 en retry-after.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | source en sourceID | Alleen een Account Administrator mag dit zetten |
PerEmail (zakelijk) | primary_email | Uniek in het account en tevens inlognaam |
EmpEmployment.userId | employeeID | |
EmpJob.jobTitle | job_title | Maximaal 80 tekens |
EmpJob.company en department | organization | |
EmpJob.location (FOLocation) | site | |
EmpJob.managerId | manager | |
User.defaultLocale | locale | Maximaal vijf tekens |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central