HR naar ERP
Simployer Exact Online koppeling: kostenplaatsen uit Simployer One in Exact en een werklijst voor medewerkers
Met een koppeling tussen Simployer en Exact Online staan de kostenplaatsen van de Nederlandse medewerkers uit Simployer One automatisch in de Exact-administratie, met dezelfde code en naam. Nieuwe medewerkers en vertrekkers komen op een werklijst voor de Exact-beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, en KoppelHet controleert daarna of Exact klopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Simployer One en een Nederlandse vestiging die in Exact Online boekt, houden kostenplaatsen in twee systemen bij. Een nieuwe collega of vertrekker hoort finance pas als een boeking of declaratie niet klopt.
- HR legt een medewerker vast in Simployer One, met dienstverband in Nederland, afdeling en kostenplaats.
- Simployer meldt het; KoppelHet haalt de medewerker op en gaat alleen verder met Nederlandse dienstverbanden.
- Een kostenplaats die in Exact ontbreekt, maakt KoppelHet aan met dezelfde code en naam.
- Nieuwe medewerkers en vertrekkers komen op de werklijst; na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Simployer en Exact Online
- Een kostenplaats in Simployer One heeft een verplichte code en een naam. Exact wil per administratie een code en een omschrijving. Dat past één op één, dus KoppelHet hoeft geen codes te verzinnen. Alleen de omschrijving wordt bijgewerkt, want een code kan in Exact alleen worden gewijzigd met de functie hercoderen.
- Kostenplaatsen in Simployer One gelden voor het hele account, niet per land of rechtspersoon. In een Noordse groep met een Nederlandse vestiging zouden alle Zweedse kostenplaatsen dan ook in Exact komen. KoppelHet neemt alleen kostenplaatsen over die bij Nederlandse medewerkers of hun afdelingen in gebruik zijn.
- Simployer kent op afdeling en medewerker naast de kostenplaats ook een afgeleide, effectieve kostenplaats. In Exact heeft elke afdeling één kostenplaats, en die afdelingen zijn via de API alleen te lezen. KoppelHet vergelijkt de effectieve kostenplaats van de medewerker met die van zijn Exact-afdeling en zet een verschil op de werklijst.
- Simployer One stuurt webhooks bij aanmaken, wijzigen, onboarden en offboarden van een medewerker, met een vast eventId per wijziging. KoppelHet gebruikt dat id om een herhaalde levering maar één keer te verwerken. Een offboarding zet de vertrekker meteen op de werklijst, met de einddatum uit Simployer.
- Een access token voor Simployer One krijgt eigenaarsrechten op het hele account; een token met alleen leesrechten bestaat niet. KoppelHet doet met dat token alleen GET-aanroepen en bewaart het in de kluis van het platform. We adviseren een apart token alleen voor deze koppeling, zodat het los kan worden ingetrokken.
- Exact accepteert als leidinggevende alleen een gebruiker in dezelfde administratie die geen ondergeschikte van de medewerker is. Simployer geeft de leidinggevende als medewerker-id. KoppelHet zoekt via diens werkmail de Exact-gebruiker op; een leidinggevende in Zweden of zonder Exact-account komt als opmerking op de werklijst.
- Medewerkers zijn in Exact Online via de API alleen te lezen, en alleen in pakketten met payroll, Time & Billing of Professional Services vanaf Plus. Bij de start controleren we het pakket. Zonder medewerkers in Exact blijft alleen de kostenplaatsstroom over.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet daarom alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Werkt dit ook met Simployer Classic?
Deze pagina gaat uit van Simployer One. Classic heeft een eigen API met andere velden en aanmelding; dat bekijken we per klant.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One via de HRM One API (api.alexishr.com/v1) met een access token als bearer, met eigenaarsrechten. GET /cost-center (code verplicht, name), /department (costCenterId, effectiveCostCenterId, parentId), /employee met filters op employmentCountry en updated (employeeNumber, workEmail, managerEmployeeId, departmentId, effectiveCostCenterId, hireDate, endDate, offboardDate) en /employment (country, startDate, endDate, terminated). Webhooks via de Simployer Portal: employee.created, employee.updated, employee.deleted, employee.onboarded en employee.offboarded, ondertekend met HMAC-SHA256 in X-Simployer-Signature.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht, EndDate voor inactief, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager) en hrm/Departments (Code, Costcenter) alleen GET. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
cost-center.code | Costcenters.Code | |
cost-center.name | Costcenters.Description | |
employmentCountry | Filter en Division | Alleen NL |
employeeNumber | Employees.Code (vergelijking) | |
effectiveCostCenterId | Departments.Costcenter (vergelijking) | |
managerEmployeeId (werkmail) | Employees.Manager | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
hireDate en endDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie