Identity en access management
Simployer Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit Simployer One, van onboarding tot vertrek
Met een koppeling tussen Simployer One en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker een Google-account met functie, afdeling, leidinggevende en de organisatie-eenheid van zijn land. Op de vertrekdatum in Simployer schorst KoppelHet het account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Simployer One als HR-systeem gebruiken en Google Workspace als werkplek, maken nieuwe Google-adressen vaak met de hand aan. Functie, afdeling en organisatie-eenheid blijven in Google leeg, en IT schorst vertrekkers met de hand.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Simployer One met werkadres, land en startdatum.
- KoppelHet maakt het Google-account aan.
- KoppelHet vult functie, afdeling, personeelsnummer en leidinggevende aan en zet het account in de eenheid van het land.
- Wijzigingen in Simployer One gaan elk uur door naar Google.
- Op de vertrekdatum schorst KoppelHet het account; na de bewaartermijn gaan de bestanden naar de leidinggevende.
Waar je op let bij Simployer en Google Workspace
- KoppelHet zet ook functie, afdeling en leidinggevende in Google, zodat de organisatiestructuur in Google en in Gmail-adresboeken klopt.
- Bij meerdere landen met eigen domeinen kiest KoppelHet het domein en de organisatie-eenheid uit het land van het dienstverband in Simployer One.
- KoppelHet schorst het account op de vertrekdatum uit Simployer One, en verwijdert pas na het overdragen van de Drive-bestanden.
- KoppelHet werkt met een service account met domain-wide delegation, beperkt tot gebruikers, groepen en bestandsoverdracht, zodat geen persoonlijk superbeheerdersaccount aan de koppeling hangt.
- Een access token van Simployer One geeft eigenaarsrechten op het hele account. KoppelHet gebruikt met dat token alleen leesaanroepen voor de velden van het Google-account, en adviseert een eigen token voor deze koppeling dat jullie los kunnen intrekken.
- Google verwacht bij een relatie van het type manager het e-mailadres van de leidinggevende. Simployer One geeft bij een medewerker alleen managerEmployeeId. KoppelHet zoekt bij dat ID het werkadres van de leidinggevende op en zet dat in Google.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Simployer Classic?
Deze koppeling leest Simployer One. Voor Classic kijken we per klant welke gegevens beschikbaar zijn.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One lezen via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, employee met employeeNumber, workEmail, employmentCountry, endDate en offboardDate; filter op updated) met een access token als bearer. Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | externalIds (type organization) | |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | |
workEmail | primaryEmail | |
Functie | organizations.title | |
Afdeling | organizations.department en groepen | |
employmentCountry | orgUnitPath | |
managerEmployeeId | relations (type manager) | Omgezet naar het werkadres van de leidinggevende |
offboardDate of endDate | suspended = true |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie