HR naar ITSM
Simployer koppelen met ServiceNow: gebruikers met kostenplaats en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Simployer en ServiceNow komt elke medewerker uit Simployer One als gebruiker in ServiceNow, met kantoor, afdeling, kostenplaats en leidinggevende, en bestelt KoppelHet een onboardingitem zodra Simployer een nieuwe medewerker meldt. Staat er in Simployer een offboardingdatum, dan volgt ruim vooraf een offboardingitem, en op die datum zet KoppelHet de gebruiker inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Simployer One als HR-systeem gebruiken en ServiceNow voor IT, bestellen hardware voor een nieuwe collega vaak zonder de juiste kostenplaats. Een vertrek komt pas bij IT als iemand al weg is, omdat Simployer de offboarding pas op de ingangsdatum zelf meldt.
- Simployer meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet controleert de handtekening en onthoudt het eventId.
- KoppelHet haalt de medewerker op met kantoor, afdeling, kostenplaats en leidinggevende in één aanroep.
- Via een importset werkt KoppelHet locatie, afdeling, kostenplaats en gebruiker bij in ServiceNow.
- Voor een nieuwe medewerker bestelt KoppelHet het onboardingitem; bij een offboardingdatum het offboardingitem.
- Meldt Simployer dat de offboarding is ingegaan, dan zet KoppelHet de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Simployer en ServiceNow
- Simployer meldt een offboarding pas met een eigen event als de ingangsdatum is bereikt. Voor het offboardingitem in ServiceNow wacht KoppelHet daar niet op: zodra een wijziging een offboardingdatum bevat, bestelt KoppelHet het item, en het event op de dag zelf zet alleen de gebruiker inactief.
- Simployer One geeft naast de eigen kostenplaats van een medewerker ook een effectieve kostenplaats. KoppelHet zet de effectieve in ServiceNow, zodat de kostenplaats van de afdeling meetelt als de medewerker zelf er geen heeft en een bestelling in de catalogus op de juiste plek wordt geboekt.
- Een webhook van Simployer bevat maar een paar velden. KoppelHet haalt de medewerker daarna op met kantoor, afdeling, kostenplaats en leidinggevende als relaties in hetzelfde antwoord, en vraagt met een veldselectie alleen de velden op die ServiceNow nodig heeft, zodat persoonsnummer, bankrekening en thuisadres niet worden opgehaald.
- Simployer ondertekent een aflevering met een HMAC-SHA256 over de ruwe inhoud plus het tijdstip, in Base64. KoppelHet controleert die over de bytes zoals ze binnenkomen, want een opnieuw opgebouwde JSON geeft een andere uitkomst; een melding die niet klopt, kan zo geen gebruiker in ServiceNow inactief zetten.
- Elk event van Simployer heeft een eventId dat bij een herhaalde aflevering gelijk blijft. KoppelHet bewaart die ids, zodat een tweede aflevering van dezelfde nieuwe medewerker geen tweede onboardingitem in de catalogus bestelt.
- Simployer geeft per medewerker het land van het dienstverband als landcode. Samen met het kantoor bepaalt KoppelHet daarmee de locatie in ServiceNow, zodat een collega die vanuit huis in een ander land werkt bij het team van dat land komt.
- Simployer heeft een eigen sandboxomgeving met dezelfde API. KoppelHet test de koppeling daar eerst tegen een sub-production van ServiceNow, zodat geen echte medewerker een onboardingitem krijgt tijdens het inrichten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Simployer-koppeling?
We vonden er geen. Simployer biedt SCIM voor gebruikers in diensten zoals Okta, maar dat bestelt geen catalogusitems in ServiceNow. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Waarom de effectieve kostenplaats?
Omdat die ook gevuld is als de kostenplaats van de afdeling komt. Zo heeft elke gebruiker in ServiceNow een kostenplaats voor bestellingen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Simployer One via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, sandbox api.sandbox.alexishr.com/v1) met een bearer token: GET /employee/{id} met select (employeeNumber, firstName, lastName, workEmail, title, officeId, departmentId, effectiveCostCenterId, managerEmployeeId, employmentCountry, hireDate, endDate, offboardDate, active) en relations (office, department, effectiveCostCenter, managerEmployee). Webhooks employee.created, employee.updated, employee.onboarded en employee.offboarded (bij het bereiken van de ingangsdatum) met envelop eventId, eventType en timestamp; X-Simployer-Signature = Base64(HMAC-SHA256(secret, body + : + X-Simployer-Timestamp)).
- ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple, run_after voor cmn_location, cmn_department en cmn_cost_center vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Simployer | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employee_number | Coalesce-sleutel |
firstName en lastName | first_name en last_name | |
workEmail | email | |
title | title | |
officeId en employmentCountry | location (cmn_location) | |
departmentId | department (cmn_department) | |
effectiveCostCenterId | cost_center (cmn_cost_center) | |
managerEmployeeId | manager | |
offboardDate of endDate | Offboardingitem; employee.offboarded zet active op false |
Gerelateerd
Recruitee → Simployer
Recruitee Simployer koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en salaris in Simployer One
Simployer → Active Directory
Simployer Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit Simployer
Simployer → ADP iHCM
Simployer ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en einde dienstverband uit Simployer One naar ADP iHCM
Simployer → AFAS Profit
Simployer AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Simployer One in de AFAS-salarisadministratie