Payroll koppeling
Sympa ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarisregels naar de Nederlandse ADP-payroll
Met een koppeling tussen Sympa en ADP iHCM NL gaan goedgekeurde salarisregels en uitdiensttredingen van Nederlandse medewerkers uit Sympa automatisch naar ADP iHCM, met de ingangsdatum uit Sympa. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde regels mee, zodat een voorstel dat nog bij een leidinggevende ligt nooit in ADP belandt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sympa doen en het Nederlandse loon bij ADP iHCM hebben, sturen salarisvoorstellen na goedkeuring als lijstje naar de salarisadministratie.
- De salarisadministratie maakt de nieuwe medewerker aan in ADP iHCM; KoppelHet koppelt hem één keer aan de medewerker in Sympa.
- KoppelHet vraagt via een eigen Sympa-interface de gewijzigde Nederlandse medewerkers op, met alleen goedgekeurde salarisregels.
- Elke nieuwe salarisregel gaat met de begindatum uit Sympa naar het dienstverband in ADP iHCM.
- Een einddatum op het contract start de uitdiensttreding in ADP.
- Fouten uit Sympa of ADP komen op een lijst voor HR en de salarisadministratie.
Waar je op let bij Sympa en ADP iHCM
- Elke tabelregel in Sympa heeft een goedkeuringsstatus. KoppelHet filtert in de aanvraag op goedgekeurd, zodat een salarisvoorstel dat nog bij een leidinggevende ligt nooit in ADP iHCM belandt.
- Een interface in Sympa mag standaard honderd aanvragen per uur doen. ADP iHCM neemt daarentegen maar één salariswijziging per aanroep aan. KoppelHet haalt in Sympa daarom alles in een paar grote pakketten op en verdeelt het daarna zelf over losse aanroepen naar ADP.
- Sympa laat tabelregels opvragen die in een bepaalde periode geldig zijn. KoppelHet vraagt de regels op die in de ADP-periode vallen, zodat een verhoging met terugwerkende kracht toch op de goede datum in ADP komt.
- Leesaanvragen in Sympa gaan naar een vooraf berekende rapportagedatabase, met een kleine vertraging na een wijziging. KoppelHet doet de laatste controle daarom niet vlak voor de afsluitdatum van ADP, maar met wat ruimte ervoor.
- Een Sympa-interface heeft geen vaste veldenlijst; de beheerder kiest welke velden erin staan. KoppelHet vraagt een interface met alleen de velden voor de loonrun, zonder beoordelingen of andere HR-gegevens die ADP niet nodig heeft.
- Een einddatum aanpassen kan in ADP iHCM niet. Verschuift de einddatum van het contract in Sympa, dan annuleert KoppelHet de beëindiging in ADP en start hem opnieuw met de nieuwe datum.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. In de openbare ADP-gidsen voor iHCM staat geen API om iemand in dienst te nemen. De salarisadministratie maakt de medewerker aan; daarna houdt de koppeling hem bij.
Wat als honderd aanvragen per uur niet genoeg zijn?
Volgens Sympa kan de limiet omhoog via jullie contactpersoon. Omdat KoppelHet in pakketten werkt, is dat zelden nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4, api.sympahr.net) op een eigen interface met API-key en secret. $filter op modified en op de Nederlandse entiteit, $expand op salaris- en contracttabel met $filter=Approval eq 5, since en until voor regels met geldigheid (vereist effectivity settings), errordata=true voor foutinformatie, $top en $skip voor pakketten. Standaard honderd aanvragen per uur per interface; het API-paneel toont de tien laatste aanvragen. Leesaanvragen lopen via de rapportagedatabase met een kleine vertraging.
- ADP iHCM via de Base Remuneration Change API (2416 en 2417 per work assignment, één event per aanroep, ingangsdatum niet vóór de start van de work assignment) en de Worker Terminate API (worker.terminate en worker-termination.cancel). Canonical URI's in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (unieke sleutel van de interface) | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld aan het associateOID |
Salaristabel: bedrag | 2417 salarisbedrag | |
Salaristabel: soort (maand of uur) | 2416 salariscode | Vertaaltabel |
Salaristabel: begindatum | effectiveDateTime | |
Approval | Wel of niet naar ADP | Alleen waarde 5, goedgekeurd |
Contracttabel: einddatum | worker.terminate |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie