Recruitment naar HR
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
Met een koppeling tussen Recruitee en Sympa staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als medewerker in Sympa, met naam, e-mail, startdatum, organisatie, functie en leidinggevende. Niemand hoeft een aanname nog met de hand door te sturen, en ook arbeidsvoorwaarden uit het aanbod komen mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sympa als HR-systeem en Recruitee voor werving sturen aangenomen kandidaten nu vaak met de hand door, kandidaat voor kandidaat. Gebeurt dat niet of te laat, dan ontbreekt de nieuwe collega in Sympa en in alle systemen die op Sympa draaien.
- De Sympa-beheerder zet een API-interface open met alleen de velden die de koppeling mag schrijven.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- KoppelHet controleert of de persoon al in Sympa staat en maakt anders een nieuwe medewerker aan.
- Het contract uit het aanbod komt als regel bij de medewerker, eventueel met de getekende overeenkomst als bijlage.
- Kan Sympa een waarde niet plaatsen, dan staat de reden in het KoppelHet platform en krijgt HR een melding.
Waar je op let bij Recruitee en Sympa
- KoppelHet stuurt een aangenomen kandidaat automatisch naar Sympa en neemt ook contractgegevens mee.
- Een Sympa-interface heeft geen vaste velden. De beheerder kiest welke velden de koppeling mag schrijven, en een veld dat niet op de interface staat, laat de aanname mislukken in plaats van het te negeren.
- Keuzelijsten zoals organisatie of contractsoort moeten exact overeenkomen met de mappingtabel van de interface. KoppelHet vertaalt de waarden uit Recruitee daarom eerst naar die tabel.
- De leidinggevende koppelt Sympa via een uniek veld, zoals personeelsnummer of e-mail. Een naam uit Recruitee is niet uniek genoeg, dus de recruiter kiest de leidinggevende op e-mailadres.
- Na een nieuwe medewerker kan het tot een half uur duren voordat Sympa hem bij opvragen teruggeeft. KoppelHet onthoudt daarom zelf welke kandidaten al zijn doorgestuurd, zodat een tweede melding geen dubbele medewerker oplevert.
- Rijen die via de koppeling in een tabel komen, staan in Sympa direct op goedgekeurd. Wil HR een contractregel eerst beoordelen, dan laten we het contract weg en zet HR het zelf.
- Sympa kan via de koppeling niets verwijderen. Een aanname die wordt teruggedraaid in Recruitee, gaat daarom als taak naar HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke velden moet de Sympa-beheerder openzetten?
Alleen de velden die we samen afspreken, meestal naam, e-mail, organisatie, functie, leidinggevende en de contracttabel. Al het andere blijft dicht.
Wat gebeurt er met het BSN?
Dat gaat niet mee uit Recruitee. HR of de medewerker vult het in Sympa in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de ondertekende webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire (header X-Recruitee-Signature) en de ATS API voor kandidaat, aanbod en profielvelden.
- Naar Sympa via de Integration API (OData 4.0) op een interface met POST en PATCH. Een datakaart met POST api/{interface} (antwoord 204 met Location-header), een contractregel met POST api/{interface}({id})/{tabel}, bijlagen als multipart/form-data. Datums jjjj-mm-dd, getallen met punt, DELETE wordt niet ondersteund.
- Aanmelden met een API-key in de header X-ApiKey of met basic authentication (key en secret), vastgelegd per key.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Sympa | Toelichting |
|---|---|---|
name | Voornaam en achternaam | Het ene Recruitee-naamveld splitsen we |
emails[0] | E-mailadres | |
phones[0] | Telefoon | |
Startdatum (profielveld) | Startdatum contractregel | Formaat jjjj-mm-dd |
offer.department | Organisatie-eenheid | Moet passen bij de mappingtabel van de interface |
Functie (profielveld) | Functie | |
Leidinggevende (profielveld) | Leidinggevende via personeelsnummer of e-mail | |
Uren per week (profielveld) | Uren op de contractregel | Punt als decimaalteken |
Getekend contract (bijlage) | Bijlage bij de contractregel |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR