Recruitment naar HR
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Met een koppeling tussen Greenhouse en Sympa wordt een kandidaat die in Greenhouse een aanbod accepteert een nieuwe datakaart in Sympa, met een contractregel voor startdatum, functie, organisatie-eenheid en leidinggevende, en de aanbiedingsbrief als bijlage. KoppelHet schrijft alleen naar de velden die jullie Sympa-beheerder op de interface heeft gezet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en in Greenhouse werven, maken na elke aanname de datakaart en het contract vaak nog met de hand aan.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een interface met POST-rechten op de datakaart en de contracttabel; wij leveren de veldlijst.
- De recruiter markeert de kandidaat na acceptatie als aangenomen in Greenhouse.
- KoppelHet vertaalt afdeling, kantoor en contractsoort naar de waarden van de mappingtabel in Sympa.
- KoppelHet maakt de datakaart, daarna de contractregel met de aanbiedingsbrief.
- KoppelHet bewaart welke datakaart bij welke sollicitatie hoort.
Waar je op let bij Greenhouse en Sympa
- KoppelHet brengt een Greenhouse-aanname naar Sympa via de Integration API van Sympa.
- Een Sympa-interface weigert een verzoek met een veld dat er niet op staat. Voegt HR in Greenhouse later een eigen veld aan het aanbod toe, dan stuurt KoppelHet dat pas mee als de beheerder het ook op de interface heeft gezet, zodat een nieuwe vraag in Greenhouse geen aanname laat mislukken.
- Greenhouse geeft een vacature een afdeling en een kantoor, Sympa wil één organisatie-eenheid uit een vaste mappingtabel. KoppelHet bepaalt de eenheid uit de combinatie van beide, zodat een afdeling met teams in twee landen in de juiste eenheid landt.
- Sympa koppelt een leidinggevende alleen via een uniek veld. KoppelHet neemt het e-mailadres van de hiring manager uit het hiring team van de Greenhouse-vacature en zoekt daarmee de datakaart van de leidinggevende op.
- Sympa staat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, en een bijlage kan alleen mee bij het aanmaken van een tabelregel. Per aanname gebruikt KoppelHet daarom twee verzoeken - de datakaart, en de contractregel met de aanbiedingsbrief in één keer.
- Een nieuwe datakaart kan tot een half uur ontbreken als Sympa wordt bevraagd. KoppelHet bewaart het ID uit de Location-header bij de Greenhouse-sollicitatie, zodat een herhaalde webhook uit Greenhouse geen tweede medewerker oplevert.
- Via de Integration API kan niets uit Sympa worden verwijderd. Stuurt Greenhouse unhire_candidate, dan maakt KoppelHet een taak voor HR in plaats van de datakaart te laten staan zonder dat iemand het weet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komt de contractregel goedgekeurd in Sympa?
Ja, regels via de koppeling staan direct op goedgekeurd. Wil HR eerst beoordelen, dan laten we het contract weg en maakt HR het zelf aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate en unhire_candidate (HMAC-SHA256 in de header Signature; tot zeven pogingen) en Harvest v3 met OAuth 2.0 voor aanbod, hiring team en bijlagen van de sollicitatie.
- Naar Sympa via de Integration API (OData 4.0) - POST api/{interface} voor de datakaart (204 met Location-header), POST api/{interface}({id})/{tabel} voor de contractregel met bijlage als multipart/form-data. X-ApiKey of basic authentication; datums jjjj-mm-dd; geen DELETE; standaard 100 verzoeken per uur per interface.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Sympa | Toelichting |
|---|---|---|
first_name en last_name | Voornaam en achternaam | |
email_addresses (personal) | Privé-e-mail | |
offer.starts_at | Startdatum op de contractregel | Als jjjj-mm-dd |
jobs[].name | Functie | |
jobs[].departments en offices | Organisatie-eenheid | Exacte waarde uit de mappingtabel |
hiring_team.hiring_managers (e-mail) | Leidinggevende via uniek veld e-mail | |
Contractsoort (eigen veld in het aanbod) | Contractsoort op de contractregel | |
Aanbiedingsbrief (bijlage van de sollicitatie) | Bijlage bij de contractregel |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce