Recruitment naar HR
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Sympa wordt een kandidaat die in SmartRecruiters klaar is voor onboarding een nieuwe datakaart in Sympa, met een contractregel voor startdatum, functie, organisatie-eenheid en leidinggevende. De recruiter ziet aan de onboardingstatus in SmartRecruiters of Sympa de nieuwe medewerker heeft aangenomen, of waarom niet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en in SmartRecruiters werven, missen in de Sympa Marketplace een connector voor hun ATS. HR neemt elke aanname dus over, en bij veel vacatures tegelijk loopt dat achter op de startdata.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een interface met POST-rechten op de datakaart en de contracttabel; wij leveren de veldlijst.
- De recruiter zet de onboardingstatus van de aangenomen kandidaat op klaar voor onboarding.
- KoppelHet zet de aanname in een wachtrij, vertaalt afdeling en locatie naar de mappingtabel van Sympa en maakt datakaart en contractregel aan.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt, of op mislukt met de reden van Sympa.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Sympa
- De Sympa Marketplace heeft connectoren voor Recruitee en Teamtailor, waaronder een Teamtailor-connector voor requisitions, maar geen voor SmartRecruiters. Een aanname uit SmartRecruiters komt alleen via de Integration API van Sympa of met de hand in Sympa.
- SmartRecruiters is gemaakt voor organisaties met veel vacatures, terwijl een Sympa-interface standaard honderd verzoeken per uur toestaat. KoppelHet bevestigt elke melding binnen de vijf seconden die SmartRecruiters geeft, en verwerkt de aannames daarna in een wachtrij die binnen de limiet van Sympa blijft.
- Weigert Sympa een aanname, bijvoorbeeld door een waarde die niet in de mappingtabel staat, dan zet KoppelHet de onboardingstatus van die kandidaat en vacature op mislukt. De recruiter ziet zo in SmartRecruiters dat er iets moet gebeuren, zonder in Sympa te kijken.
- Velden zoals startdatum en uren staan in SmartRecruiters in eigenschappen van het aanbod die elke organisatie zelf aanmaakt, en een Sympa-interface weigert een veld dat er niet op staat. Bij de inrichting zetten we beide lijsten naast elkaar, zodat elke eigenschap één veld op de interface heeft.
- Sympa koppelt de leidinggevende via een uniek veld. KoppelHet neemt het e-mailadres van de hiring manager van de SmartRecruiters-vacature en zoekt daarmee de datakaart van de leidinggevende; zonder treffer gaat de aanname zonder leidinggevende door en krijgt HR een melding.
- Een nieuwe datakaart kan tot een half uur ontbreken als Sympa wordt bevraagd, en SmartRecruiters herhaalt een melding tot tien keer. KoppelHet bewaart per kandidaat en vacature het ID uit de Location-header van Sympa, zodat een herhaling geen tweede medewerker oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een aanname wordt teruggedraaid?
Via de API kan niets uit Sympa worden verwijderd. KoppelHet zet een taak voor HR klaar.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; callbacks-log voor 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials voor kandidaat, vacature met hiring team en aanbod. Status terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus.
- Naar Sympa via de Integration API (OData 4.0) - POST api/{interface} voor de datakaart (204 met Location-header) en POST api/{interface}({id})/{tabel} voor de contractregel. Keuzevelden via de mappingtabel van de interface; X-ApiKey of basic authentication; geen DELETE; standaard 100 verzoeken per uur.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Sympa | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | Voornaam en achternaam | |
email | Privé-e-mail | |
phoneNumber | Telefoon | |
Startdatum (offer property) | Startdatum op de contractregel | Als jjjj-mm-dd |
Functie van de vacature | Functie | |
department en location (vacature) | Organisatie-eenheid | Exacte waarde uit de mappingtabel |
Hiring manager (e-mail) | Leidinggevende via uniek veld e-mail | |
Uren per week (offer property) | Uren op de contractregel |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken