Payroll koppeling
Sympa koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers, contracten en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Sympa en AFAS Profit komt een nieuwe medewerker uit Sympa als medewerker met contract, rooster en salaris in AFAS, en gaan goedgekeurde wijzigingen met hun ingangsdatum mee. De salarisadministratie vult alleen de Nederlandse loonheffingsgegevens aan en neemt niets meer over uit Sympa.
Wat de koppeling doet
Groepen die Sympa als HR-systeem in alle landen gebruiken en een Nederlandse bv in AFAS Profit verlonen, leggen nieuwe medewerkers twee keer vast, eerst in Sympa en daarna in AFAS. Salarisverhogingen die in Sympa zijn goedgekeurd, komen soms een maand te laat in AFAS.
- De Sympa-beheerder maakt een API-interface met alleen de velden die de salarisadministratie nodig heeft.
- KoppelHet vraagt elk uur de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, en daarvan alleen de goedgekeurde regels.
- Een nieuwe medewerker komt in AFAS met contract, rooster, salaris en kostenplaats. De salarisadministratie vult loonheffingskorting en andere fiscale keuzes aan.
- Een salaris- of urenwijziging gaat met de ingangsdatum uit Sympa naar AFAS, ook als die in de toekomst ligt.
- Een einddatum in Sympa sluit het contract in AFAS af.
Waar je op let bij Sympa en AFAS Profit
- Een API-interface in Sympa heeft geen vaste veldenlijst; de beheerder kiest zelf welke velden erin zitten. We richten een interface in met alleen wat de salarisadministratie nodig heeft, zodat beoordelingen en andere HR-dossiers buiten de koppeling blijven.
- Sympa staat standaard honderd aanvragen per uur per interface toe, voor lezen en schrijven samen. KoppelHet vraagt daarom alleen gewijzigde medewerkers op, in grote pagina's, en plant de eerste vulling van alle medewerkers buiten kantoortijd.
- Tabelregels in Sympa, zoals salaris en werktijd, kunnen een geldigheidsperiode hebben. KoppelHet leest de regel die op de ingangsdatum geldt, zodat een verhoging per de eerste van volgende maand ook met die datum in AFAS komt.
- Een tabelregel in Sympa kan nog op goedkeuring wachten of zijn afgewezen. Alleen goedgekeurde regels gaan naar AFAS; een regel die nog wacht, komt mee zodra hij is goedgekeurd.
- Sympa leest uit een rapportagedatabase die kort achterloopt, meestal minder dan een minuut en soms tot een half uur. De controle vóór de aanleverdatum draait daarom met ruimte, zodat een wijziging van het laatste moment niet wordt gemist.
- AFAS rekent met uren én dagen per week en wil bij een schaalsalaris een trede. Sympa-omgevingen die voor meerdere landen zijn ingericht, kennen die niet; het aantal dagen spreken we per klant af en de trede vult de salarisadministratie aan.
- Het activiteitenlogboek van Sympa toont alleen de laatste tien aanvragen. Wat er per medewerker naar AFAS is gegaan, staat daarom in de logging van het KoppelHet-platform.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de koppeling alles wat in Sympa staat?
Nee. De beheerder bepaalt in Sympa welke velden de interface bevat. We vragen alleen de gegevens die voor de salarisverwerking nodig zijn.
Wat als een salarisverhoging in Sympa nog niet is goedgekeurd?
Dan wacht de koppeling. Zodra de regel is goedgekeurd, gaat hij met zijn ingangsdatum naar AFAS en verrekent AFAS een eventueel verschil in de volgende run.
Gaat er ook iets terug naar Sympa?
Standaard niet. Sympa kan via dezelfde API gegevens ontvangen; of bijvoorbeeld het AFAS-personeelsnummer terug moet, spreken we per klant af.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De interface in Sympa bevat alleen de velden voor de salarisverwerking, en elke actie van de koppeling staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa wordt gelezen via de Sympa Integration API (OData v4, JSON) op een interface die de beheerder in het API-paneel aanmaakt, met X-ApiKey of basic authentication. Gewijzigde medewerkers met $filter op modified, paginering met $top en $skip, geldige tabelregels met since, until of at, en goedgekeurde regels met $expand en Approval eq 5. Throttling standaard honderd aanvragen per uur per interface.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary en AfasBankInfo.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (uniek veld van de interface) | Medewerker (EmId) of vrij veld | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | Voornaam (FiNm), voorvoegsel (Is) en achternaam (LaNm) | Voorvoegsel afsplitsen |
Persoonsnummer (BSN) | BSN (SoSe) | Alleen als het in Sympa wordt vastgelegd |
Startdatum dienstverband | Begindatum contract (DaBe) | |
Einddatum dienstverband | Einddatum contract (DaEn) | |
Uren per week (tabelregel met geldigheid) | Aantal uren per week (HrWk) | |
Salaris (tabelregel met geldigheid) | Salaris (EmSa) en soort salaris | |
Organisatie-eenheid (doelveld kostenplaatscode) | Kostenplaats | Via een vertaaltabel |
Bankrekening | Bankgegevens (AfasBankInfo) |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie