HR naar ERP
Sympa AllSolutions koppeling: goedgekeurde medewerkergegevens van de Nederlandse werkgever in AllSolutions
Met een koppeling tussen Sympa en AllSolutions komt elke medewerker van de Nederlandse werkgever in Sympa automatisch in AllSolutions, met afdeling, functie, werkmail en datum in dienst. Alleen goedgekeurde tabelregels gaan mee, en een overplaatsing gaat in AllSolutions in op de geldigheidsdatum uit Sympa.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor de Noordse landen en Nederland in Sympa doen en projecten, uren en facturen in AllSolutions voeren, typen elke Nederlandse collega in AllSolutions over. Een wijziging die in Sympa nog op goedkeuring wacht, staat soms al in AllSolutions.
- De Sympa-beheerder zet een interface op met alleen de velden en tabellen die AllSolutions nodig heeft.
- KoppelHet leest de gewijzigde medewerkers van de Nederlandse werkgever, met alleen goedgekeurde tabelregels.
- Nieuwe medewerkers maakt KoppelHet aan in AllSolutions; wijzigingen gaan in op hun geldigheidsdatum.
- Een einde dienstverband wordt een datum uit dienst; AllSolutions houdt de medewerker en zijn uren.
Waar je op let bij Sympa en AllSolutions
- Sympa heeft geen vaste API-velden. De beheerder bouwt een interface en kiest zelf welke velden en tabellen erin staan. Voor AllSolutions zetten we alleen werkgever, dienstverband, afdeling, functie en werkmail open, zodat salaris en persoonsgegevens niet langs de koppeling komen.
- Elke tabelregel in Sympa heeft een goedkeuringsstatus, van wachten op opslaan tot goedgekeurd of afgewezen. Een overplaatsing die nog op goedkeuring wacht, hoort niet in de projectadministratie. KoppelHet vraagt per tabel alleen regels met de status goedgekeurd op.
- Met de parameter at geeft Sympa de tabelregels die op een bepaalde dag gelden, als de tabel effectivity-instellingen heeft. KoppelHet vraagt elke nacht de stand van de volgende dag op. Een nieuwe afdeling per de eerste van de maand staat dan op die dag in AllSolutions, niet eerder.
- Een interface van Sympa mag standaard honderd verzoeken per uur doen, samen voor lezen en schrijven. KoppelHet haalt per ronde alleen gewijzigde medewerkers op, in pagina's, en leest AllSolutions met een cursor. Zo blijft er ruimte over voor andere koppelingen op dezelfde interface.
- Een filter binnen een tabel geeft in Sympa nog steeds alle medewerkers terug, alleen met minder regels. Het koppelaccount van AllSolutions werkt per bedrijf. KoppelHet filtert daarom eerst op de Nederlandse werkgever en wisselt daarna naar het juiste AllSolutions-bedrijf, zodat collega's uit Finland of Zweden nooit in AllSolutions komen.
- Sympa leest uit een rapportagedatabase die tot dertig minuten achter kan lopen op het scherm. Een medewerker die HR net heeft aangemaakt, kan dus nog ontbreken. KoppelHet onthoudt het tijdstip van de vorige ronde met een ruime marge, zodat zo'n medewerker de volgende ronde alsnog in AllSolutions komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct na elke wijziging?
Sympa stuurt geen meldingen naar de koppeling en staat standaard honderd verzoeken per uur toe. Een paar rondes per dag past daar ruim binnen. Een hogere limiet kan bij Sympa worden aangevraagd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset, JSON) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication. Medewerkers met $filter op werkgever en wijzigingsdatum, $top en $skip; tabelregels met $expand en Approval eq 5; at, since of until voor geldigheid (vraagt effectivity-instellingen). Uniek veld of DataCardCode als sleutel. Standaard 100 verzoeken per uur per interface, gedeeld over GET, POST en PATCH; rapportagedatabase meestal binnen een minuut, uitzonderlijk tot 30 minuten achter.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login en het token, met RefreshToken na afloop van de vaste geldigheid. GET op de weergave met pageSize en cursor, POST op het medewerkerscherm met dezelfde controles als het formulier, PUT /api/v1/{browser}/{RecordID} met alleen gewijzigde velden. Wisselen van bedrijf met GET /api/v1/mwzbdr en afdelingWijzig.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek veld (bijv. personeelsnummer) | Personeelsnummer | Sleutel van de interface |
Naam | Naam | |
Werkmail | E-mailadres | |
Werkgever | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Via een tabel |
Afdeling (tabelregel) | Afdeling | |
Functie (tabelregel) | Functie | |
Begin en einde dienstverband | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie