ASVerzuimmelding (SIVI)
Sympa koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde afwezigheid als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Sympa en de Arbodienst wordt goedgekeurde ziekte van Nederlandse medewerkers in Sympa automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. De koppeling leest alleen de velden die jullie Sympa-beheerder in een eigen API-interface openzet, dus geen reden of diagnose.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa gebruiken voor HR en afwezigheid in Nederland en andere landen, leggen ziekte in Sympa vast en zetten die daarna met de hand in het portaal van de arbodienst. Een hersteldatum die later in Sympa komt, bereikt de arbodienst daardoor vaak te laat.
- De Sympa-beheerder maakt een API-interface op de medewerkerskaarten, met alleen de velden die de arbodienst nodig heeft.
- KoppelHet vraagt elk uur de afwezigheidsregels op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, voor medewerkers van de Nederlandse werkgever.
- Een goedgekeurde ziekte gaat als ziekmelding naar de arbodienst, met dienstverband en vangnet.
- Een nieuwe einddatum of omvang wordt een wijziging of betermelding.
- De retourmelding van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afgewezen of ingetrokken melding wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Sympa en Arbodienst (SIVI)
- Sympa heeft geen vaste veldlijst voor de API. Een beheerder bouwt zelf een interface en kiest welke velden erin staan. Voor de arbodienst zetten we alleen datums, omvang, soort en dienstverband open; reden en opmerkingen staan niet in de interface en kunnen dus ook niet uitlekken.
- Elke afwezigheidsregel in Sympa heeft een goedkeuringsstatus als getal, van wacht op goedkeuring tot afgewezen en goedgekeurd. Alleen goedgekeurde regels worden een ziekmelding. Wordt een gemelde regel later afgewezen, dan krijgt HR een taak.
- De API van Sympa staat standaard maximaal honderd verzoeken per uur per interface toe, voor lezen en schrijven samen. KoppelHet haalt daarom per ronde alleen de gewijzigde regels op, in grote pagina's, en blijft ruim onder de grens.
- Sympa leest API-vragen uit een vooraf berekende rapportagedatabase. Een goedkeuring staat daar meestal binnen een minuut, maar soms pas na een half uur. De koppeling kijkt bij elke ronde een uur terug, zodat een late goedkeuring niet tussen twee rondes valt.
- Met de parameters since en until geeft Sympa regels terug waarvan de geldigheid het venster overlapt, als de tabel daarvoor is ingericht. Zo vindt de dagelijkse controle ook ziekte die lang voor het venster begon en nog loopt.
- Een filter op een tabel binnen de kaart haalt in Sympa wel minder regels op, maar niet minder medewerkers. KoppelHet filtert daarom eerst op de Nederlandse werkgever en daarna op gewijzigde afwezigheid, zodat collega's in Finland of Zweden niet in de koppeling komen.
- Het activiteitenlog van de Sympa-API toont alleen de laatste tien verzoeken. KoppelHet houdt per ziekmelding zelf bij wat er is opgehaald en verstuurd, zodat HR ook na weken kan zien waarom een melding wel of niet bij de arbodienst is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie maakt de API-interface in Sympa?
Jullie Sympa-beheerder, in Instellingen onder API. Wij leveren de lijst met velden.
Hoe snel weet de arbodienst het?
Meestal binnen een uur na goedkeuring in Sympa.
Gaat de reden van afwezigheid mee?
Nee. Die staat niet in de interface en blijft in Sympa.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication (key en secret). Lezen met $filter (eq, gt, ge, and, or; geen in), $top, $skip, $orderby, $count, $expand op de afwezigheidstabel met een filter op modified, en since/until voor geldigheid. Goedkeuring per tabelregel als getal (0 Undef, 1 WaitingSave, 2 WaitingRequest, 3 WaitingApproval, 4 Declined, 5 Approved). Standaard 100 verzoeken per uur per interface.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek veld van de medewerkerskaart | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Dienstverband bij de Nederlandse werkgever | Identificatie dienstverband | |
Begindatum afwezigheidsregel | Datum eerste verzuimdag | |
Omvang van de afwezigheid | Percentage verzuim | |
Einddatum + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Afwezigheidssoort | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Goedkeuring (5 = goedgekeurd) | Alleen goedgekeurde regels | |
Eigen veld in Sympa | Vangnet J/N | Bij de start vastgelegd |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie