Identity en access management
Sympa Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Sympa, ook voor meerdere entiteiten
Met een koppeling tussen Sympa en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit Sympa een Microsoft-account met functie, afdeling en leidinggevende, en wordt het account na het einde van het dienstverband uitgeschakeld. KoppelHet neemt meerdere entiteiten mee in één koppeling, met eigen naamgeving en groepen, en schakelt het account op de einddatum zelf uit.
Wat de koppeling doet
Bij organisaties met meerdere entiteiten in Sympa en één Entra ID-omgeving maakt IT accounts vaak met de hand aan, zeker als de naamgeving per land verschilt.
- HR legt in Sympa een nieuwe medewerker vast bij een van de entiteiten.
- KoppelHet leest de wijziging binnen het uur en maakt het account aan, uitgeschakeld tot de startdatum.
- Groepen en licentie volgen uit entiteit, organisatie-eenheid en functie.
- Het werkadres gaat terug naar Sympa, zodat HR het juiste adres in het dossier heeft.
- Op de einddatum wordt het account uitgeschakeld, ook als de volgende ronde pas later komt.
Waar je op let bij Sympa en Microsoft Entra ID
- Heeft de groep meerdere entiteiten in Sympa, dan leest KoppelHet alle entiteiten die bij de Microsoft-omgeving horen in één koppeling, met regels per land.
- KoppelHet leest elk uur de gewijzigde medewerkers in Sympa en schakelt het account op de einddatum zelf uit. Een vertrek of een nieuwe collega blijft zo geen dag liggen.
- Sympa-organisatie-eenheden vormen een boom. Voor groepen in Entra ID kiest KoppelHet het niveau dat jullie toegangsontwerp gebruikt, bijvoorbeeld de afdeling onder de Nederlandse entiteit, en niet de naam van het onderste team.
- Microsoft vraagt voor een licentie een land bij de gebruiker. Het land komt uit de Sympa-entiteit, zodat een Belgische collega de juiste gebruikslocatie en licentie krijgt.
- Een interface in Sympa kan bij de leidinggevende het e-mailadres van die persoon meegeven. KoppelHet zoekt daarmee het Microsoft-account van de manager op, ook als die bij een andere entiteit werkt.
- Sympa staat standaard honderd API-aanvragen per uur per interface toe. KoppelHet gebruikt een eigen interface voor deze koppeling, zodat de uurlijkse ronde andere koppelingen op Sympa, zoals een salariskoppeling, niet in de weg zit.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Active Directory on-premise?
Ja, via een klein programma in jullie netwerk.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, per medewerker terug te vinden. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; de Sympa-interface bevat alleen de velden uit het ontwerp. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met X-ApiKey, met $filter op modified en op de entiteit, en doelvelden op het datacardveld van de leidinggevende.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, userPrincipalName, jobTitle, department, companyName, manager, usageLocation en accountEnabled, of via API-driven inbound provisioning (vraagt Entra ID P1 of hoger).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | employeeId | |
Roepnaam of voornaam | givenName | |
Achternaam | surname | |
Naamgevingsregel per land | userPrincipalName en mailNickname | |
Functie | jobTitle | |
Organisatie-eenheid | department | |
Entiteit | companyName | |
Leidinggevende (e-mail via doelveld) | manager | |
Land van de entiteit | usageLocation | |
Einddatum dienstverband | accountEnabled = false |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie