Payroll koppeling
Sympa koppelen met Loket: goedgekeurde HR-gegevens uit Sympa naar de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Sympa en Loket gaan nieuwe medewerkers, contractregels, uren, salaris, adres en bankrekening van de Nederlandse entiteit uit Sympa naar Loket, maar alleen als de regel in Sympa is goedgekeurd. Een nieuwe medewerker komt als conceptwerknemer binnen, en een einddatum in Sympa beëindigt het dienstverband in Loket.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en hun Nederlandse loonverwerking in Loket hebben, vaak via een salarisbureau, sturen mutaties nu als export uit Sympa door. Zo zit er handwerk tussen elke goedkeuring en de loonrun.
- De Sympa-beheerder zet een interface open met alleen de velden en tabellen die Loket nodig heeft.
- KoppelHet vraagt een paar keer per dag de gewijzigde, goedgekeurde regels op voor de Nederlandse entiteit.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer in Loket; wijzigingen gaan naar het bestaande dienstverband met hun ingangsdatum.
- Het salarisbureau vult de Nederlandse loongegevens aan en zet het concept om.
- Vóór de aanleverdatum vergelijkt KoppelHet de geldige regels in Sympa met Loket en meldt verschillen.
Waar je op let bij Sympa en Loket
- Sympa geeft bij elke tabelregel een goedkeuringsstatus mee, van wachten op goedkeuring tot afgewezen en goedgekeurd. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde regels mee, zodat een salarisvoorstel dat nog bij de leidinggevende ligt niet in de loonrun terechtkomt.
- Een interface in Sympa mag standaard honderd aanvragen per uur doen, voor alle soorten samen. KoppelHet vraagt daarom gewijzigde regels in pakketten op en filtert in Sympa zelf, in plaats van per medewerker te bevragen.
- Tabellen met geldigheid in Sympa kun je opvragen per periode of per peildatum. KoppelHet vraagt de regels op die in de verloningsperiode van Loket gelden, zodat een salarisverhoging met terugwerkende kracht in de juiste periode valt.
- Bedient Sympa meerdere landen, dan filtert KoppelHet in de aanvraag op de Nederlandse entiteit. Elke Nederlandse BV gaat naar een eigen werkgever in Loket.
- Loket zet een ontslag op de laatste werkdag en past daarmee ook loon, uren en verzuim aan. KoppelHet gebruikt daarom de einddatum van de contractregel in Sympa, niet de datum waarop het ontslag werd ingevoerd.
- Sympa laat in het API-paneel de tien laatste aanvragen met fouten zien. KoppelHet vraagt foutinformatie mee, zodat een ongeldige waarde in Sympa als melding bij HR komt in plaats van als lege regel in Loket.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als honderd aanvragen per uur niet genoeg zijn?
Volgens Sympa kan de limiet omhoog via de contactpersoon. Meestal is het niet nodig, omdat KoppelHet per pakket werkt.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4, api.sympahr.net) op een eigen interface met X-ApiKey - $filter op modified en entiteit, $expand op tabellen met $filter=Approval eq 5, since en until voor regels met geldigheid, errordata=true voor foutinformatie en $top en $skip voor pakketten. Standaard honderd aanvragen per uur per interface.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - POST conceptemployees (employeeData met iban, employmentData, workingHoursData, wageData), wages en workinghours per dienstverband, PATCH terminate met de laatste werkdag.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (datakaart) | Personeelsnummer | Vaste sleutel |
Voornamen en achternaam | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Entiteit (datakaart) | Werkgever | Alleen de Nederlandse entiteit |
Contractregel begindatum | Begindatum dienstverband | |
Uren per week (contractregel) | Afwijkende uren per week (workingHoursData) | |
Salarisregel | Brutoloon (wageData) | Met ingangsdatum van de regel |
Adres | Adres | |
Bankrekening | IBAN | |
Contractregel einddatum | Einde dienstverband (terminate) |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie