HR naar ERP
Sympa Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Sympa in Business Central, met afdeling als dimensie op de juiste dag
Met een koppeling tussen Sympa en Microsoft Dynamics 365 Business Central wordt elke medewerker van een werkgever met een Business Central-bedrijf automatisch een employee daar, met functie, e-mail en afdeling als standaarddimensie. Een goedgekeurde overplaatsing of einddatum in Sympa past KoppelHet aan op de dag dat die ingaat, omdat Business Central zelf geen ingangsdatums voor medewerkers kent.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sympa als HR-systeem en Business Central voor de boekhouding laten uren of declaraties vaak via Business Central lopen. Medewerkers worden daar met de hand aangemaakt, en een overplaatsing in Sympa komt pas in Business Central als iemand eraan denkt.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een API-interface met werkgever, functie, zakelijk e-mailadres, dienstverband en afdeling; wij leveren de veldlijst.
- Elk uur haalt KoppelHet nieuwe en gewijzigde datakaarten op en maakt nieuwe medewerkers aan in het Business Central-bedrijf van hun werkgever.
- Elke ochtend vraagt KoppelHet de goedgekeurde afdelingsregels op die op die dag gelden, en past de dimensie aan waar die anders is.
- Een afdeling zonder dimensiewaarde in Business Central gaat als melding naar finance.
- Na de einddatum krijgt de medewerker de status beëindigd en de datum uit dienst.
Waar je op let bij Sympa en Microsoft Dynamics 365
- Business Central bewaart van een medewerker alleen de huidige afdeling, zonder ingangsdatum. Sympa kan met de parameter at de stand op één dag geven. KoppelHet vraagt elke ochtend de stand van vandaag op, zodat een overplaatsing per de eerste van de maand op die dag in Business Central verschijnt en niet eerder.
- Een datakaart die na het aanmaken nooit is gewijzigd, heeft in Sympa een leeg modified-veld. Een filter op alleen modified mist zo'n nieuwe medewerker. KoppelHet filtert daarom op created en modified samen, zodat een nieuwe collega bij de eerste ronde in Business Central komt.
- Dimensiewaarden in Business Central zijn via de API alleen te lezen. KoppelHet kan een nieuwe afdeling uit Sympa dus niet zelf als dimensie aanmaken. Ontbreekt de code, dan maakt KoppelHet de medewerker wel aan maar zonder afdeling, en vraagt finance de waarde toe te voegen.
- Op een standaarddimensie kan Business Central eisen dat een code verplicht is bij elke boeking. Staat dat aan voor de afdeling, dan zet KoppelHet de dimensie meteen bij het aanmaken van de medewerker, zodat de eerste urenregel of declaratie niet wordt geweigerd.
- Elke Sympa-werkgever hoort bij één bedrijf in Business Central, en de API werkt per bedrijf. KoppelHet bepaalt per medewerker het bedrijf uit de werkgever. Gaat iemand over naar een andere werkgever, dan beëindigt KoppelHet de medewerker in het ene bedrijf en maakt hem aan in het andere.
- Sympa beantwoordt leesvragen uit een rapportagedatabase die tot een half uur achter kan lopen, met honderd verzoeken per uur per interface. KoppelHet laat elke ronde een halfuur overlappen met de vorige en schrijft in Business Central alleen echte verschillen, zodat er geen onnodige wijzigingen in de medewerkerskaart komen.
- Een vertrekker verdwijnt niet uit Sympa, want de Integration API kent geen verwijderen. Business Central kent naast actief en beëindigd ook inactief. KoppelHet zet alleen na de einddatum van het dienstverband de status beëindigd, zodat openstaande declaraties van die medewerker nog verwerkt kunnen worden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat de leidinggevende mee naar Business Central?
Niet in de eerste versie. De employee-API van Business Central heeft geen veld voor de leidinggevende. Goedkeurders voor uren kunnen later als uitbreiding.
Werkt dit ook met Dynamics 365 Finance?
Deze pagina gaat uit van Business Central. Dynamics 365 Finance werkt met andere entiteiten; dat bekijken we apart.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset, JSON) onder https://api.sympahr.net/api met X-ApiKey of basic authentication. Nieuwe en gewijzigde kaarten met $filter op created en modified plus de werkgever; afdelingsregels met $expand en Approval eq 5 en at voor de stand op één dag (vraagt effectivity-instellingen). Standaard 100 verzoeken per uur per interface; rapportagedatabase tot 30 minuten achter.
- Business Central API v2.0 per bedrijf met een app-registratie in Microsoft Entra ID - employees (POST, PATCH; number, givenName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee en postingValidation; dimensionValues alleen GET.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek veld van de datakaart | number | |
Voornaam en achternaam | givenName, surname | |
Functie | jobTitle | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Werkgever | Bedrijf in Business Central | Vaste tabel per werkgever |
Afdeling (regel geldig op de dag, Approval 5) | defaultDimensions (afdeling) | Code moet al als dimensiewaarde bestaan |
Begindatum dienstverband | employmentDate | |
Einddatum dienstverband | terminationDate en status Terminated |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie