Payroll koppeling
Sympa PayFit koppeling: Franse starters uit Sympa in PayFit, loonstroken terug als pdf in Sympa
Een koppeling tussen Sympa en PayFit zet een goedgekeurde nieuwe medewerker van de Franse entiteit uit Sympa als collaborator met basiscontract klaar in PayFit. Na elke loonrun zet KoppelHet de loonstroken uit PayFit als pdf terug op een tabelregel in Sympa; latere contractwijzigingen kan de PayFit-API niet schrijven en komen op een werklijst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sympa beheren en de Franse lonen in PayFit laten rekenen, voeren een starter twee keer in, en medewerkers zoeken hun loonstrook in Sympa terwijl die alleen in PayFit staat.
- HR legt de starter vast in Sympa bij de Franse entiteit; de regels worden goedgekeurd.
- KoppelHet leest de Sympa-interface voor Frankrijk in één aanvraag en maakt voor elke nieuwe medewerker een collaborator en een contract in PayFit.
- Payroll vult het contract in PayFit aan en draait de loonrun; wijzigingen uit Sympa staan op een werklijst.
- Na de loonrun haalt KoppelHet de loonstroken op bij PayFit.
- KoppelHet maakt per loonstrook een nieuwe tabelregel in Sympa met de pdf als bijlage.
Waar je op let bij Sympa en PayFit
- Een Sympa-interface staat standaard honderd aanvragen per uur toe, gedeeld over lezen en schrijven. KoppelHet leest daarom alle Franse medewerkers in één aanvraag met $expand in plaats van per medewerker, en verdeelt het terugzetten van loonstroken over meerdere uren als dat nodig is.
- Tabelregels in Sympa hebben een goedkeuringsstatus, waarbij 5 betekent goedgekeurd. KoppelHet maakt in PayFit alleen een collaborator aan voor een starter met goedgekeurde regels, zodat een concept nooit als medewerker in de Franse payroll komt.
- Bijlagen schrijven kan in de Sympa-API alleen als pdf, alleen op een tabelregel, en alleen bij het aanmaken van die regel, tot ongeveer 30 MB per aanvraag. KoppelHet maakt daarom per loonstrook een nieuwe regel in een vaste tabel in plaats van een bestaande regel aan te vullen.
- Wat KoppelHet in Sympa schrijft, is pas na een korte vertraging via een GET te zien, meestal binnen een minuut en soms tot dertig minuten. KoppelHet controleert een teruggezette loonstrook daarom niet direct, maar bij de volgende leesronde.
- PayFit kan via de API een collaborator en een contract aanmaken, maar alleen voor Franse bedrijven en zonder bestaande contracten te wijzigen. Salaris- en functiewijzigingen uit Sympa zet KoppelHet op een werklijst voor payroll.
- Het Franse sociale-zekerheidsnummer telt bij PayFit vijftien tekens. KoppelHet stuurt het nummer uit Sympa alleen mee als het die lengte heeft; anders vult payroll het in PayFit in.
- Regels met een geldigheidsperiode zijn in Sympa op te vragen met since en until. KoppelHet vraagt starters op met een startdatum in de komende weken, zodat payroll het contract in PayFit tijdig kan aanvullen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we de API-limiet van Sympa verhogen?
Meestal niet. Bij veel loonstroken tegelijk kan het helpen; Sympa verhoogt de limiet op aanvraag.
Gaat verlof ook naar PayFit?
Niet in de eerste versie. Goedgekeurde afwezigheid naar PayFit kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Sympa Integration API (OData v4, api.sympahr.net) op een eigen interface met X-ApiKey, geopend voor GET en POST - $filter op entiteit, $expand op tabellen met $filter=Approval eq 5, since en until, en POST api/{interface}({id})/{tabel} met een pdf-bijlage. Standaard honderd aanvragen per uur per interface.
- PayFit via partner-api.payfit.com - POST /companies/{companyId}/collaborators en POST /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/contracts (alleen Frankrijk, 201 zonder data, beschikbaar na twee tot vijf minuten); loonstroken met GET /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/payslips.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek kenmerk van de datacard (personeelsnummer) | Bij KoppelHet gekoppeld aan het PayFit collaboratorId | |
Voornaam, achternaam, privé-e-mail, adres | firstName, lastName, personalEmail, personalAddress | |
Sofinummer (Frans, 15 tekens) | socialSecurityNumber | |
Contractregel: startdatum en functie | Contract startDate en jobTitle | |
PayFit-loonstrook (pdf) | Nieuwe tabelregel met pdf-bijlage in Sympa |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie