Verlof, verzuim en uren
Sympa Quinyx koppeling: medewerkers uit meerdere Sympa-entiteiten in Quinyx, goedgekeurde afwezigheid erbij
Met een koppeling tussen Sympa en Quinyx komen medewerkers uit Sympa automatisch in de juiste Quinyx-unit, ook als ze bij verschillende Sympa-entiteiten horen. Sympa biedt zelf een Quinyx-connector voor medewerkers en dienstverbanden; KoppelHet bouwt maatwerk als er meer entiteiten zijn, als goedgekeurde afwezigheid uit Sympa ook in het rooster moet, of als één ronde per dag te weinig is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sympa voeren en winkels, zorglocaties of klantenservice in Quinyx plannen, zetten nieuwe medewerkers en afwezigheid met de hand in Quinyx, of gebruiken de Sympa-connector voor één entiteit en doen de rest zelf. Een goedgekeurde afwezigheid in Sympa ziet de planner pas als iemand niet komt.
- De Sympa-beheerder richt een API-interface in met de velden voor medewerker, dienstverband en afwezigheid.
- KoppelHet vraagt elk uur de gewijzigde medewerkers op, gefilterd op de eenheden die in Quinyx plannen.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Quinyx of werkt hem bij, met een rol in de unit voor de periode van het dienstverband.
- Afwezigheidsregels met de status goedgekeurd gaan als afwezigheid naar Quinyx.
- Verdwijnt of verandert een regel in Sympa, dan past KoppelHet de afwezigheid in Quinyx aan.
Waar je op let bij Sympa en Quinyx
- De Quinyx-connector van Sympa brengt gegevens over van één Sympa-entiteit naar één Quinyx-omgeving. Organisaties met meerdere Sympa-entiteiten die in één Quinyx plannen, vallen daarbuiten. KoppelHet haalt alle entiteiten op in één koppeling en zet elke medewerker in de unit van zijn eigen vestiging.
- In de beschrijving van de Sympa-connector staan medewerker, dienstverband, en optioneel agreement en beloning als gegevenssets; afwezigheid staat er niet tussen. KoppelHet neemt goedgekeurde afwezigheidsregels uit Sympa wel mee, zodat het rooster vrije dagen en ziekte kent.
- Sympa geeft bij elke tabelregel een goedkeuringsstatus, met aparte waarden voor wachten op goedkeuring, afgewezen en goedgekeurd. KoppelHet vraagt alleen goedgekeurde afwezigheidsregels op, zodat een aanvraag die nog loopt geen gat in het Quinyx-rooster maakt.
- De connector van Sympa draait standaard één keer per dag; vaker kost een hoger maandbedrag. Een Sympa-interface staat honderd aanvragen per uur toe, voor lezen en schrijven samen. KoppelHet vraagt elk uur alleen de wijzigingen op, in grote pagina's, en blijft zo ruim binnen die limiet.
- Sympa laat via de API niets verwijderen, en een verwijderde afwezigheidsregel verschijnt dus niet als wijziging. Quinyx houdt de afwezigheid dan vast. KoppelHet vergelijkt elke nacht de geldige afwezigheidsregels in Sympa met Quinyx en verwijdert een afwezigheid die in Sympa niet meer bestaat, met de diensten terug naar de medewerker.
- Sympa kan tabelregels opvragen die in een periode geldig zijn. Een rol in Quinyx heeft ook een begin- en einddatum. KoppelHet vraagt de dienstverbandregels op die binnen de planningshorizon vallen, en zet een toekomstige overplaatsing alvast als nieuwe rol in de andere unit.
- De Sympa-connector is er alleen voor klanten met het Lead-abonnement van Sympa. KoppelHet werkt met de Integration API, die een beheerder in het API-paneel zelf inricht, zonder dat de connector nodig is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren terug naar Sympa?
Niet in deze koppeling. Uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Wat als de aanvraaglimiet van Sympa te krap is?
Bij heel veel wijzigingen per uur vraagt u Sympa om een hogere limiet; Sympa noemt die mogelijkheid zelf.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa via de Integration API (OData v4, JSON) op een interface die de beheerder in het API-paneel aanmaakt, met X-ApiKey of basic authentication. $filter op modified en unit, $expand op de tabellen voor dienstverband en afwezigheid met Approval eq 5 (Undef 0, WaitingSave 1, WaitingRequest 2, WaitingApproval 3, Declined 4, Approved 5), since, until en at voor geldige regels, $top en $skip. Honderd aanvragen per uur per interface, voor alle methodes samen; geen DELETE.
- Quinyx via de Employees API v3 (POST en PATCH /hr/v3/employees met badgeNumber en employment met homeGroupId en employmentStartDate) en /hr/v3/role-assignments met startDate en endDate. Afwezigheid via POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences, DELETE met reassignBackShifts.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (veld in de interface) | badgeNumber | Vaste sleutel |
Voornaam, achternaam | personalInformation.firstName, lastName | |
Werkmail | email | |
unit (organisatie-eenheid) | employment.homeGroupId | Via een tabel naar Quinyx-units |
Dienstverbandregel (geldig van en tot) | role-assignment startDate en endDate | |
Afwezigheidsregel (Approval 5), soort | Absence, absenceTypeId | Via een tabel per afwezigheidssoort |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie