Sympa Sage Payroll koppeling: de nachtelijke wijzigingsexport van Sympa als Sage 50-importbestand

Wat de koppeling doet

Organisaties die HR in Sympa beheren en een Britse entiteit in Sage 50 Payroll houden, geven de salarisadministratie elke maand een lijst met starters, salarissen en bonussen. Sympa heeft geen Sage-connector, en wat payroll krijgt, moet het in Sage opnieuw invoeren.

1. HR legt in Sympa een starter, salariswijziging, vertrek of eenmalige betaling vast bij de Britse entiteit.
2. Sympa zet 's nachts de wijzigingsbestanden voor het Verenigd Koninkrijk op de SFTP-map.
3. KoppelHet haalt de bestanden op, zet persoon en dienstverband om naar Employee Details en eenmalige betalingen naar Employee Payments (Hours and Rates).
4. Payroll maakt een back-up en leest de bestanden in Sage 50 Payroll in.
5. Regels die Sage weigert of die niet om te zetten zijn, komen op een lijst voor HR.

Waar je op let bij Sympa en Sage Payroll

• Sympa verkoopt een geautomatiseerde wijzigingsexport die elke nacht CSV-bestanden met nieuwe gegevens en wijzigingen op een Sympa-SFTP-map zet, voor € 86 per maand. Sympa garandeert niet dat software van derden die bestanden kan inlezen; KoppelHet zet ze daarom om naar de sjablonen die Sage 50 Payroll verwacht.
• De export bestaat uit zeven bestanden, van persoonsgegevens en dienstverband tot beloning, eenmalige betalingen en afwezigheid, en kan per land of entiteit worden gesplitst. KoppelHet laat Sympa alleen de Britse set maken, zodat collega's uit andere landen nooit in een Sage-bestand komen.
• Via de Integration API van Sympa zou elke medewerker een aparte leesronde kosten, terwijl een interface standaard honderd aanvragen per uur heeft. De nachtelijke export levert alle Britse wijzigingen in één keer, en daarom kiest KoppelHet voor Sage die route.
• Eenmalige betalingen staan in een eigen exportbestand. In Sage gaan ze via Employee Payments (Hours and Rates), dat alleen betalingen bijwerkt die al bij de medewerker horen en geen factored payments aanneemt; een nieuw betalingstype zet KoppelHet op de lijst voor handmatige invoer.
• Sympa kent het personeelsnummer, Sage daarnaast een eigen RTI-kenmerk voor HMRC dat na inlezen vastligt. Het Sympa-nummer gaat dus naar de Employee Reference, en het RTI-veld blijft bij starters open zodat Sage dat nummer zelf toekent.
• Alle exportbestanden komen in dezelfde SFTP-map, één set per nacht. KoppelHet verwerkt elke set één keer en bewaart welke set in welk Sage-bestand zat, zodat payroll bij een vraag ziet waar een regel vandaan kwam.
• Inlezen in Sage 50 Payroll is altijd handwerk van payroll, na een veiligheidskopie. Daarom staat er elke ochtend hooguit één nieuw medewerkerbestand klaar, en vóór elke afsluiting één betalingenbestand, elk herkenbaar aan de datum.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Payroll koppeling
• Sympa koppelen
• Sage Payroll koppelen

→

Greenhouse → Sympa

Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa

→

Recruitee → Sympa

Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa

→

SmartRecruiters → Sympa

SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa

→

Sympa → 4PS Construct

Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie