HR naar ITSM

Sympa koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets voor de Nederlandse servicedesk

Met een koppeling tussen Sympa en TOPdesk staan medewerkers van de Nederlandse entiteit uit Sympa als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuwe medewerker start een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de einddatum komt een offboardingmelding voor tablet en pas.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Werkgevers die Sympa voor HR en TOPdesk voor IT en facilitair gebruiken, geven nieuwe collega's hun apparatuur en toegangspas pas als een leidinggevende daar een melding voor maakt.

HR legt een nieuwe medewerker vast in Sympa bij de Nederlandse entiteit.
KoppelHet vraagt elk uur de gewijzigde medewerkers op via de interface die de Sympa-beheerder heeft ingericht.
De persoon komt in TOPdesk met afdeling, vestiging en leidinggevende, en een onboardingwijziging start met de startdatum.
Wijzigt de organisatie-eenheid of leidinggevende, dan volgt de persoon in TOPdesk.
Een week voor de einddatum komt een offboardingmelding voor tablet en pas; na de einddatum archiveert KoppelHet de persoon.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Persoon met personeelsnummer en naam · Afdeling uit de organisatie-eenheid · Vestiging · Leidinggevende · Onboarding- en offboardingwijziging · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij Sympa en TOPdesk

KoppelHet haalt de start- en einddatums in dezelfde uurlijkse ronde op als de rest van de medewerkergegevens. De meldingen kosten daardoor geen extra aanvragen binnen de limiet van de Sympa-interface.
In de bouw krijgen medewerkers vaak een tablet voor het werk op locatie. Het sjabloon voor de offboardingmelding bevat tablet en pas als vaste taken, zodat die op de laatste werkdag terugkomen.
Stapt een medewerker binnen de groep over naar de Nederlandse entiteit, dan verandert in Sympa de entiteit maar blijft het dezelfde persoon. TOPdesk krijgt dan een onboardingmelding voor de Nederlandse werkplek.
Een interface in Sympa heeft geen vaste veldenlijst; de beheerder kiest de velden. Voor TOPdesk zetten we alleen naam, organisatie, functie, leidinggevende en datums open, zodat beoordelingen en verzuim buiten de koppeling blijven.
Sympa kan bij een veld dat naar een andere medewerker wijst, zoals de leidinggevende, een doelveld van die medewerker meegeven. KoppelHet vraagt het e-mailadres van de leidinggevende op en zoekt daarmee de persoon in TOPdesk.
Sympa staat standaard honderd aanvragen per uur per interface toe. KoppelHet vraagt daarom alleen gewijzigde medewerkers op, in grote pagina's, zodat een uurlijkse ronde ruim binnen de limiet blijft.
Een Sympa-omgeving voor de hele groep bevat medewerkers van alle landen. De interface filtert op de Nederlandse entiteit, zodat TOPdesk geen personen krijgt die bij een andere servicedesk horen.
Wijzigingen zijn in Sympa soms pas na een half uur op te vragen, omdat de interface uit een rapportagedatabase leest. Een nieuwe medewerker die vandaag wordt vastgelegd, staat dus uiterlijk binnen een paar uur in TOPdesk.
Organisatie-eenheden in Sympa vormen een boom, afdelingen in TOPdesk een platte lijst met unieke namen. Twee eenheden met dezelfde naam krijgen in TOPdesk de bovenliggende eenheid erbij.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de einddatum een offboardingmelding. Wat erin staat, bepaalt jullie servicedesk in het sjabloon.

Ziet de koppeling alles wat in Sympa staat?

Nee. De Sympa-beheerder bepaalt welke velden de interface bevat, en voor TOPdesk zijn dat alleen de gegevens die de servicedesk nodig heeft.

Wie bepaalt wat er in de onboardingwijziging staat?

Jullie servicedesk, via een sjabloon in TOPdesk. KoppelHet vult het met de persoon, de vestiging en de startdatum.

Moeten we in Sympa iets inrichten?

Een interface in het API-paneel met de afgesproken velden en een API-sleutel voor de koppeling. Dat is eenmalig.

We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?

Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Sympa wordt gelezen via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met X-ApiKey of basic authentication; $filter op modified en op de entiteit, $top en $skip, en doelvelden op het datacardveld van de leidinggevende. Standaard honderd aanvragen per uur per interface; lezen gebeurt uit de rapportagedatabase.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). employeeNumber tot 20 tekens, firstName tot 30, prefixes tot 10, surName tot 50.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Sympa	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Personeelsnummer (uniek veld van de interface)`	`employeeNumber`	Maximaal 20 tekens
`Voornaam`	`firstName`
`Achternaam`	`surName en prefixes`	Voorvoegsel afsplitsen
`Zakelijk e-mailadres`	`email`
`Organisatie-eenheid`	`department`
`Vestiging of werkplek`	`branch`	Via een vertaaltabel
`Functie`	`jobTitle`
`Leidinggevende (e-mail via doelveld)`	`manager`	Opgezocht als bestaande persoon
`Start- en einddatum dienstverband`	`Onboarding- en offboardingwijziging`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Start- of einddatum`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Sympa → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: HR legt in Sympa een nieuwe medewerker, een wijziging in organisatie of leidinggevende, of een einddatum vast voor de Nederlandse entiteit
Frequentie: Elk uur op gewijzigde medewerkers, met acties op de start- en einddatum
Wat gaat er over: Persoon met personeelsnummer en naam
Afdeling uit de organisatie-eenheid
Vestiging
Leidinggevende
Onboarding- en offboardingwijziging
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling