HR naar ERP
Sympa Unit4 koppeling: goedgekeurde organisatieregels uit Sympa als gedateerde relaties in Unit4 ERPx
Met een koppeling tussen Sympa en Unit4 ERPx komt elke medewerker van een werkgever die in Unit4 boekt automatisch in het juiste Unit4-bedrijf, met afdeling en kostenplaats als relaties die dezelfde geldigheid hebben als de goedgekeurde regel in Sympa. Unit4 boekt uren en kosten dan op de eenheid die op die dag gold, en een vertrek in Sympa beëindigt de medewerker ook in Unit4.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Sympa voeren en financiën en projecten in Unit4 ERPx, leggen nieuwe collega's en overplaatsingen twee keer vast. In Unit4 staat een medewerker dan vaak weken op de oude afdeling, waardoor uren en kosten op de verkeerde kostenplaats landen.
- Jullie Sympa-beheerder richt een API-interface in met werkgever, dienstverband, afdeling, kostenplaats en leidinggevende; wij leveren de veldlijst.
- Elk uur leest KoppelHet de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, alleen van werkgevers met een Unit4-bedrijf.
- Een nieuwe medewerker laat KoppelHet eerst door Unit4 controleren zonder op te slaan, en maakt hem daarna aan.
- Elke goedgekeurde regel voor afdeling of kostenplaats wordt een relatie met dezelfde begin- en einddatum.
- Na de einddatum van het dienstverband beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4.
Waar je op let bij Sympa en Unit4 ERP
- In Sympa kiest de beheerder zelf welk uniek veld een medewerker identificeert, of het automatische DataCardCode. KoppelHet gebruikt die waarde als personId in Unit4 en zet de automatische nummering daar uit. Unit4 weigert een bestaand personId binnen hetzelfde bedrijf, dus een herhaalde ronde na een storing maakt geen tweede medewerker.
- Een overplaatsing in Sympa is pas definitief als de tabelregel de goedkeuringsstatus vijf heeft. KoppelHet neemt alleen zulke regels mee, zodat Unit4 geen projectboekingen op een afdeling laat landen waar de wissel nog ter goedkeuring ligt.
- Sympa-regels met effectivity-instellingen hebben een geldigheid, en Unit4 legt relaties van een medewerker vast met dateFrom en dateTo. KoppelHet vraagt de regels met since en until op en zet elke periode met dezelfde datums in Unit4, ook als HR een overplaatsing met terugwerkende kracht invoert.
- Elke Sympa-werkgever hoort bij precies één Unit4-bedrijf, en werkgevers in andere landen hebben vaak geen Unit4-bedrijf. Omdat een filter in $expand alleen tabelregels inperkt, zet KoppelHet de werkgever in het hoofdfilter, zodat medewerkers zonder Unit4-bedrijf de koppeling niet bereiken.
- Sympa staat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, terwijl Unit4 er vijfhonderd per minuut aankan en tot tweehonderd medewerkers per batch aanmaakt. De Sympa-kant bepaalt dus het tempo. KoppelHet leest Sympa met grote pagina's en verdeelt de eerste vulling over meerdere uren.
- De Integration API van Sympa kent geen DELETE, en een vertrekker blijft in Sympa staan met een einddatum. KoppelHet gebruikt die einddatum om de medewerker in Unit4 via de DELETE-aanroep te beëindigen, wat in Unit4 een status beëindigd is en geen verwijdering, zodat historische boekingen blijven kloppen.
- De leidinggevende is in Sympa een verwijzing naar een andere datakaart. Via een doelveld in de interface levert Sympa direct de sleutel van die kaart. Legt Unit4 de leidinggevende als relatie vast, dan vertaalt KoppelHet die sleutel naar het personId van de leidinggevende in Unit4.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salaris en persoonsgegevens mee naar Unit4?
Nee. De Sympa-interface bevat alleen wat Unit4 voor uren, projecten en goedkeuring nodig heeft. Salaris staat er niet in en kan de koppeling dus niet bereiken.
Wat als een afdeling uit Sympa niet in Unit4 bestaat?
Dan keurt de validatie in Unit4 de medewerker af en krijgt finance een melding met de code. Na het aanmaken in Unit4 neemt de volgende ronde de relatie alsnog mee.
Kan het Unit4-nummer terug naar Sympa?
Dat is niet nodig, omdat Unit4 de sleutel uit Sympa overneemt. Een andere waarde terugschrijven kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset, JSON) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication. Lezen met $filter op modified en de werkgever, $top en $skip, $expand op de tabellen met Approval eq 5, en since en until voor geldigheid. Supervisorveld met doelveld voor de sleutel van de leidinggevende. Geen DELETE. Standaard 100 verzoeken per uur per interface, gedeeld over GET, POST en PATCH.
- Unit4 ERPx via de Employees API met Client ID en Client Secret - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees of /v1/employees/batch (maximaal 200 per aanroep, 409 bij een bestaand personId), PATCH /v1/employees/batch op relatedValues (relationId, relatedValue, dateFrom, dateTo) en employments, DELETE /v1/employees/{personId} als beëindiging. Tenantlimiet 500 verzoeken per minuut voor alle koppelingen samen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Uniek veld of DataCardCode | personId | Automatische nummering in Unit4 uit |
Werkgever op de datakaart | companyId | Vaste tabel; werkgevers zonder Unit4-bedrijf vallen af |
Voornaam en achternaam | nameInformation.firstName en surname | |
Zakelijk e-mailadres | contactPoints | |
Begin- en einddatum dienstverband | employments (startDate, endDate) | |
Afdeling (tabelregel, Approval 5) | relatedValues (dateFrom, dateTo) | |
Kostenplaats (tabelregel, Approval 5) | relatedValues (dateFrom, dateTo) | Welke relationId hangt af van de Unit4-inrichting |
Leidinggevende via doelveld van de supervisorkaart | relatedValues (leidinggevende) | Alleen als Unit4 de leidinggevende als relatie vastlegt |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie