VSVerzuimmelding (SIVI)
Sympa koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: goedgekeurde afwezigheid van de Nederlandse werkgever
Met een koppeling tussen Sympa en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurde ziekte van medewerkers bij de Nederlandse werkgever in Sympa automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. KoppelHet leest daarvoor een eigen API-interface in Sympa met alleen de velden die de verzekeraar nodig heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sympa als HR-systeem gebruiken en voor hun Nederlandse werkgever het ziekterisico hebben verzekerd, zetten zieke medewerkers nu met de hand in het portaal van de verzekeraar. Sympa wordt vaak in Noord-Europa breed gebruikt, en alleen de Nederlandse medewerkers horen bij de polis.
- Jullie Sympa-beheerder maakt een API-interface met medewerker, werkgever en de afwezigheidstabel; wij leveren de veldlijst.
- Elk uur haalt KoppelHet de gewijzigde afwezigheidsregels van de Nederlandse werkgever op.
- Een goedgekeurde regel van een ziektesoort wordt een nieuwe of gewijzigde melding.
- Wordt een gemelde regel afgewezen, dan wordt het een vervallen melding.
- Per afgesproken periode gaan alle meldingen samen naar de verzekeraar.
Waar je op let bij Sympa en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Sympa levert via de API alleen wat de beheerder in een interface heeft gezet. Voor de verzekeraar zijn dat werkgever, datums, omvang, soort en goedkeuring. Toelichtingen staan niet in de interface en kunnen dus niet per ongeluk bij de verzekeraar terechtkomen.
- De goedkeuring van een tabelregel is in Sympa een getal, met vijf voor goedgekeurd en vier voor afgewezen. KoppelHet meldt alleen regels met vijf. Springt een gemelde regel naar vier, dan gaat er in de volgende periode een vervallen melding naar de verzekeraar.
- Sympa laat standaard honderd verzoeken per uur per interface toe, lezen en schrijven samen. Eén ronde per uur met grote pagina's blijft daar ruim onder. Voor een verzekeraar die per periode meldingen ontvangt, is een uur vertraging geen probleem.
- Sympa beantwoordt leesvragen uit een rapportagedatabase die tot een half uur achter kan lopen. De koppeling vraagt daarom bij elke ronde ook de regels van het vorige uur op, zodat een late goedkeuring alsnog in de juiste periode meegaat.
- Een filter op de afwezigheidstabel geeft in Sympa nog steeds alle medewerkers terug, alleen met minder regels. KoppelHet filtert daarom eerst de medewerkers op de Nederlandse werkgever, zodat er geen verzuim van collega's in Finland of Zweden onder de Nederlandse polis komt.
- Met since en until vindt Sympa regels die geldig zijn in een venster, ook als ze lang daarvoor begonnen. Zo vergelijkt KoppelHet eens per week alle lopende ziekte met wat er bij de verzekeraar is gemeld, ook voor langdurig verzuim dat al maanden loopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie maakt de API-interface in Sympa?
Jullie Sympa-beheerder, in het API-paneel. Wij leveren de lijst met velden.
Kan dezelfde interface ook voor de arbodienst dienen?
Ja, als de velden voor beide in de interface staan. De honderd verzoeken per uur gelden dan voor beide koppelingen samen.
Gaat de toelichting bij de afwezigheid mee?
Nee. Die staat niet in de interface en blijft in Sympa.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sympa Integration API (OData v4-subset) op een eigen interface onder https://api.sympahr.net/api, met X-ApiKey of basic authentication. Lezen met $filter (eq, gt, ge, and, or; geen in) op de werkgever, $expand op de afwezigheidstabel met een filter op modified en Approval, $top en $skip, en since/until voor geldigheid (vraagt effectivity-instellingen). Goedkeuring per tabelregel als getal (3 WaitingApproval, 4 Declined, 5 Approved). Standaard 100 verzoeken per uur per interface; rapportagedatabase tot 30 minuten achter.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever op de medewerkerskaart (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
Unieke sleutel van de datakaart | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Rij-id van de afwezigheidsregel | Verzuimgeval identificatie | |
Begindatum van de regel | Datum eerste verzuimdag | |
Omvang van de afwezigheid | Percentage verzuim | |
Einddatum + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Approval 4 (Declined) na melding | Verwerkingscode 03 vervallen |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie