HR naar ERP
Talentech Exact Online koppeling: Nederlandse medewerkers uit PeopleCore dagelijks vergeleken met Exact
Met een koppeling tussen Talentech en Exact Online vergelijkt KoppelHet elke dag de medewerkers van de Nederlandse juridische entiteit in Talentech PeopleCore met de medewerkers in Exact. Omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder nieuwe medewerkers, vertrekkers en afdelingswissels op een werklijst, met datums en leidinggevende.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Talentech en een Nederlandse entiteit die in Exact Online boekt, horen pas van een nieuwe collega als de eerste declaratie of urenstaat vastloopt. Vertrekkers blijven in Exact actief, en afdelingen lopen tussen beide systemen uit elkaar.
- KoppelHet leest elke ochtend de medewerkers, posities, contracten en ontslagaanvragen uit PeopleCore.
- Via de positie bepaalt KoppelHet wie bij de Nederlandse entiteit hoort, en vergelijkt die met Exact.
- Verschillen komen op de werklijst, met afdeling, leidinggevende en datums.
- Na de aanpassing in Exact zet KoppelHet het Exact-nummer terug in Talentech en verdwijnt de regel.
Waar je op let bij Talentech en Exact Online
- In Talentech PeopleCore hangt de juridische entiteit niet aan de medewerker maar aan zijn positie, net als de afdeling. KoppelHet leest daarom de posities en bepaalt via de entiteit van de positie wie in de Nederlandse Exact-administratie hoort. Collega's in andere landen blijven buiten de vergelijking.
- Een functiewissel beëindigt in Talentech het lopende contract en start een nieuw contract op de nieuwe positie. Zonder herkenning zou de werklijst een vertrek en een nieuwe medewerker tonen. KoppelHet ziet dat paar en zet er één regel van: dezelfde medewerker, een andere afdeling per de nieuwe begindatum.
- De PeopleCore-API kan medewerkers niet filteren op wijzigingsdatum. Exact Online heeft limieten per minuut en per dag per administratie. KoppelHet leest Talentech daarom één keer per dag volledig, en Exact in één keer per vergelijking, in plaats van per medewerker heen en weer te vragen.
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft een ontslagdatum, een laatste werkdag en een einddatum van het dienstverband. Voor de EndDate in Exact telt het einde van het dienstverband. KoppelHet zet die datum op de werklijst, met de laatste werkdag erbij als opmerking voor declaraties.
- Talentech kan per medewerker kenmerken uit andere systemen bewaren. Heeft de beheerder een medewerker in Exact aangemaakt, dan zet KoppelHet het Exact-nummer daar terug. Bij de volgende vergelijking koppelt KoppelHet dan op dat nummer, ook als de naam of werkmail later wijzigt.
- Afdelingen in PeopleCore hebben een bovenliggende afdeling, en Exact-afdelingen zijn via de API alleen te lezen. Finance legt vast welke Talentech-afdeling bij welke Exact-afdeling hoort. Een nieuwe afdeling in Talentech zonder regel wordt een melding, in plaats van een medewerker op een onbekende afdeling.
- Een profiel dat in Talentech nog als concept staat, is nog niet af. KoppelHet zet zo'n medewerker niet op de werklijst. Pas als HR het profiel afrondt, verschijnt de regel, zodat de beheerder in Exact niet met halve gegevens begint.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan kostenplaatsen mee naar Exact?
In de PeopleCore-API zagen we geen kostenplaatsen. De koppeling vergelijkt daarom afdelingen; kostenplaatsen kunnen later als uitbreiding als ze bij de klant in een eigen veld staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met een JWT uit de token service (client credentials) en scopes per onderdeel: peoplecore-employees:read en :write, peoplecore-positions:read, peoplecore-contracts:read, peoplecore-resignations:read en peoplecore-organization:read. GET /v1/Employees (isDrafted, externalSystemIdentifiers, geen filter op wijzigingsdatum), /v1/Positions (organizationInformation met legalEntityId, departmentId, jobTitle en superiorPositionId), /v1/Departments (parentId, metadata.changedDate), /v1/Contracts en /v1/EmployeeResignApplications (lastDayOfWork, employmentEndDate). Exact-nummer terug via PUT /v1/Employees/{employeeId}/externalSystemIdentifiers.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division en geen ondergeschikte) en hrm/Departments (Code, Costcenter) alleen GET. Employees zit in Payroll, Time & Billing en Professional Services (Plus, Professional en Premium). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
positions.organizationInformation.legalEntityId | Filter en Division | Alleen de Nederlandse entiteit |
externalSystemIdentifiers (Exact) | Employees.Code (vergelijking) | |
positions.organizationInformation.departmentId | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
superiorPositionId (werkmail van die medewerker) | Employees.Manager | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
contracts.startDate | Employees.StartDate (vergelijking) | |
employeeResignApplications.employmentEndDate | Employees.EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS