Identity en access management
Talentech Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit PeopleCore, met Google als inlog voor Talentech ID
Met een koppeling tussen Talentech PeopleCore en Google Workspace krijgt elke medewerker die HR in Talentech afrondt een Google-account met functie, afdeling, locatie en leidinggevende, en wordt het account geschorst na het einde van het dienstverband uit de ontslagaanvraag. Talentech biedt met Google alleen inloggen via SAML; KoppelHet maakt de accounts en zet het Google-adres terug als e-mailadres van Talentech ID.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Talentech PeopleCore als HR-systeem gebruiken en Google Workspace als werkplek, laten medewerkers vaak via Google inloggen op Talentech ID. Het Google-account maakt IT nog met de hand, en het adres in Talentech ID moet daar exact op aansluiten.
- HR rondt in PeopleCore het profiel van een nieuwe medewerker af, met contract en positie.
- KoppelHet maakt het Google-account in de eenheid van entiteit en locatie, geschorst tot de startdatum.
- Het Google-adres gaat terug naar PeopleCore als zakelijk adres en als e-mailadres van Talentech ID.
- Een nieuwe positie past functie, afdeling, eenheid en leidinggevende in Google aan.
- Na de einddatum uit de ontslagaanvraag schorst KoppelHet het account.
Waar je op let bij Talentech en Google Workspace
- Voor inloggen met Google op Talentech ID maakt de Google-beheerder een SAML-app met het primaire Google-adres als Name ID. Het adres in Talentech ID moet dus gelijk zijn aan het Google-adres. KoppelHet zet het nieuwe Google-adres via de API terug in Talentech ID, zodat de inlog vanaf de eerste dag werkt.
- Talentech heeft een SCIM-API voor gebruikersbeheer, maar noemt die zelf geen volledige SCIM-implementatie en vooral gebouwd voor Entra ID. KoppelHet werkt vanuit PeopleCore; de HR-gegevens bepalen het Google-account, en alleen het adres gaat terug naar Talentech ID.
- Een leidinggevende staat in PeopleCore als bovenliggende positie. KoppelHet zoekt wie die positie bekleedt en zet diens Google-adres als manager. Is de positie vacant, dan kiest KoppelHet de positie daarboven, zodat het organogram in Google geen gat krijgt.
- Een positie in PeopleCore heeft een juridische entiteit en een locatie. KoppelHet vertaalt die combinatie naar een organisatie-eenheid in Google, zodat beleid voor apps en apparaten per land of vestiging kan verschillen.
- Een medewerker die in PeopleCore nog als concept staat, krijgt geen Google-account. Pas als HR het profiel afrondt en er een contract is, maakt KoppelHet het account, zodat een kandidaat die afhaakt geen licentie bezet.
- Een ontslagaanvraag in PeopleCore heeft een laatste werkdag en een einddatum van het dienstverband. KoppelHet schorst het Google-account na de einddatum, of al na de laatste werkdag als jullie dat willen, bijvoorbeeld bij vrijstelling van werk.
- PeopleCore kan medewerkers niet opvragen op wijzigingsdatum, en we vonden geen meldingen voor deze gegevens. KoppelHet bewaart de vorige stand en vergelijkt elk uur, zodat Google alleen echte wijzigingen krijgt en geen account onnodig wordt bijgewerkt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet het domein in Talentech geverifieerd zijn?
Voor gebruikersbeheer via Talentech ID vraagt Talentech een geverifieerd primair domein. Dat regelen we bij de start met jullie Talentech-contactpersoon.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met een JWT uit de token service (client credentials) en scopes peoplecore-employees:read en :write, peoplecore-positions:read, peoplecore-contracts:read en peoplecore-resignations:read. GET /v1/Employees (isDrafted, talentechIdEmail, businessContactInformation.businessEmail, positionId), /v1/Positions (jobTitle, departmentId, locationId, legalEntityId, superiorPositionId, isVacant), /v1/EmployeeResignApplications (lastDayOfWork, employmentEndDate). Terugschrijven met PATCH /v1/Employees/{employeeId} en PUT /v1/Employees/{employeeId}/TalentechIdEmail.
- Google-SSO voor Talentech ID via een eigen SAML-app in de Google Admin-console (Name ID-formaat EMAIL uit Primary email; attributen email, given_name en family_name). Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended) met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | externalIds (type organization) | |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
jobTitle (positie) | organizations.title | |
departmentId (positie) | organizations.department en groepen | |
legalEntityId en locationId (positie) | orgUnitPath | |
Medewerker op superiorPositionId | relations (type manager) | |
employmentEndDate (ontslagaanvraag) | suspended = true | |
primaryEmail (Google) | businessEmail en talentechIdEmail |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS