HR naar ITSM
Talentech koppelen met ServiceNow: gebruikers uit PeopleCore en catalogusverzoeken per contract en ontslag
Met een koppeling tussen Talentech en ServiceNow komt elke medewerker uit Talentech PeopleCore als gebruiker in ServiceNow, met locatie, afdeling en entiteit van zijn positie en zijn leidinggevende, en bestelt KoppelHet een onboardingitem zodra een toekomstig contract in PeopleCore staat. Bij een ontslagaanvraag volgt een offboardingitem op de laatste werkdag, en na de einddatum wordt de gebruiker inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Talentech PeopleCore voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT, krijgen een nieuwe collega vaak pas door als het contract al loopt. Een overstap naar een andere positie ziet IT als vertrek plus nieuwe medewerker, en een ontslag komt binnen zonder duidelijke laatste werkdag.
- KoppelHet haalt elk uur medewerkers, contracten, posities en ontslagaanvragen op en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Nieuwe of gewijzigde medewerkers gaan via een importset naar ServiceNow, met locatie, afdeling en bedrijf van hun positie.
- Voor een toekomstig contract bestelt KoppelHet het onboardingitem; bij een positiewissel een wijzigingsitem.
- Bij een ontslagaanvraag volgt het offboardingitem op de laatste werkdag; na de einddatum zet KoppelHet de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Talentech en ServiceNow
- Een medewerker in PeopleCore heeft een leidinggevende met eigen id, Talentech-id en positie. KoppelHet zet die persoon als manager in ServiceNow, zodat goedkeuringen in de servicecatalogus bij de leidinggevende komen die HR in Talentech heeft vastgelegd.
- Een contract in PeopleCore geeft aan of het in de toekomst begint. KoppelHet bestelt het onboardingitem zodra zo'n contract verschijnt, met de startdatum als variabele, zodat de werkplek klaarstaat voordat het contract actief wordt.
- Een ontslagaanvraag in Talentech heeft een ontslagdatum, een laatste werkdag en een einddatum van het dienstverband. KoppelHet richt het offboardingitem op de laatste werkdag, want dan komen laptop en pas terug, en zet de gebruiker pas na de einddatum inactief.
- Een positiewissel in PeopleCore beëindigt het lopende contract en start een nieuw contract voor dezelfde persoon. KoppelHet herkent dat paar en bestelt één wijzigingsitem met de nieuwe locatie en afdeling, in plaats van een offboarding- en een onboardingitem.
- PeopleCore kent concepten van medewerkers en geanonimiseerde medewerkers. KoppelHet slaat concepten over tot ze een contract hebben, en laat een gebruiker in ServiceNow ongemoeid als de medewerker in Talentech is geanonimiseerd, zodat de historie in ServiceNow niet wordt overschreven met lege gegevens.
- De PeopleCore-API stuurt geen meldingen over medewerkers en filtert niet op wijzigingsdatum. KoppelHet haalt elk uur de lijsten op en vergelijkt ze zelf met de vorige stand, zodat alleen echte wijzigingen een importset of catalogusitem in ServiceNow opleveren.
- Locatie, afdeling en juridische entiteit horen in PeopleCore bij de positie, niet bij de persoon. KoppelHet leidt locatie, afdeling en bedrijf in ServiceNow af van de positie waarop het lopende contract staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Talentech-koppeling?
We vonden er geen. Talentech biedt wel SCIM voor accounts, maar dat bestelt geen catalogusitems. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Waarom elk uur en niet direct?
PeopleCore stuurt geen meldingen over medewerkers. Een uur is ruim op tijd voor een onboarding die weken vooruit wordt besteld.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Talentech PeopleCore API (api.talentech.io/peoplecore) met een token uit de token service en alleen leesscopes: peoplecore-employees:read, peoplecore-contracts:read, peoplecore-positions:read, peoplecore-organization:read en peoplecore-resignations:read. GET /v1/Employees (manager, businessContactInformation, isDrafted, anonymized, hasActiveResignation), /v1/Contracts (startDate, endDate, isActive, isForFuture, probationEndDate, positionId), /v1/Positions (organizationInformation met locationId, departmentId, legalEntityId), /v1/Locations, /v1/Departments, /v1/LegalEntities en /v1/EmployeeResignApplications (resignationDate, lastDayOfWork, employmentEndDate).
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor core_company, cmn_location en cmn_department vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Talentech | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Employee id (uuid) | employee_number | Coalesce-sleutel |
personalDetails.firstName en lastName | first_name en last_name | |
businessContactInformation.businessEmail | email | |
manager.id | manager | |
organizationInformation.locationId | location (cmn_location) | |
organizationInformation.departmentId | department (cmn_department) | |
organizationInformation.legalEntityId | company (core_company) | |
Contract isForFuture en startDate | Onboardingitem | |
lastDayOfWork en employmentEndDate | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
Recruitee → Talentech
Recruitee Talentech koppeling: aangenomen kandidaten met contract op een positie in Talentech
Talentech → Active Directory
Talentech Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein vanuit PeopleCore
Talentech → ADP iHCM
Talentech ADP iHCM koppeling: salarissen en ontslagaanvragen uit PeopleCore naar de Nederlandse ADP-payroll
Talentech → AFAS Profit
Talentech AFAS koppeling: medewerkers, contracten en salarissen uit Talentech PeopleCore in AFAS