Recruitment naar HR
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Met een koppeling tussen Teamtailor en ADP Workforce Now komt een kandidaat die in Teamtailor naar de aanname-stap gaat als in-progress hire in ADP, met naam, e-mail, telefoon, startdatum, onboardingsjabloon en payroll group. KoppelHet kiest het onboardingsjabloon per vacature, en HR ziet in het KoppelHet platform welke aanname niet in ADP is aangekomen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Amerikaanse of Canadese medewerkers in ADP Workforce Now die in Teamtailor werven, typen elke aanname nog over in de Hire-wizard van ADP. Startdatum, adres en salarisgroep staan in Teamtailor, maar komen niet vanzelf in ADP.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de aanname-stap.
- KoppelHet stuurt de gegevens met het onboardingsjabloon en de payroll group van de vacature naar ADP.
- ADP zet de kandidaat onder Hire/Rehire, New Hire, In-progress Hires.
- HR rondt de hire af in ADP met de stappen van het sjabloon.
- HR ziet in het KoppelHet platform welke aanname niet in ADP is aangekomen.
Waar je op let bij Teamtailor en ADP Workforce Now
- Een aanname gaat in ADP met één onboardingsjabloon en één payroll group. KoppelHet kiest die per vacature, zodat een vacature in een andere staat een eigen sjabloon kan krijgen.
- Salarisvelden zoals pay-cycle, standard-hours, job-code en pay-grade kunnen in Teamtailor als eigen veld bij de kandidaat of bij de vacature staan. KoppelHet neemt eerst de waarde van de kandidaat en anders die van de vacature, zodat een salarisgroep voor een hele vacature één keer wordt ingevuld.
- ADP accepteert gender alleen als M, F, Male of Female en een staat alleen als tweeletterige code. Een vrij ingevuld veld in Teamtailor laat de aanname daardoor mislukken; we zetten die velden als keuzelijst op.
- KoppelHet heeft in Teamtailor genoeg aan een API-sleutel met leesrechten. Alleen een Teamtailor-beheerder kan die sleutel aanmaken.
- Voor een in-progress hire vraagt ADP vijf velden: payroll group, voornaam, achternaam, onboardingsjabloon en hireDate. Teamtailor heeft geen standaardveld voor de datum in dienst, dus hireDate komt uit een eigen veld dat bij elke aanname gevuld moet zijn.
- Een eigen onboardingsjabloon in ADP krijgt na elke wijziging een nieuwe code. KoppelHet vraagt de geldige sjablooncodes daarom op bij de meta-API van ADP voordat een aanname uit Teamtailor wordt ingediend, zodat een aangepast sjabloon de aanname niet laat mislukken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker meteen actief in ADP?
Nee. De kandidaat staat als in-progress hire klaar; HR rondt de hire af met het onboardingsjabloon.
Werkt dit voor Nederlandse medewerkers?
ADP Workforce Now is voor de Verenigde Staten en Canada. Nederlandse aannames gaan naar een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Teamtailor via een company webhook job_application.update (bij wijziging van stage_id; handtekening HMAC SHA-256 in de header TT-Signature; Teamtailor herhaalt mislukte meldingen niet) en de Teamtailor API voor kandidaat, vacature en eigen velden. Naar ADP via de Applicant Onboard V2 API van Workforce Now, die een in-progress hire aanmaakt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | givenName en familyName | |
email | personalEmail | |
phone | personalPhone | |
Custom field hire-date | hireDate | Verplicht |
Custom fields birth-date, gender en adres | Persoonsgegevens in ADP | Gender als M, F, Male of Female; staat als tweeletterige code |
Custom fields pay-cycle, standard-hours, job-code, worker-type, pay-grade | Dezelfde velden in ADP | |
Vacature | onboardingTemplateCode en payrollGroupCode | Via een tabel per vacature |
Gerelateerd
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR
Teamtailor → Cezanne HR
Teamtailor Cezanne HR koppeling: aangenomen kandidaten met de juiste startdatum en het juiste bedrijf in Cezanne