Recruitment naar HR
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Met een koppeling tussen Teamtailor en AFAS start een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch de workflow voor indiensttreding in AFAS, met startdatum, salaris en afdeling uit het aanbod al ingevuld. Omdat de afdelingen in Teamtailor uit AFAS komen, kiest de recruiter nooit een afdeling die AFAS niet kent.
Wat de koppeling doet
Wie werft in Teamtailor, ook voor andere landen, en de Nederlandse medewerkers in AFAS heeft, zoekt na elke aanname uit of de kandidaat voor Nederland is en typt de gegevens over. Pas in AFAS blijkt dan dat de afdeling uit Teamtailor daar anders heet.
- De afdelingen en vestigingen uit AFAS staan in Teamtailor en blijven gelijk als ze in AFAS veranderen.
- De recruiter verstuurt het aanbod met startdatum en salaris, en zet de sollicitatie na acceptatie op aangenomen.
- KoppelHet controleert dat de melding echt van Teamtailor komt en of de vacature in Nederland is.
- Voor een Nederlandse aanname start in AFAS de workflow voor indiensttreding, met de gegevens al ingevuld.
- HR controleert de workflow in AFAS, vult BSN en loonheffingskorting aan en rondt af.
Terug: Organisatorische eenheden als afdelingen in Teamtailor · Vestigingen als locaties in Teamtailor
Waar je op let bij Teamtailor en AFAS Profit
- In Teamtailor hoort een aanname bij een sollicitatie, niet bij de kandidaat. Een kandidaat die op twee vacatures solliciteert en voor één wordt aangenomen, komt daarom één keer in AFAS, met de gegevens van de juiste vacature.
- Werft de organisatie ook voor andere landen in dezelfde Teamtailor-omgeving, dan gaan alleen aannames voor een Nederlandse locatie naar AFAS. Belgische of Duitse aannames blijven buiten de koppeling of gaan naar hun eigen HR-systeem.
- KoppelHet zet de afdelingen van AFAS in Teamtailor, zodat een recruiter geen afdeling kan kiezen die AFAS niet kent.
- Startdatum en salaris staan in Teamtailor in het aanbod. KoppelHet neemt alleen een geaccepteerd aanbod mee, zodat een afgewezen of openstaand aanbod niet in AFAS belandt.
- Directe meldingen zijn in Teamtailor een extra functie die een beheerder aanzet. KoppelHet controleert bij elke melding of die echt van Teamtailor komt, voordat er een medewerker in AFAS wordt aangemaakt.
- Teamtailor splitst voor- en achternaam al, maar kent geen apart tussenvoegsel. Bij een achternaam als van den Berg zet KoppelHet van den in het voorvoegselveld van AFAS, zodat sorteren en aanhef kloppen.
- Een Nederlandse oud-medewerker die opnieuw wordt aangenomen, vindt KoppelHet in AFAS terug. De workflow krijgt dan een nieuw dienstverband bij de bestaande persoon.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Teamtailor een koppeling met AFAS?
Via KoppelHet wel. KoppelHet bouwt en beheert de koppeling, inclusief het gelijk houden van de afdelingen in Teamtailor met AFAS.
Moeten we in Teamtailor de afdelingen opnieuw inrichten?
Nee, die zet de koppeling vanuit AFAS. Bestaande afdelingen koppelen we eenmalig aan de juiste afdeling in AFAS.
Wat gebeurt er met aannames voor België?
Die gaan niet naar AFAS. Kan jullie Belgische HR-systeem gegevens ontvangen, dan kan KoppelHet die aannames daarheen sturen.
Werkt dit ook zonder de aanbodfunctie van Teamtailor?
Ja. Dan leggen we startdatum, uren en salaris vast in extra velden bij de kandidaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via company webhooks (add-on, aan te zetten door een Company Admin; job_application.update bij een stap van het type hired, met TT-Signature-header) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs, job-offers met status accepted en start-date en salary in details).
- Via de Teamtailor API worden departments en locations aangemaakt en bijgewerkt vanuit de organisatorische eenheden in AFAS.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector voor medewerkers, als onderdeel van de in dienst workflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | Voornaam | Teamtailor heeft voor- en achternaam apart; alleen het voorvoegsel splitsen we nog af |
last-name | Voorvoegsel en achternaam | |
email | E-mail privé | |
phone | Telefoon privé | |
Aanbod: start-date (details) | Datum in dienst | |
Aanbod: salary (details) | Salaris | |
department (vacature) | Organisatorische eenheid | Zelfde waarde, want de afdelingen komen uit AFAS |
role of custom field | Functie | |
Uren per week (custom field) | Rooster | |
location (vacature) | Standplaats en filter op land |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR
Teamtailor → Cezanne HR
Teamtailor Cezanne HR koppeling: aangenomen kandidaten met de juiste startdatum en het juiste bedrijf in Cezanne