Recruitment naar HR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR
Met een koppeling tussen Teamtailor en BuddeeHR wordt een kandidaat die in Teamtailor in een aangenomen-stap komt automatisch een nieuwe medewerker in Buddee, bij het juiste bedrijf en met datum in dienst en eerste werkdag. Werkadres, divisie en leidinggevende uit Teamtailor gaan mee, zodat HR in Buddee alleen contract en salaris controleert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Teamtailor werven en BuddeeHR gebruiken voor dossier, verlof en salarisvoorbereiding, maken elke nieuwe collega met de hand aan in Buddee. Bij meerdere bedrijven in Buddee moet HR daarbij uitzoeken onder welk bedrijf de aanname valt.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor in de aangenomen-stap en vult de onboarding met startdatum en werkadres.
- KoppelHet controleert de handtekening van de melding en haalt sollicitatie, kandidaat, vacature en onboarding op.
- In Buddee verschijnt een nieuwe medewerker bij het bedrijf dat bij de divisie hoort.
- HR vult in Buddee contract en salaris aan en stuurt de uitnodiging.
- Buddee geeft de medewerker via de eigen payrollkoppeling door aan Nmbrs of Loket.
Waar je op let bij Teamtailor en BuddeeHR
- Teamtailor herhaalt een mislukte melding op dit moment niet. Valt Buddee of KoppelHet even weg, dan zou een aanname gemist worden. KoppelHet zoekt daarom elk uur in Teamtailor naar sollicitaties die sinds de vorige ronde naar een aangenomen-stap zijn gegaan.
- Een nieuwe medewerker in Buddee vraagt zowel een datum in dienst als een eerste werkdag. Teamtailor heeft in de onboarding één startdatum. KoppelHet gebruikt die voor beide, tenzij een eigen veld in Teamtailor een afwijkende eerste werkdag bevat.
- Buddee maakt een medewerker altijd aan binnen een bedrijf. Teamtailor verdeelt vacatures over divisies. Per divisie leggen we het Buddee-bedrijf vast, zodat een aanname voor de tweede werkmaatschappij niet onder de eerste valt.
- Teamtailor bewaart voor- en achternaam, Buddee daarnaast een apart tussenvoegsel. KoppelHet haalt van der of de uit de achternaam, zodat de medewerker in Buddee en later in de loonstrook op de juiste letter staat.
- Buddee kent per medewerker een manager en een buddy voor de eerste weken. KoppelHet zoekt de hiring manager van de vacature op e-mailadres op in Buddee en zet hem als manager; een buddy komt alleen mee als de recruiter die in een eigen veld kiest.
- Teamtailor ondertekent meldingen met een tijdstempel en HMAC-SHA256 in de header TT-Signature. KoppelHet weigert meldingen met een ongeldige of oude handtekening, zodat niemand van buiten een medewerker in Buddee kan laten aanmaken.
- Toegang tot de Buddee-API loopt via een gebruikersaccount met e-mail en wachtwoord. We maken een apart koppelaccount met alleen rechten op medewerkers, zodat de koppeling niet stopt als een HR-collega vertrekt of zijn wachtwoord wijzigt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan contract en salaris ook mee?
Niet in de eerste versie. HR legt ze in Buddee vast. Contract en salaris uit het aanbod in Teamtailor kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de webhook job_application.update (wijziging van stage_id; signature v2 in TT-Signature met t= en v2=, HMAC-SHA256 over tijdstempel en ruwe body; geen herhaling bij een mislukte levering) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met division, onboarding met start-date en work-email). Gemiste meldingen via een periodieke vraag op job-applications.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl. Aanmelden met basic auth op /auth/token, daarna een JWT als bearer. Employee met company_id, first_name, last_name, employment_date en first_day_at_work_date verplicht; verder last_name_prefix, work_email, personal_email, manager_id en buddy_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in BuddeeHR | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | first_name, last_name_prefix, last_name | Tussenvoegsel afsplitsen |
email (kandidaat) | personal_email | |
work-email (onboarding) | work_email | |
start-date (onboarding) | employment_date en first_day_at_work_date | Eerste werkdag apart als die afwijkt |
Divisie van de vacature | company_id | Via een vertaaltabel |
Recruiter of hiring manager van de vacature | manager_id | Gekoppeld op e-mailadres |
Custom field buddy (optioneel) | buddy_id |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → Cezanne HR
Teamtailor Cezanne HR koppeling: aangenomen kandidaten met de juiste startdatum en het juiste bedrijf in Cezanne