Recruitment naar HR
Teamtailor Dayforce koppeling: de partnerkoppeling in de Marketplace, en wanneer maatwerk nodig is
Teamtailor heeft in de eigen Marketplace een koppeling met Dayforce die een kandidaat bij een gekozen stap als nieuwe medewerker naar Dayforce stuurt, met medewerkergegevens, dienstverband en werkplek. KoppelHet komt erbij als de waarden niet één op één uit Teamtailor kunnen komen, als een aanname eerst moet worden gecontroleerd voordat Dayforce hem definitief aanmaakt, of als de aanname ook naar andere systemen moet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Teamtailor en HR en tijdregistratie in Dayforce beheren, kunnen de partnerkoppeling uit de Teamtailor Marketplace gebruiken. Dan kiezen recruiters loongroep en betaalsoort uit keuzelijsten die precies met Dayforce moeten overeenkomen. Gaat er iets mis, dan blijft een fout aangemaakte medewerker in Dayforce staan, want Dayforce verwijdert geen medewerkers.
- De recruiter zet de sollicitatie in de stap voor aangenomen kandidaten.
- KoppelHet haalt sollicitatie, kandidaat, vacature, aanbod en de eigen velden op.
- Loongroep, betaalsoort en loonklasse volgen uit de vacature en het aanbod via een tabel, niet uit een keuzelijst die de recruiter invult.
- KoppelHet laat Dayforce de nieuwe medewerker eerst controleren zonder op te slaan. Pas als dat goed gaat, maakt Dayforce hem aan.
- Lukt de controle niet, dan krijgt HR een melding met het ontbrekende veld en staat er niets in Dayforce.
Waar je op let bij Teamtailor en Dayforce
- De partnerkoppeling vraagt dat keuzewaarden in Teamtailor exact gelijk zijn aan de XRefCodes in Dayforce. Een hernoemde loongroep in Dayforce breekt dan stil de keuzelijst. KoppelHet houdt die vertaling in een tabel buiten Teamtailor en meldt een onbekende code voordat er iets wordt aangemaakt.
- Dayforce verwijdert een eenmaal aangemaakte medewerker niet meer. De partnerkoppeling stuurt bij de trigger direct; KoppelHet laat Dayforce eerst alleen controleren en maakt de medewerker pas aan als alle verplichte onderdelen kloppen.
- Volgens Teamtailor kan de partnerkoppeling antwoorden op vragen aan kandidaten overnemen, op basis van trefwoorden in de vraag. Twee vragen met hetzelfde trefwoord kunnen dan in het verkeerde veld landen. KoppelHet gebruikt alleen eigen velden met een vaste naam, geen vraagteksten.
- Dayforce vraagt op de werkplek gemiddelde uren per dag, terwijl een Nederlands aanbod meestal uren per week noemt. KoppelHet rekent de uren uit het aanbod om met het aantal werkdagen, zodat een contract van 32 uur in vier dagen niet als 6,4 uur per dag in Dayforce komt.
- Voor de koppeling is in Dayforce een webservicegebruiker met een eigen rol nodig, met rechten om medewerkerprofielen aan te maken en bij te werken. Dezelfde gebruiker kan voor de partnerkoppeling en voor KoppelHet dienen, maar we raden een eigen gebruiker per koppeling aan, zodat in Dayforce te zien is wie wat aanmaakte.
- Teamtailor kan identificatiegegevens naar Dayforce sturen. Voor Nederlandse medewerkers laten we het BSN buiten Teamtailor; HR vult het in Dayforce aan bij de indiensttreding, zodat het wervingssysteem geen BSN bewaart.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een kandidaat na de aanname toch niet begint?
Dan krijgt HR een melding. Dayforce verwijdert de medewerker niet, dus HR beëindigt het dienstverband of past de startdatum aan.
Gaan documenten mee naar Dayforce?
Het cv kan mee als pdf, doc of docx, met een documenttype dat in Dayforce bestaat. Andere documenten kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs, job-offers, custom fields en de onboarding-add-on met start-date). Teamtailor heeft een rate limit per korte periode.
- Dayforce via de REST API met een webservicegebruiker (rol met de functies HCM Anywhere en Web Services). POST Employees eerst met isValidateOnly, daarna echt, met EmploymentStatuses (PayType, PayClass, PayGrade), WorkAssignments en Documents met DocumentTypeXRefCode. Een aangemaakte medewerker is niet te verwijderen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
job-application id | Eigen veld in Dayforce | Herkent een tweede melding voor dezelfde sollicitatie |
first-name en last-name | FirstName en LastName | |
Onboarding: start-date of aanbod | HireDate | |
department en role (vacature) | WorkAssignments (positie en locatie) | Via een tabel met Dayforce XRefCodes |
Aanbod (uur- of maandloon) | EmploymentStatuses (PayType, PayClass, PayGrade) | Via een tabel, niet via een keuzelijst |
Uren per week (aanbod) | WorkAssignments (gemiddelde uren per dag) | Omgerekend naar uren per dag |
Cv (kandidaat) | Document met DocumentTypeXRefCode | Alleen pdf, doc en docx |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR