HHRecruitment naar HR
Teamtailor Hailey HR koppeling: aangenomen kandidaten met startdatum, team en titel in Hailey
Met een koppeling tussen Teamtailor en Hailey HR komt een aangenomen kandidaat uit Teamtailor als medewerker in Hailey, met zakelijk e-mailadres, startdatum, juridische entiteit, afdeling, locatie, team, titel, leidinggevende en het getekende contract. KoppelHet maakt de medewerker direct compleet aan, zodat de manager alleen hoeft te controleren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Teamtailor en Hailey HR gebruiken, zetten aangenomen kandidaten met de hand in Hailey. De manager vult startdatum, afdeling, team en titel dan zelf in.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature, aanbod en onboarding op, met het werkadres en de startdatum.
- Afdeling, rol en locatie uit Teamtailor worden vertaald naar entiteit, afdeling, teams en titels in Hailey.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Hailey en zet het getekende contract in de gekozen map.
- Het salaris uit het aanbod wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Teamtailor en Hailey HR
- Een nieuwe medewerker direct aanmaken vraagt in Hailey een zakelijk e-mailadres en een startdatum. KoppelHet haalt beide uit de onboarding en het aanbod in Teamtailor.
- KoppelHet reageert op elke stap van het type hired, zodat een nieuwe vacature niet ongemerkt buiten de koppeling valt.
- Teams en titels zijn in Hailey lijsten, terwijl een vacature in Teamtailor één afdeling en één rol heeft. KoppelHet vertaalt de afdeling naar een of meer teams en de rol naar een titel, volgens een tabel die HR bijhoudt.
- Het salaris in een Teamtailor-aanbod is vrije tekst, en de Hailey-API kan salarissen alleen ophalen. KoppelHet zet het salaris daarom niet zelf in Hailey; HR krijgt een taak met het bedrag uit het aanbod.
- Een document mag in Hailey hooguit 30 MB zijn, en uploaden vraagt per map het recht Edit of Upload. KoppelHet zet het getekende contract uit Teamtailor in een vaste map en geeft de koppelgebruiker alleen voor die map uploadrechten.
- De Hailey-API werkt met een persoonlijk toegangstoken dat een jaar geldig is, en wat de koppeling mag hangt af van de rechten van die gebruiker op de stamgegevens. KoppelHet verlengt het token voor het verloopt, zodat aannames uit Teamtailor na een jaar niet stil blijven liggen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als er nog geen werkadres is?
Dan houdt KoppelHet de aanname vast en vraagt IT of HR het adres in de onboarding van Teamtailor te zetten. Hailey maakt zonder zakelijk adres geen medewerker aan.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Hailey, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Teamtailor via de company webhook job_application.update (TT-Signature) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department, role, division en locations, departments met manager, job-offers met status accepted en details.start-date, onboardings met work-email).
- Naar Hailey via de Hailey HR API v1 met een personal access token (een jaar geldig, verlengen met POST /PersonalAccessToken/Extend). POST /Employee (verplicht firstName, lastName, companyEmail, startDate; verder legalEntityId, departmentId, locationId, reportsToEmployeeId, teamIds, titleIds) en POST /EmployeeDocuments/{employeeId}?folderId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Hailey HR | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | firstName en lastName | |
work-email (onboarding) | companyEmail | Verplicht in Hailey |
start-date uit het aanbod of de onboarding | startDate | Verplicht in Hailey |
division of location van de vacature | legalEntityId | |
department van de vacature | departmentId en teamIds | |
role van de vacature | titleIds | |
location van de vacature | locationId | |
manager van de afdeling | reportsToEmployeeId | |
Getekend contract | EmployeeDocuments met folderId |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR