Recruitment naar HR
Teamtailor HiBob koppeling: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Bob
Met een koppeling tussen Teamtailor en HiBob wordt elke aangenomen kandidaat uit Teamtailor een nieuwe medewerker in Bob, met startdatum, vestiging, afdeling, functie en salaris uit het aanbod. HiBob heeft zelf een Teamtailor-integratie die een kandidaat bij de stap aangenomen naar Bob stuurt met naam, e-mail, telefoon, functie, afdeling, vestiging en cv; KoppelHet komt erbij als ook startdatum, salaris, dienstverband en meerdere entiteiten mee moeten, of als wijzigingen na de aanname nog moeten doorkomen.
Wat de koppeling doet
Wie werft in Teamtailor en HiBob gebruikt, krijgt aangenomen kandidaten via de HiBob-integratie in Bob. Startdatum, salaris en contractsoort vult HR daarna met de hand in vanuit de aanbiedingsbrief, en een startdatum die na de aanname verschuift, wordt vaak vergeten.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap aangenomen, met een geaccepteerd aanbod.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op, met startdatum, salaris en contractsoort.
- Vestiging, afdeling en functie worden vertaald naar de vaste lijsten in Bob.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Bob, met een salarisregel die op de startdatum ingaat.
- Verschuift de startdatum in Teamtailor voor de start, dan past KoppelHet die in Bob aan.
Waar je op let bij Teamtailor en HiBob
- De Teamtailor-integratie is door HiBob gebouwd en stuurt volgens Teamtailor e-mail, voor- en achternaam, de plaats van de vacature als vestiging, functie, afdeling, mobiel nummer en LinkedIn naar Bob, plus het cv in de vertrouwelijke documenten. Startdatum en salaris staan niet in die lijst. KoppelHet neemt ze uit het aanbod mee.
- Bij de HiBob-integratie worden eigen velden alleen overgenomen als ze in Teamtailor precies zo heten als in Bob. KoppelHet werkt met een vaste vertaling per veld, zodat een hernoemd veld in Teamtailor niet ongemerkt leeg in Bob aankomt.
- De HiBob-integratie gebruikt de plaats van de vacature als vestiging. Werkt een collega vanuit een andere vestiging dan waar de vacature staat, of bestaat de plaatsnaam niet als vestiging in Bob, dan kiest KoppelHet de vestiging uit het aanbod en meldt een onbekende waarde aan HR.
- De HiBob-integratie stuurt de kandidaat eenmalig bij de stap aangenomen. KoppelHet blijft tot de startdatum kijken naar wijzigingen in Teamtailor, zoals een verschoven startdatum, en zet die door in Bob.
- Salaris in het aanbod heeft een bedrag en een valuta. KoppelHet zet het in Bob als salarisregel met de startdatum als ingangsdatum en de betaalperiode van de vestiging, zodat een collega in Lissabon in euro's en per maand in Bob staat.
- Voor de HiBob-integratie maak je in Teamtailor een API-sleutel met beheerrechten voor lezen en schrijven. KoppelHet heeft alleen leesrechten in Teamtailor nodig en schrijft niets terug.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met afgewezen kandidaten?
Die blijven in Teamtailor. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Bob.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar Bob, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De HiBob-integratie wordt in Bob ingesteld onder Settings, Integration, Recruitment, met een Teamtailor API-key met Admin read/write; in Teamtailor via Marketplace, HR Systems, HiBob en een trigger op de stap Hired. Eenrichting via API, van Teamtailor naar Bob, op het moment van Hired.
- KoppelHet leest Teamtailor via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department en locations, job-offers en de onboarding-add-on met start-date), met een API-key met Admin read.
- Naar HiBob schrijven we via de People API (create employee met firstName, surname, email, work.site, work.startDate, work.department en work.title), daarna een regel in de salaristabel. De service user heeft rechten per veld; velden zonder rechten laat Bob zonder foutmelding weg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | firstName en surname | |
email | email | |
phone | Persoonlijk mobiel nummer | |
Locatie van de vacature | work.site | |
department van de vacature | work.department | |
title van de vacature | work.title | |
start-date (onboarding) of custom field | work.startDate | |
Salaris en valuta uit het aanbod | Salarisregel met ingangsdatum | |
Contractsoort (custom field) | Soort dienstverband | |
Cv en documenten | Vertrouwelijke documenten |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR