Recruitment naar HR
Teamtailor HR2day koppeling: aannames in de zorg zonder dubbele invoer
Met een koppeling tussen Teamtailor en HR2day staat een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch als nieuwe medewerker met contract in HR2day, met afdeling, startdatum, uren en contractsoort. De afdelingen uit HR2day staan als keuzelijst in Teamtailor, en bij kandidaten uit het buitenland krijgt HR een seintje voor de controle op de werkvergunning.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Teamtailor werven en personeel en salaris in HR2day vastleggen, krijgen elke aanname nu als mail bij de personeelsadministratie, die de gegevens opnieuw in HR2day invoert. Bij kandidaten uit het buitenland ontbreekt daarbij vaak informatie die HR nodig heeft om de indiensttreding te regelen.
- De afdelingen uit HR2day staan als keuzelijst in Teamtailor.
- De recruiter vult bij de aanname afdeling, startdatum, uren, contractsoort en nationaliteit in en zet de sollicitatie op aangenomen.
- KoppelHet haalt de sollicitatie met alle ingevulde gegevens op.
- De nieuwe medewerker staat daarna met contract in HR2day.
- De personeelsadministratie controleert de medewerker, vult BSN en loonheffingsgegevens aan en rondt af.
Terug: Afdelingen uit HR2day als opties in een keuzeveld in Teamtailor
Waar je op let bij Teamtailor en HR2day
- KoppelHet vult het afdelingsveld in Teamtailor met de afdelingen uit HR2day. Verdwijnt een afdeling in HR2day, dan verdwijnt de keuze ook in Teamtailor.
- We maken de startdatum een datumveld en de uren een getalveld in Teamtailor, zodat een recruiter geen tekst als ongeveer drie dagen kan invullen die HR2day niet begrijpt.
- Voor kandidaten van buiten de EU en EER geldt in Nederland een controle op verblijfs- en werkvergunning. De koppeling neemt de nationaliteit mee en markeert zulke aannames voor HR, zodat die controle niet wordt vergeten.
- Een kandidaat uit het buitenland heeft bij de aanname vaak nog geen Nederlands adres. KoppelHet zet het buitenlandse adres in HR2day en HR werkt het bij zodra de medewerker in Nederland woont.
- HR2day draait op het Salesforce-platform. De koppeling schrijft via Salesforce naar HR2day, met toegang die jullie beheerder in de eigen omgeving regelt.
- Voor het bijhouden van de keuzelijst moet KoppelHet in Teamtailor kunnen schrijven; voor alleen de aanname is lezen genoeg. We vragen niet meer rechten dan de koppeling gebruikt.
- Wordt een sollicitatie na de aanname alsnog afgewezen, dan geeft KoppelHet dat door aan de personeelsadministratie, die het contract in HR2day kan beëindigen of verwijderen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Teamtailor een koppeling met HR2day?
Via KoppelHet wel. KoppelHet bouwt en beheert de koppeling, inclusief de keuzelijst met afdelingen in Teamtailor.
Moeten recruiters iets anders gaan doen in Teamtailor?
Alleen een paar velden invullen bij de aanname. De afdelingen staan er al als keuzelijst.
Gaat het BSN mee uit Teamtailor?
Nee. Buitenlandse kandidaten hebben het vaak nog niet. HR vult het in HR2day in zodra het er is.
Kan de werkvergunning ook in HR2day worden vastgelegd?
Als HR2day daar een veld voor heeft wel. De koppeling zet in elk geval de nationaliteit en een markering voor HR.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API met custom fields (CustomField::Date, ::Number, ::Select). De opties van het afdelingsveld worden via de API beheerd; daarvoor is een API-sleutel met Admin-scope en schrijfrechten nodig.
- Naar HR2day schrijven we via de Salesforce REST API op de HR2day-objecten (medewerker en arbeidsrelatie), met een connected app in de Salesforce-org van de klant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | Voornaam | |
last-name | Tussenvoegsel en achternaam | Het tussenvoegsel wordt afgesplitst |
email | E-mail privé | |
phone | Telefoon mobiel | |
Geboortedatum (CustomField::Date) | Geboortedatum | |
Startdatum (CustomField::Date) | Datum in dienst | |
Uren per week (CustomField::Number) | Contracturen | |
Contractsoort (CustomField::Select) | Soort arbeidsrelatie | Vast, bepaalde tijd of oproep |
Afdeling (CustomField::Select) | Afdeling | Opties komen uit HR2day, dus geen vertaaltabel nodig |
Nationaliteit (CustomField::Select) | Nationaliteit |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR