Recruitment naar HR
Teamtailor koppelen met Loket: aangenomen kandidaat als concept bij de juiste werkgever
Met een koppeling tussen Teamtailor en Loket komt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen als conceptwerknemer in Loket, bij de werkgever die bij de divisie van de vacature hoort en met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart. Startdatum en zakelijk e-mailadres uit de onboarding van Teamtailor gaan mee, zodat de salarisadministratie alleen de Nederlandse loongegevens aanvult.
Wat de koppeling doet
Wie in Teamtailor werft en de salarissen in Loket laat verwerken, vaak door een salarisbureau en met meerdere werkgevers, geeft nieuwe medewerkers nu als lijst door. Het bureau typt ze over en moet zelf uitzoeken bij welke werkgever iemand hoort.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor in de stap van het type aangenomen.
- KoppelHet haalt de sollicitatie op met kandidaat, vacature, divisie, aanbod en de onboardinggegevens.
- In Loket staat een conceptwerknemer bij de werkgever van die divisie, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- De salarisadministratie vult BSN, loonheffingskorting en cao aan en zet het concept om naar een werknemer.
- Wordt de kandidaat later in Teamtailor afgewezen, dan krijgt de salarisadministratie een melding.
Waar je op let bij Teamtailor en Loket
- Loket laat een nieuwe werknemer eerst als concept binnenkomen, met een eigen checklist. De aangenomen kandidaat uit Teamtailor komt zo binnen, en de salarisadministratie controleert alles voordat iemand wordt verloond.
- Divisies in Teamtailor verdelen vacatures over bedrijfsonderdelen, en Loket werkt met werkgevers. Per divisie leggen we vast bij welke werkgever in Loket de kandidaat hoort, zodat een kandidaat niet bij de verkeerde werkgever terechtkomt.
- Met de onboarding van Teamtailor staan startdatum en zakelijk e-mailadres al bij de kandidaat. KoppelHet neemt ze over, zodat het concept in Loket de juiste begindatum heeft en de werknemer zich via zijn werkadres bij de selfservice kan aanmelden.
- Custom fields in Teamtailor hebben een vast type. Geboortedatum wordt een datumveld en uren per week een getal, zodat Loket geen waarde weigert die als vrije tekst was ingevuld.
- Na een wervingsdag met veel aannames komen er in korte tijd veel meldingen. Teamtailor begrenst het aantal verzoeken per korte periode, dus KoppelHet spreidt het ophalen, zodat geen enkele aanname verloren gaat.
- Het BSN hoort niet in Teamtailor. De salarisadministratie vult het in Loket aan tijdens de checklist, voordat het concept een werknemer wordt.
- Beheert een salarisbureau Loket, dan geeft het bureau de koppeling alleen toegang tot jullie werkgevers. Het bureau ziet de nieuwe concepten gewoon in Loket verschijnen, zonder lijst per mail.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat een aangenomen kandidaat direct als werknemer in Loket?
Als concept wel. Pas na de checklist en het omzetten door de salarisadministratie gaat hij mee in de loonrun.
We gebruiken de onboarding van Teamtailor niet. Werkt het dan ook?
Ja. De startdatum komt dan uit het aanbod of uit een extra veld in Teamtailor.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgevers in Loket.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met division, job-offers en de onboarding-add-on met start-date en work-email). Custom fields van het type CustomField::Date en ::Number.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee aanmaken bij de werkgever en de new hire checklist workflow starten. Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Vrij veld of personeelsnummer | Om een tweede melding te herkennen |
first-name en last-name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
Geboortedatum (custom field, datum) | Geboortedatum | |
Adres (custom fields) | Adres | |
Divisie van de vacature | Werkgever | Via een vertaaltabel |
start-date (onboarding) | Begindatum dienstverband | |
work-email (onboarding) | Zakelijk e-mailadres | |
Uren per week (custom field, getal) | Arbeidstijd | |
Salaris en periode (job offer) | Loon per verloningsperiode |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR