Recruitment naar HR
Teamtailor koppelen met Oracle HCM: aangenomen kandidaat als toekomstige medewerker in Oracle
Met een koppeling tussen Teamtailor en Oracle HCM Cloud komt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen als toekomstige medewerker in Oracle, bij de juiste werkgever en met startdatum, locatie en uren. HR in Oracle rondt de onboarding af en zet de toekomstige medewerker om, zodat niemand de kandidaat uit Teamtailor hoeft over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Oracle HCM Cloud voeren en in Teamtailor werven, zetten een aangenomen kandidaat nu met de hand in Oracle, vaak pas in de week dat iemand begint. Accounts en werkplek zijn daardoor op de eerste dag niet klaar.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor in de stap van het type aangenomen.
- KoppelHet haalt de sollicitatie op met kandidaat, vacature, divisie, locatie en het aanbod.
- In Oracle staat een toekomstige medewerker bij de werkgever van dat land, met startdatum, locatie en uren.
- HR vult in Oracle het BSN en de overige gegevens aan en zet de toekomstige medewerker om zodra de onboarding klaar is.
- Wordt de kandidaat later in Teamtailor afgewezen, dan krijgt HR een melding.
Waar je op let bij Teamtailor en Oracle HCM Cloud
- Oracle kent een toekomstige medewerker die nog niet in dienst is. KoppelHet maakt de aangenomen kandidaat in die vorm aan, en HR in Oracle bepaalt wanneer hij medewerker wordt.
- Divisies in Teamtailor verdelen vacatures over landen of bedrijfsonderdelen, en Oracle werkt met een werkgever per land. Per divisie en land leggen we vast welke werkgever in Oracle erbij hoort.
- Met de onboarding van Teamtailor staan startdatum en zakelijk e-mailadres al bij de kandidaat. KoppelHet neemt beide mee naar Oracle, zodat IT het account op tijd kan voorbereiden.
- Oracle rekent in fte, en Teamtailor kent geen uren per week. We voegen een getalveld voor uren toe aan Teamtailor, en KoppelHet rekent dat om tegen de fulltime week van de werkgever.
- Custom fields in Teamtailor hebben een vast type. Geboortedatum en startdatum leggen we vast als datumveld en uren als getal, zodat Oracle geen waarde weigert die als vrije tekst was ingevuld.
- Het kandidaatnummer uit Teamtailor gaat mee naar Oracle. Komt dezelfde sollicitatie nog eens binnen, bijvoorbeeld na een gewijzigde startdatum, dan werkt KoppelHet de bestaande toekomstige medewerker bij.
- Teamtailor begrenst het aantal verzoeken per korte periode. Na een wervingsdag met veel aannames spreidt KoppelHet de verzoeken, zodat geen enkele aanname verloren gaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is de aangenomen kandidaat meteen medewerker in Oracle?
Nee, eerst een toekomstige medewerker. HR in Oracle zet hem om als de onboarding klaar is.
Werven we in Teamtailor voor meerdere landen, werkt het dan ook?
Ja. Divisie en land van de vacature bepalen de werkgever in Oracle, en dat leggen we bij de start vast.
Wat als een kandidaat na de aanname toch afhaakt?
Dan krijgt HR een melding. KoppelHet verwijdert niets in Oracle zelf; HR beslist.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar Oracle, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department, division en locations, job-offers en de onboarding-add-on met start-date en work-email). Custom fields van het type CustomField::Date en ::Number.
- Naar Oracle HCM Cloud schrijven we via de workers REST API als pending worker (werknemerstype P) met ProjectedStartDate, LegalEmployerName, LocationCode, DepartmentName en workMeasures (FTE); het Teamtailor-ID in ApplicantNumber. Omzetting via ready-to-convert en een geplande taak in Oracle. Integratiegebruiker met rechten om workers aan te maken voor de betreffende legal employers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | ApplicantNumber | Om een tweede melding te herkennen |
first-name en last-name | Naam van de persoon | |
Geboortedatum (custom field, datum) | DateOfBirth | |
Divisie en land van de vacature | LegalEmployerName | Via een vertaaltabel |
start-date (onboarding) | ProjectedStartDate | |
work-email (onboarding) | Werk-e-mailadres | |
Locatie van de vacature | LocationCode | Via een vertaaltabel |
Afdeling van de vacature | Afdeling (DepartmentName) | |
Uren per week (custom field, getal) | workMeasures (FTE) | Omgerekend tegen de fulltime week van de werkgever |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR