Recruitment naar HR
Teamtailor Personio koppeling: aangenomen kandidaten met contract in Personio
Met een koppeling tussen Teamtailor en Personio wordt elke aangenomen kandidaat uit Teamtailor een nieuwe medewerker in Personio, bij de juiste entiteit en afdeling, met startdatum, uren, proeftijd en salaris uit het aanbod. KoppelHet zet ook de cao-uren goed, legt een terugkerende oud-medewerker eerst aan HR voor en verwerkt een verschoven startdatum tot de eerste werkdag.
Wat de koppeling doet
Wie in Teamtailor werft en Personio als HR-systeem gebruikt, typt salaris, afdeling en proeftijd van elke aanname over in Personio. Een oud-medewerker die terugkomt, geeft een foutmelding omdat zijn e-mailadres al in Personio bestaat.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en bepaalt de entiteit en afdeling.
- KoppelHet kijkt of de persoon al in Personio bestaat; zo ja, dan legt het het geval voor aan HR.
- KoppelHet maakt persoon en dienstverband aan in status onboarding, met salaris en documenten.
- Verschuift de startdatum voor de start, dan past KoppelHet die in Personio aan.
Waar je op let bij Teamtailor en Personio
- Met meerdere entiteiten in Personio moet elke aanname bij de juiste entiteit komen. KoppelHet leidt de entiteit af uit een vaste tabel per vacature, zodat geen aanname bij de verkeerde entiteit belandt.
- Een e-mailadres mag in Personio maar bij één persoon horen. Komt een oud-collega via Teamtailor terug met hetzelfde adres, dan zoekt KoppelHet eerst de bestaande persoon op en vraagt HR wat er moet gebeuren; zonder die stap faalt de aanname zonder dat iemand het ziet.
- Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren. Bij een Nederlandse cao met een 36-urige werkweek zet KoppelHet de fulltime waarde per entiteit, zodat de deeltijdfactor klopt.
- Vaste lonen en uurlonen kunnen via de API in Personio, bonussen niet. Een tekenbonus uit het aanbod wordt daarom een taak voor HR in plaats van een stille regel.
- KoppelHet gebruikt eigen Personio-credentials met alleen de rechten om personen, dienstverbanden en, als salaris meegaat, compensaties aan te maken.
- Personio accepteert de proeftijd als lengte of als einddatum, maar er hoort er maar één gezet te zijn. KoppelHet stuurt alleen de einddatum uit het eigen veld in Teamtailor, zodat er in Personio nooit twee proeftijdwaarden naast elkaar staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
In welke status komt de nieuwe medewerker in Personio?
In onboarding. De medewerker staat er dan, maar telt nog niet als actief tot de startdatum.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Personio, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Teamtailor via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs, job-offers en de onboarding-add-on met start-date).
- Naar Personio schrijven we via de Personio API v2, die persoon en employment in één aanroep aanmaakt (status onboarding), met first_name, last_name, email (uniek), weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, position.title, org_units, legal_entity en probation_end_date; salaris via de compensatie-API (vast en uurloon, geen bonus).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
first-name en last-name | first_name en last_name | |
email | email | Uniek in Personio |
Custom job field of aanbod | legal_entity (subcompany) | |
department van de vacature | org_units (afdeling) | |
title van de vacature | position.title | |
start-date | Startdatum dienstverband | |
Uren per week (custom field) | weekly_working_hours | |
Fulltime uren per entiteit | full_time_weekly_working_hours | |
Einde proeftijd (custom field) | probation_end_date | |
Salaris uit het aanbod | Compensation (vast of uurloon) |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR