Recruitment naar HR
Teamtailor koppelen met SuccessFactors: aangenomen kandidaten als nieuwe medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen Teamtailor en SAP SuccessFactors Employee Central wordt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen een nieuwe medewerker in Employee Central, bij het bedrijf van zijn divisie en land, met startdatum, afdeling en functie. Blijkt de kandidaat een oud-medewerker, dan maakt KoppelHet geen tweede persoon aan maar legt het geval voor aan HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in meerdere landen werven met Teamtailor en HR in SuccessFactors Employee Central voeren, zetten aangenomen kandidaten per land met de hand in Employee Central. In drukke periodes loopt dat weken achter, en oud-medewerkers die terugkomen staan er dan twee keer in.
- De recruiter zet de sollicitatie in Teamtailor op aangenomen. Teamtailor meldt dat aan KoppelHet.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature, aanbod en onboardinggegevens op en kijkt in Employee Central of de persoon al bestaat.
- Bij een nieuwe persoon maakt KoppelHet in Employee Central de persoon, het dienstverband en de job aan, in die volgorde, bij het bedrijf dat bij de divisie hoort.
- Bij een oud-medewerker maakt KoppelHet niets aan, maar meldt het aan HR, zodat die de herindiensttreding in SuccessFactors start.
- Landspecifieke gegevens zoals het BSN vult HR of de lokale salarisadministratie daarna aan in Employee Central.
Waar je op let bij Teamtailor en SAP SuccessFactors
- Divisies in Teamtailor beperken vacatures en locaties tot een deel van de organisatie. KoppelHet legt per divisie en land vast welk bedrijf in Employee Central erbij hoort, zodat een aanname in België niet onder de Nederlandse entiteit valt.
- Met de onboarding van Teamtailor staan startdatum en zakelijk e-mailadres al in Teamtailor. KoppelHet neemt ze daaruit over; zonder die onboarding komt de startdatum uit het aanbod of uit een extra veld.
- Employee Central kent een eigen herindiensttreding voor oud-medewerkers, met een markering of iemand opnieuw in dienst mag. KoppelHet zoekt eerst of de kandidaat al als persoon bestaat en maakt in dat geval niets aan, zodat er geen tweede persoon naast de historie ontstaat.
- Custom fields in Teamtailor hebben een vast type, zoals datum, getal of keuzelijst. KoppelHet laat uren en contractsoort als getal en keuzelijst vastleggen, zodat Employee Central geen waarde weigert die als vrije tekst was ingevuld.
- Employee Central verwacht eerst de persoon, dan het dienstverband en dan de job. Mislukt een latere stap, bijvoorbeeld door een onbekende afdelingscode, dan herhaalt KoppelHet alleen die stap na correctie, zonder een tweede persoon te maken.
- Komen er na een wervingsdag veel aannames tegelijk binnen, dan spreidt KoppelHet de verzoeken aan Teamtailor, dat het aantal verzoeken per korte periode begrenst. Zo mislukt er geen melding en komt elke aanname alsnog in Employee Central.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet SuccessFactors Recruiting?
Veel organisaties kiezen Teamtailor om de kandidaatervaring en de carrièresite. Deze koppeling laat Teamtailor het ATS blijven en Employee Central de bron voor HR.
Gaat het salaris ook mee?
Als het in het aanbod in Teamtailor staat, kan het als looncomponent mee. Veel concerns laten compensatie liever in SuccessFactors zelf vastleggen.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department, role, division en locations, job-offers en de onboarding-add-on met start-date en work-email). Custom fields van het type CustomField::Date, ::Number en ::Select.
- Naar SAP SuccessFactors Employee Central schrijven we via OData v2-upserts in de volgorde PerPerson en PerPersonal, EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; PerEmail en PerPhone voor contactgegevens. Zoeken op bestaande personen vóór het aanmaken; okToRehire staat bij EmpEmploymentTermination. API-gebruiker met OAuth 2.0 en schrijfrechten op persoon, dienstverband en job.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
Teamtailor job-application-ID | Referentie bij de nieuwe medewerker | Om dubbele aanmaak te voorkomen |
first-name en last-name | PerPersonal (firstName, lastName) | |
email | PerEmail (privé) | |
phone | PerPhone | |
Divisie en locatie | EmpJob.company en location | Vertaaltabel per divisie |
Afdeling van de vacature | EmpJob.department | Code van het foundation object |
Rol van de vacature | EmpJob.jobCode | |
Uren (custom field, getal) | EmpJob.standardHours | |
start-date (onboarding) | EmpEmployment.startDate | |
work-email (onboarding) | PerEmail (zakelijk) |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR