Recruitment naar HR
Teamtailor SDB koppeling: aangenomen sollicitaties als nieuwe medewerker in SDB HR
Met een koppeling tussen Teamtailor en SDB HR / Salaris komt een sollicitatie die in Teamtailor op Aangenomen gaat automatisch als nieuwe medewerker met dienstverband in SDB, met locatie, functie, startdatum en uren. Gebruiken jullie de onboarding van Teamtailor, dan gaan de antwoorden uit de onboardingformulieren mee; anders loopt de pre- en onboarding verder in SDB.
Wat de koppeling doet
Zorgorganisaties die via Teamtailor werven en SDB gebruiken voor HR, salaris en planning, krijgen een aanname nu als mail van de recruiter. HR typt de gegevens over in SDB en vraagt de nieuwe collega daarna nog eens om adres en geboortedatum, die al in Teamtailor stonden.
- De recruiter legt bij de aanname in Teamtailor startdatum, uren en contractsoort vast in vaste velden.
- Zodra de sollicitatie in de stap Aangenomen staat, haalt KoppelHet kandidaat, vacature en velden op.
- Werkt de organisatie met de onboarding van Teamtailor, dan wacht KoppelHet tot de nieuwe collega de onboardingformulieren heeft ingevuld.
- De nieuwe medewerker komt met dienstverband in SDB, bij de organisatie-eenheid uit de vertaaltabel.
- HR vult in SDB de cao-inschaling aan en rondt de instroom af.
Waar je op let bij Teamtailor en SDB
- In Teamtailor kan één kandidaat op meerdere vacatures solliciteren, bijvoorbeeld bij twee woongroepen. KoppelHet reageert op de sollicitatie die op Aangenomen gaat, niet op de kandidaat. Zo komt de medewerker in SDB bij de locatie van de vacature waarvoor hij is aangenomen.
- Teamtailor heeft een betaalde onboarding-add-on met formulieren en taken, en SDB heeft zelf pre- en onboarding. Gebruik er één. Kiest de organisatie voor Teamtailor, dan haalt KoppelHet de antwoorden uit de onboardingformulieren op; anders vraagt SDB de ontbrekende gegevens zelf uit.
- Teamtailor biedt een e-signing-add-on, en SDB laat HR-documenten ook digitaal ondertekenen. Het arbeidscontract hoort in SDB, waar de zorg-cao en de inschaling staan. In Teamtailor blijft tekenen beperkt tot bijvoorbeeld het aanbod of de huisregels.
- Teamtailor heeft één veld voor de achternaam. SDB wil voorvoegsel en achternaam apart, zoals bij Nederlandse personeelsdossiers gebruikelijk. KoppelHet splitst gangbare voorvoegsels als van, de en van der af en legt twijfelgevallen aan HR voor.
- Afdelingen en locaties in Teamtailor zijn die van de werken-bij-site, zoals Wonen Noord. In SDB heten de organisatie-eenheden vaak anders en bepalen ze ook de kostenplaats. KoppelHet houdt een vertaaltabel bij, zodat een nieuwe vacature zonder match een melding geeft in plaats van een medewerker zonder afdeling.
- Voor alleen het ophalen van aannames is een Teamtailor-sleutel met leesrechten genoeg; alleen een admin-sleutel geeft toegang tot alle gegevens, zoals onboardingformulieren. KoppelHet vraagt de lichtste sleutel die past bij de gekozen werkwijze.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we de onboarding van Teamtailor hebben?
Nee. Zonder die add-on gaan naam, contactgegevens en de contractvelden mee, en vult de nieuwe collega de rest in bij de instroom in SDB.
Gaan afgewezen kandidaten ook naar SDB?
Nee. Alleen een sollicitatie in een stap van het type Aangenomen gaat mee. Gegevens van afgewezen kandidaten blijven in Teamtailor en vallen onder de bewaartermijn daar.
Werkt dit ook voor de kinderopvang?
Ja. SDB heeft een HR- en salarisoplossing voor de kinderopvang; de Teamtailor-kant is hetzelfde, alleen de functies en cao verschillen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via een company webhook op job_application.update en de JSON:API (job-applications met filter op stage-type hired, candidates, jobs met department en locations, custom-field-values, en onboardings en form-answers bij de onboarding-add-on). De API vraagt de header X-Api-Version en staat 50 verzoeken per 10 seconden toe.
- SDB publiceert geen openbare API-documentatie. Via welke interface van SDB de nieuwe medewerker binnenkomt, stemmen we per klant af met SDB.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in SDB | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | Voornaam | |
last-name | Voorvoegsel en achternaam | Teamtailor heeft geen apart veld voor het voorvoegsel |
email en phone | Privé e-mail en mobiel nummer | |
Startdatum (custom field, datum) | Datum in dienst | |
Uren per week (custom field, getal) | Contracturen | |
Contractsoort (custom field, keuzelijst) | Soort dienstverband | |
job: department en location | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
job: title | Functie | Cao-inschaling vult HR aan |
Form answers (onboarding) | Adres en geboortedatum | Alleen met de onboarding-add-on |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR