Recruitment naar HR
Teamtailor Workday koppeling: van aanname in Teamtailor naar indiensttreding in Workday
Met een koppeling tussen Teamtailor en Workday wordt een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch in Workday aangemaakt en start de indiensttreding, op de juiste positie en met startdatum, locatie en functie. Nederlandse aannames lopen zo niet meer achter omdat een HR-coördinator eerst tijd moet vinden om ze met de hand in te voeren.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die wereldwijd in Teamtailor werven en alle medewerkers in Workday beheren, maken na een aanname de pre-hire in Workday met de hand aan en zoeken de juiste positie erbij. Waar lokale HR dat niet direct oppakt, lopen aannames achter.
- De recruiter zet de sollicitatie op aangenomen. Gebruiken jullie de onboarding van Teamtailor, dan start die ook, met startdatum en zakelijk e-mailadres.
- KoppelHet haalt sollicitatie, kandidaat, vacature en onboarding op.
- De kandidaat staat daarna in Workday als pre-hire, een aangenomen kandidaat die nog niet in dienst is.
- KoppelHet start de indiensttreding op de positie die bij de vacature hoort, met startdatum, locatie en functie.
- Workday doorloopt de goedkeuringen die jullie hebben ingericht. Fouten komen in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Teamtailor en Workday
- Met de onboarding van Teamtailor staan startdatum en zakelijk e-mailadres al in Teamtailor. Gebruiken jullie die niet, dan komt de startdatum uit het aanbod of uit een extra veld.
- KoppelHet onthoudt in Workday welke sollicitatie tot de aanname leidde, niet alleen welke kandidaat. Solliciteert iemand later opnieuw en wordt hij weer aangenomen, dan is dat een nieuwe aanname.
- Divisies in Teamtailor kunnen locaties beperken tot een deel van de organisatie. Per divisie leggen we vast welk Workday-bedrijf erbij hoort, zodat een Nederlandse aanname niet onder een Duitse entiteit valt.
- Workday zet eerst de aangenomen kandidaat neer en start daarna pas de indiensttreding. Mislukt die tweede stap, dan kan KoppelHet het opnieuw proberen zonder dat er een dubbele persoon ontstaat.
- Teamtailor begrenst het aantal verzoeken per korte periode. Na een assessmentdag met veel aannames spreidt KoppelHet de verzoeken, in plaats van meldingen te laten mislukken.
- Voor Nederlandse aannames gaan BSN en loonheffingsgegevens niet mee uit Teamtailor. HR vult ze in Workday aan tijdens de indiensttreding, of de Nederlandse salarisadministratie doet dat.
- Wordt een sollicitatie na de aanname alsnog afgewezen, dan meldt KoppelHet dat aan HR. Het terugdraaien van een indiensttreding in Workday blijft een eigen proces.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit voor alle landen, of alleen voor Nederland?
Voor alle landen waar jullie in Teamtailor werven en in Workday een positie hebben. Per land kunnen verplichte gegevens in Workday verschillen.
Hebben we de onboarding van Teamtailor nodig?
Nee. Met de onboarding zijn startdatum en zakelijk e-mailadres er al; zonder leggen we ze vast in het aanbod of extra velden.
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee, de indiensttreding loopt door het proces met jullie eigen stappen.
Wat als een vacature geen positie in Workday heeft?
Dan stopt de koppeling met een melding. HR maakt de positie aan of wijst een organisatie aan, en de aanname gaat alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor wordt gelezen via de webhook job_application.update naar een stap van het type hired en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs, onboarding-add-on met start-date en work-email, job-offers). Teamtailor heeft een rate limit per korte periode.
- Naar Workday schrijven we via de Staffing-webservices. Put_Applicant maakt de pre-hire (job-application-ID in External_Integration_ID_Data, Legal_Name_Data, Email_Address_Data, Phone_Data); Hire_Employee start het Hire Employee-business process met Hire_Date, Location_Reference, Position_Reference of Organization_Reference en Job_Profile_Reference.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
job-application id | External_Integration_ID_Data | Per sollicitatie, want een kandidaat kan vaker solliciteren |
first-name | Legal_Name_Data: First_Name | |
last-name | Legal_Name_Data: Last_Name | |
email | Email_Address_Data (privé) | |
Onboarding: work-email | Email_Address_Data (zakelijk) | |
phone | Phone_Data | |
Onboarding: start-date | Hire_Date | Anders de startdatum uit het aanbod |
location (vacature) | Location_Reference | |
department en role | Position_Reference of Organization_Reference | Via een vertaaltabel |
Functie (role of custom field) | Job_Profile_Reference |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR