Recruitment naar HR
Teamtailor Yoobi koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Yoobi, klaar voor planning en uren
Met een koppeling tussen Teamtailor en Yoobi staat een kandidaat die in Teamtailor is aangenomen automatisch als medewerker in Yoobi, met personeelsnummer, afdeling, functie, startdatum uit het geaccepteerde aanbod en het zakelijke e-mailadres waarmee hij inlogt. Projectleiders kunnen de nieuwe collega zo inplannen voordat hij begint; alleen de contracturen zet de Yoobi-beheerder zelf, omdat de API van Yoobi geen contracten aanmaakt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die projecten, uren en planning in Yoobi bijhouden en in Teamtailor werven, maken elke nieuwe collega met de hand aan in Yoobi. Tot dat gebeurt, kan een projectleider hem niet inplannen, en gebeurt het pas op de eerste werkdag, dan schrijft de collega die week geen uren.
- De recruiter zet de sollicitatie op aangenomen; de kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en bepaalt het personeelsnummer volgens de afspraak met HR.
- De nieuwe collega komt in Yoobi met afdeling, functie, startdatum en inlog-e-mail.
- De Yoobi-beheerder krijgt een taak om de contracturen te zetten; daarna is de collega inplanbaar.
Waar je op let bij Teamtailor en Yoobi
- Yoobi vraagt bij een nieuwe medewerker een personeelsnummer; in Teamtailor bestaat dat niet. We spreken af of HR het nummer als eigen veld in Teamtailor invult of dat KoppelHet het volgende vrije nummer kiest, zodat het later gelijk is aan de salarisadministratie.
- Via de API kan Yoobi contracten alleen teruggeven, niet aanmaken. Contracturen, die de planning nodig heeft, blijven dus werk van de Yoobi-beheerder; KoppelHet maakt daar per aanname een taak van met de startdatum erbij.
- Teamtailor splitst voor- en achternaam al, maar zonder apart tussenvoegsel, en Yoobi heeft daar wel een veld voor. KoppelHet haalt van, de of van der uit de achternaam, zodat een collega in de Yoobi-planning op de juiste plek in het alfabet staat.
- Het e-mailadres in Teamtailor is het privéadres van de kandidaat; in Yoobi is het e-mailadres de inlog. HR zet het zakelijke adres daarom in een eigen veld bij de aanname, en zonder dat adres maakt KoppelHet de medewerker niet aan maar meldt het aan HR.
- KoppelHet zet de afdelingen die in Yoobi bestaan via de Teamtailor-API ook in Teamtailor, zodat een recruiter bij een vacature geen afdeling kan kiezen die Yoobi niet kent.
- De API van Yoobi werkt direct op de productieomgeving; een aparte testomgeving is er niet. We testen daarom met één testsollicitatie en een API-gebruiker die alleen medewerkers mag aanmaken en opvragen.
- Teamtailor en Yoobi hebben allebei een Zapier-aansluiting, maar een kant-en-klaar sjabloon tussen de twee vonden we niet. Een eigen zap kan werken bij een paar aannames per jaar; een vast personeelsnummer en een controle op dubbele medewerkers vragen meer.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we niet zelf een zap in Zapier bouwen?
Dat kan bij weinig aannames. Wie een vast personeelsnummer, een controle op dubbele medewerkers en een melding bij een ontbrekend werkadres wil, heeft meer nodig.
Gaan de contracturen ook mee?
Nee, de API van Yoobi kan geen contracten aanmaken. De beheerder zet ze; KoppelHet maakt daar een taak voor.
Gaat er salaris naar Yoobi?
Nee. Yoobi krijgt alleen wat nodig is voor planning en uren.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via company webhooks (add-on; job_application.update bij een stap van het type hired, met TT-Signature-header) en de Teamtailor API (job-applications, candidates, jobs met department, job-offers met status accepted en start-date in details, custom fields). Afdelingen via de departments-endpoints.
- Naar Yoobi via de Yoobi REST API (RAML en JSON), die per organisatie wordt aangezet. Aparte API-gebruiker met rechten per methode, alleen medewerkers aanmaken en opvragen; contracten zijn via de API alleen op te halen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Yoobi | Toelichting |
|---|---|---|
first-name | Voornaam | |
last-name | Tussenvoegsel en achternaam | Teamtailor kent geen apart tussenvoegsel |
Personeelsnummer (afspraak met HR) | Personeelsnummer | Verplicht in Yoobi |
Vacature: department | Afdeling | |
Vacature: role of custom field | Functie | |
Aanbod: start-date (details) | Startdatum | |
Zakelijk e-mailadres (custom field) | Gebruikers-e-mail |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR