Recruitment naar HR
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Met een koppeling tussen Teamtailor en Zoho People komt een aangenomen kandidaat uit Teamtailor als nieuw record in het medewerkerformulier van Zoho People, met personeelsnummer, naam, werkadres, startdatum, afdeling, functie en leidinggevende. Of de starter direct een uitnodiging voor Zoho People krijgt of eerst alleen als profiel wordt aangemaakt, leggen we per organisatie vast.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Teamtailor werven en Zoho People voor HR gebruiken, missen een kant-en-klare verbinding, omdat Zoho People vooral aansluit op Zoho Recruit. HR voert elke aanname opnieuw in, kiest een personeelsnummer en zoekt afdeling en leidinggevende in Zoho People op.
- De recruiter zet de kandidaat in Teamtailor op de stap hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature, aanbod en onboarding op.
- KoppelHet kent een personeelsnummer toe uit de reeks van HR en zoekt afdeling en leidinggevende op in Zoho People.
- KoppelHet voegt het record toe aan het medewerkerformulier, als gebruiker of als profiel.
- Het nieuwe record-ID gaat terug naar een eigen veld bij de kandidaat in Teamtailor.
Waar je op let bij Teamtailor en Zoho People
- Zoho People wil bij elk nieuw record een personeelsnummer, voornaam, achternaam en e-mailadres. Teamtailor heeft geen personeelsnummer, dus KoppelHet geeft er een uit de reeks van HR en zet het nummer terug in een eigen veld bij de kandidaat in Teamtailor.
- Zonder extra instelling maakt Zoho People de medewerker inactief aan en stuurt meteen een uitnodiging. Met de onboarding van Teamtailor krijgt de starter ook al een welkomstbericht. Ligt de startdatum ver weg, dan maakt KoppelHet in Zoho People eerst alleen een profiel, zonder login.
- Het recht om medewerkers via de API toe te voegen noemt Zoho alleen voor een losse Zoho People. Draait de organisatie Zoho People binnen Zoho One of People Plus, dan toetst KoppelHet eerst of het toevoegen werkt, voordat we de koppeling toezeggen.
- Teamtailor draait op een EU- of een Noord-Amerikaanse omgeving met een eigen API-adres, en Zoho People staat in een eigen datacentrum, zoals zoho.eu. KoppelHet gebruikt aan beide kanten het adres van de omgeving waar de gegevens van de organisatie staan, zodat er geen persoonsgegevens over de grens gaan die daar niet hoeven.
- Afdeling en leidinggevende zijn in Zoho People verwijzingen naar andere records, terwijl Teamtailor ze als naam en gebruiker heeft. KoppelHet zoekt de afdeling en de manager van de Teamtailor-afdeling eerst op in Zoho People en zet de verwijzing.
- Zoho People blokkeert de API vijf minuten na driehonderd aanvragen per minuut, en Teamtailor staat vijftig aanvragen per tien seconden toe. Bij een startersgroep spreidt KoppelHet de aanroepen, zodat geen aanname in een blokkade valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met onze eigen velden in Zoho People?
Ja. Het medewerkerformulier is per organisatie anders ingericht, dus we lopen bij de start de veldnamen samen na.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Zoho People, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Teamtailor via de company webhook job_application.update (TT-Signature) en de Teamtailor API op api.teamtailor.com of api.na.teamtailor.com (job-applications, candidates, jobs met department en role, departments met manager, job-offers met status accepted en details.start-date, onboardings met work-email; custom-field-values om het record-ID terug te schrijven, Admin-sleutel met schrijfrecht).
- Naar Zoho People via POST /people/api/forms/json/employee/insertRecord met Authorization Zoho-oauthtoken en scope ZOHOPEOPLE.forms.CREATE. inputData met verplicht EmployeeID, FirstName, LastName en EmailID; optioneel isNonUser, of isDirectAdd met password. Antwoord met pkId. Drempel driehonderd per minuut, daarna vijf minuten wachten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Teamtailor | Veld in Zoho People | Toelichting |
|---|---|---|
Reeks van HR | EmployeeID | Verplicht in Zoho People |
first-name en last-name | FirstName en LastName | |
work-email (onboarding) | EmailID | Inlogadres |
phone | Mobile | |
start-date uit het aanbod | Dateofjoining | |
department van de vacature | Department | Verwijzing naar een bestaand record |
role of title van de vacature | Designation | |
manager van de afdeling | Reporting_To |
Gerelateerd
Teamtailor → ADP Workforce Now
Teamtailor ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Teamtailor → BambooHR
Teamtailor BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BambooHR
Teamtailor → BuddeeHR
Teamtailor Buddee koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in BuddeeHR