Verlof, verzuim en uren
UKG Dimensions AFAS koppeling: afgetekende tijdkaarten als loonmutatie, medewerkers terug naar UKG
Met een koppeling tussen UKG Dimensions en AFAS Profit gaan de uren en toeslagen van afgetekende tijdkaarten in UKG automatisch als loonmutatie naar AFAS, en opgenomen verlof als verlofboeking. Andersom komen nieuwe medewerkers, contractwijzigingen en vertrek uit AFAS vanzelf in UKG, met de juiste functie in de organisatiestructuur en de juiste loonregel.
Wat de koppeling doet
Wie uren, ploegendiensten en overwerk in UKG Dimensions registreert en salaris en HR in AFAS Profit voert, exporteert elke periode de uren naar een spreadsheet en voert ze per looncomponent in AFAS in. Uitzendkrachten die in vaste dienst komen, worden in UKG daarna opnieuw aangemaakt.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in AFAS. KoppelHet maakt de persoon aan in UKG, met functie, loonregel, tijdzone en de licenties voor tijdregistratie en planning.
- Medewerkers klokken in en uit in UKG. UKG rekent overwerk en toeslagen uit met de loonregel.
- Zodra de leidinggevende de tijdkaarten van de periode heeft afgetekend, haalt KoppelHet de totalen per paycode op.
- Elke paycode komt als loonmutatie op het eigen looncomponent in AFAS; opgenomen verlof wordt een verlofboeking.
- Wordt een afgetekende dag later toch gewijzigd, dan gaat het verschil als correctie mee met de volgende salarisrun, met de oorspronkelijke datum.
Terug: Nieuwe medewerkers en dienstverbanden · Functie en organisatorische eenheid als plek in de UKG-structuur · Datum uit dienst
Waar je op let bij UKG Dimensions en AFAS Profit
- UKG maakt een medewerker alleen aan als zijn functie al op een plek in de organisatiestructuur van UKG bestaat. AFAS kent organisatorische eenheden en functies, maar niet die structuur. KoppelHet vertaalt de combinatie met een tabel en meldt een nieuwe functie in AFAS voordat de medewerker in UKG nodig is.
- Een leidinggevende moet in UKG al bestaan voordat een medewerker aan hem kan worden gekoppeld. Komen een nieuwe teamleider en zijn eerste medewerkers tegelijk uit AFAS, dan verwerkt KoppelHet eerst de teamleider.
- UKG rekent overwerk en toeslagen uit met de loonregel van de medewerker, terwijl AFAS de cao kent. De koppeling kiest de loonregel op basis van cao en contractsoort in AFAS, en AFAS krijgt alleen de uitkomst per paycode terug. Zo staan de regels voor toeslagen op één plek.
- Alleen afgetekende tijdkaarten gaan naar AFAS. Na het aftekenen kan de leidinggevende de tijdkaart niet meer zomaar wijzigen; een latere aanpassing wordt in UKG een historische correctie. KoppelHet boekt die als aparte loonmutatie met de oorspronkelijke datum, zodat de salarisadministratie ziet wat er na de afsluiting veranderde.
- AFAS neemt de duur van een verlofboeking in minuten aan, UKG telt in uren met decimalen. Een verlofdag van 7,5 uur wordt in AFAS 450 minuten. De koppeling rekent om, zodat het verlofsaldo in AFAS niet een factor zestig verschuift.
- UKG legt de tijdzone per medewerker vast en rekent nachtdiensten daarmee toe aan een dag. Bij een Amerikaanse UKG-omgeving staat de standaard vaak op een Amerikaanse zone. KoppelHet zet voor Nederlandse medewerkers de Nederlandse tijdzone, anders valt een nachttoeslag op de verkeerde datum in AFAS.
- Een medewerker in UKG krijgt licenties, zoals tijdregistratie, planning en afwezigheid. KoppelHet kent ze toe op basis van de functie in AFAS, zodat kantoorpersoneel zonder prikklok geen licentie voor tijdregistratie gebruikt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de urenexport van UKG blijven gebruiken?
Dat kan, maar dan moet iemand het bestand elke periode maken, controleren en in AFAS inlezen. Met de koppeling gaan de uren na het aftekenen direct door en zie je per medewerker wat is geboekt of afgewezen.
Wat als een paycode in UKG geen looncomponent in AFAS heeft?
Dan wordt die regel niet geboekt en verschijnt er een melding in het platform. De salarisadministratie wijst een looncomponent toe of bevestigt dat de paycode niet wordt uitbetaald.
Moeten verlofsaldi ook van AFAS naar UKG?
Dat hangt af van waar medewerkers verlof aanvragen. Gebeurt dat in UKG, dan blijft UKG leidend en boekt de koppeling het opgenomen verlof in AFAS. Een saldo van AFAS naar UKG kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden, functies en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum. Loonmutaties gaan via de UpdateConnector HrCompMutGUID, zodat een correctie op de juiste regel landt; verlof via HrAbsence, met duurvelden in minuten. Toegang via een eigen app connector.
- Naar UKG schrijven we via de UKG Pro Workforce Management API. Personen via POST /v1/commons/persons met personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts (organizationPath), payRuleName, timeZoneName en personLicenseTypes. Datums lopen tot uiterlijk 3000-01-01.
- De afgetekende stand lezen we via timecard_signoffs (onder meer managerSignOffThroughDate). De uren komen uit de totalen van de tijdkaart per paycode, met amount en de labor category van de regel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Dimensions | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (AFAS) | personNumber | Vaste sleutel in beide richtingen |
Organisatorische eenheid en functie (AFAS) | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel; het pad moet een functie in de UKG-structuur zijn |
Cao en contractsoort (AFAS) | payRuleName | Via een vertaaltabel |
Begin- en einddatum dienstverband (AFAS) | employmentStatusList (Active, Terminated) met ingangsdatum | |
Leidinggevende (AFAS) | Supervisor in UKG | Leidinggevenden worden eerst verwerkt |
Paycode-totaal (UKG) | Looncomponent in HrCompMutGUID | Elke paycode een eigen looncomponent, afgestemd met de salarisadministratie |
Verlofuren (UKG) | Verlofboeking HrAbsence | Omgerekend van uren naar minuten |
Datum van de tijdkaartregel (UKG) | Periode van de loonmutatie |
Gerelateerd
ADP iHCM → UKG Dimensions
ADP iHCM UKG Dimensions koppeling: medewerkers uit ADP in UKG, afgetekende uren terug als variabele looncomponenten
BambooHR → UKG Dimensions
BambooHR UKG Dimensions koppeling: medewerkers met leidinggevende in UKG, goedgekeurd verlof als paycode edit
Dayforce → UKG Dimensions
Dayforce UKG Dimensions koppeling: medewerkers en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in UKG
Deel → UKG Dimensions
Deel UKG Dimensions koppeling: eigen werknemers uit Deel in UKG, goedgekeurd verlof in het rooster