Verlof, verzuim en uren
UKG Dimensions Loket koppeling: afgetekende tijdkaarten als variabele gegevens, per paycode en kostenplaats
Met een koppeling tussen UKG Dimensions en Loket gaan de uren van tijdkaarten die de leidinggevende in UKG heeft afgetekend als variabele gegevens naar het juiste dienstverband in Loket, per paycode op de afgesproken looncomponent en op de kostenplaats en kostendrager van de dienst. Dagen die nog niet zijn afgetekend, wachten tot de volgende ronde.
Wat de koppeling doet
Organisaties die UKG Dimensions gebruiken voor tijdregistratie en hun Nederlandse salaris in Loket verwerken, exporteren tijdkaarttotalen en zetten ze per medewerker in Loket. Overuren, toeslagen en uren op een andere afdeling vragen elke periode handwerk, en een dag die na de export nog wordt aangepast, mist op de loonstrook.
- KoppelHet leest per medewerker tot welke datum de leidinggevende in UKG heeft afgetekend.
- Voor de afgetekende dagen in de Loket-periode haalt KoppelHet de tijdkaarttotalen op, per paycode en labor category.
- Elke paycode krijgt de looncomponent die de salarisadministratie heeft gekozen; uren in geld blijven buiten de koppeling.
- KoppelHet levert de uren per kostenplaats en kostendrager aan bij het dienstverband in Loket, uitgaande van de standaardwaarden van dat dienstverband.
- Wordt een dag later aangepast, dan stuurt KoppelHet het nieuwe periodetotaal en krijgt de salarisadministratie een melding als de run al gedraaid is.
Waar je op let bij UKG Dimensions en Loket
- UKG kan tijdkaarttotalen per paycode leveren met en zonder gecombineerde paycodes. Een gecombineerde paycode telt andere paycodes op. KoppelHet vraagt de totalen zonder combinaties op, zodat dezelfde overuren niet ook via de opgetelde paycode een tweede keer in Loket terechtkomen.
- Een paycode kan in UKG verborgen zijn ingesteld, en dan staat hij standaard niet in de totalen. Soms is juist zo'n paycode, bijvoorbeeld een toeslag, voor de loonstrook nodig. KoppelHet vraagt verborgen paycodes expliciet op en neemt alleen de paycodes mee die in de vertaaltabel naar Loket staan.
- UKG rekent naast uren ook een loonbedrag uit per totaal. Loket rekent het loon met de eigen uurlonen en cao-regels. KoppelHet stuurt alleen de hoeveelheid tijd, zodat een afwijkend uurloon in UKG geen ander bedrag op de Nederlandse loonstrook zet.
- In UKG hangt een dienst aan labor categories, zoals een kostenplaats of project. Loket kent per regel variabele gegevens zowel een kostenplaats als een kostendrager. KoppelHet zet de kostenplaats van de dienst in costCenter en een project of product in costUnit, zodat de kostprijsrapportage in Loket per project klopt.
- Een nachtdienst over middernacht kan UKG op de begindag houden of op middernacht splitsen. Valt middernacht op de grens van een Loket-periode, dan maakt dat uit voor de periode waarin de uren worden verloond. KoppelHet legt vooraf vast welke van de twee jullie willen, en vraagt de tijdkaart zo op.
- Loket raadt aan eerst de standaardwaarden van een dienstverband op te halen, zoals ploeg, verdeeleenheid en kostenplaats, en die aan te vullen. KoppelHet neemt ploeg en verdeeleenheid uit Loket over en vervangt alleen kostenplaats en kostendrager door die van de UKG-dienst.
- UKG legt per medewerker de datum vast tot waar de leidinggevende heeft afgetekend. KoppelHet levert alleen dagen tot die datum aan en stuurt de Loket-melding dat de periode klaar is pas als iedereen in de periode is afgetekend.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een paycode geen looncomponent in Loket heeft?
Dan wordt die regel niet geboekt en krijgt de salarisadministratie een melding met de medewerker en de dag. Zij koppelt een component of geeft aan dat de paycode niet wordt verloond.
Gaat verlof ook naar Loket?
Dat kan later als uitbreiding, als verlofregistratie bij het dienstverband. We beginnen met gewerkte uren en toeslagen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- UKG Pro Workforce Management API. Aftekenstand via GET /api/v1/timekeeping/timecard_signoffs?employee_id= (managerSignOffThroughDate, signOffPending). Tijdkaart met totalen per persoon en datumbereik (person_number, start_date, end_date, breakUpAtMidnight, show_totals_with_hidden_paycodes, totals_include_combined_paycodes, return_true_cost_center_id); aggregatedTotals met payCode, amountType, amount, wages en laborCategoryTransfer.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0: PATCH /v2/providers/employers/employees/employments/{employmentId}/payrollperioddata (sleutel payrollPeriod, shift, payslipType, distributionUnit, costCenter, costUnit; meegeleverde componenten overschrijven), /defaults vooraf, periodes via .../payrollperiods en de melding via .../periodreadyforpayroll.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Dimensions | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
personNumber | Personeelsnummer van het dienstverband in Loket | |
aggregatedTotals.payCode | payrollComponent | Vertaaltabel per paycode |
aggregatedTotals.amount (amountType tijd) | value (uren) | |
Labor category kostenplaats | costCenter | |
Labor category project of product | costUnit (kostendrager) | |
aggregatedTotals.wages | Niet overgenomen | Loket rekent het loon zelf |
managerSignOffThroughDate | Laatste dag die mee mag |
Gerelateerd
ADP iHCM → UKG Dimensions
ADP iHCM UKG Dimensions koppeling: medewerkers uit ADP in UKG, afgetekende uren terug als variabele looncomponenten
BambooHR → UKG Dimensions
BambooHR UKG Dimensions koppeling: medewerkers met leidinggevende in UKG, goedgekeurd verlof als paycode edit
Dayforce → UKG Dimensions
Dayforce UKG Dimensions koppeling: medewerkers en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in UKG
Deel → UKG Dimensions
Deel UKG Dimensions koppeling: eigen werknemers uit Deel in UKG, goedgekeurd verlof in het rooster